Termos e Condições

Estes Termos e Condições regulam a utilização de toda a plataforma FixrOS: a app móvel (iOS e Android), o dashboard de administradores, o Portal de Sinistros, o Portal do Fornecedor, o Marketplace, o Portal Imobiliário, o Portal de Contabilidade e o Assistente de Voz. São únicos para todos os serviços; cada secção indica a que perfil de utilizador se aplica.

1. Objeto e aceitação

A FixrOS é uma plataforma que ajuda a gerir condomínios e a pôr em contacto os seus membros com administradores, fornecedores e peritos. Ao registar-se e assinalar a caixa de aceitação, declara ter lido e aceitado estes Termos, o Aviso Legal e a Política de Privacidade.

Nestes Termos, «Cliente» é o administrador de condomínios ou o condomínio autogerido que contrata o serviço; «Utilizador» é qualquer pessoa singular que utiliza a plataforma (condómino, presidente, porteiro, fornecedor, perito ou utilizador do Marketplace).

2. Quem pode utilizar a FixrOS

A idade mínima para utilizar a FixrOS é de 14 anos (art. 7.º da LOPDGDD). A utilização do Portal do Fornecedor, a oferta de serviços no Marketplace e a contratação de planos estão reservadas a pessoas maiores de idade com capacidade jurídica suficiente.

3. A sua conta

Pode criar a sua conta com email e palavra-passe ou através de «Continuar com o Google». É responsável pela confidencialidade da sua palavra-passe; recomendamos que ative o desbloqueio biométrico. Se detetar um acesso não autorizado, escreva-nos para soporte@fixros.com e altere a sua palavra-passe. Junta-se ao seu condomínio por convite ou através de um código do condomínio.

PARTE A — Utilizadores da app e do condomínio

4. O que pode fazer

• Consultar e pagar os seus recibos.
• Reportar ocorrências do condomínio e da sua fração.
• Registar os dados da sua apólice de seguro multirriscos-habitação e tratar ocorrências com a sua seguradora.
• Reservar instalações comuns.
• Comunicar pelo chat com o seu administrador, presidente, porteiro, fornecedor, outros condóminos e, se for o caso, o perito designado.
• Receber avisos, participar em assembleias telemáticas e consultar o quadro de avisos e os documentos.
• Procurar e contratar fornecedores através do Marketplace.
• Se for proprietário da sua fração, publicá-la para venda ou arrendamento no Portal Imobiliário e gerir os interessados.
• Quando o seu condomínio ou o seu escritório de administração o tiver ativado, contactá-lo através do assistente de voz telefónico.

5. Utilização do chat

O chat funciona com um princípio de privacidade por defeito: perante os outros condóminos identifica-se pela sua fração (p. ex. «3.º B»), não pelo seu nome. Só o seu administrador vê a sua identidade real, por ser necessária para a sua gestão; o presidente e o porteiro veem-no identificado pela sua fração, como os restantes condóminos.

Regras de utilização: trate os outros com respeito; não se faça passar por outras pessoas nem publique dados de terceiros sem autorização; não utilize o chat para spam, publicidade ou conteúdos ilegais. O chat com o porteiro respeita o seu horário de trabalho e o seu direito à desconexão digital. A sua identidade real só é revelada se decidir identificar-se, se partilhar voluntariamente o seu contacto ou se uma autoridade judicial o exigir.

A FixrOS armazena as mensagens de forma segura enquanto a sua conta permanecer ativa, de acordo com a Política de Chat; não lê rotineiramente o seu conteúdo, não o vende nem o utiliza para publicidade ou para treinar IA.

6. Permissões da app

A app pode pedir-lhe permissões de câmara, fotografias, notificações, biometria, localização (para o acompanhamento do fornecedor durante um serviço, o check-in do perito e a leitura de contadores) e microfone (notas de voz do perito). Todas as permissões são opcionais e revogáveis a partir das definições do seu dispositivo. A app não realiza seguimento de localização em segundo plano. Na versão Android, as permissões de localização e microfone não são pedidas, pelo que as funcionalidades que as requerem estão atualmente disponíveis apenas na versão iOS. O acesso biométrico é voluntário e a verificação é realizada integralmente no seu dispositivo.

6 bis. Assistente de voz

Alguns condomínios ou escritórios de administração dispõem de um assistente de voz com inteligência artificial que atende chamadas telefónicas (consultas, ocorrências e avisos). No início da chamada é informado de que está a falar com um sistema automatizado e de que a chamada é transcrita (a chamada nunca é gravada e o áudio não é armazenado) para gerir o seu pedido e documentar o atendimento, de acordo com o Regulamento (UE) 2024/1689 (Regulamento da IA) e com a Política de Privacidade. Se preferir não o utilizar, pode sempre contactar a sua administração pelos canais alternativos habituais. O assistente é uma ferramenta de apoio: não toma decisões com efeitos jurídicos e as diligências relevantes são revistas por pessoas.

PARTE B — Conteúdos e moderação (Regulamento dos Serviços Digitais)

7. Conteúdos que publica

Os conteúdos que publica (textos, fotografias, ficheiros, avaliações) continuam a ser seus; concede-nos uma licença limitada para os alojar e mostrar na plataforma enquanto os mantiver publicados. No Marketplace, essa licença inclui a sua exibição pública e indexação pelos motores de busca.

8. Notificação de conteúdos ilícitos

Para efeitos do Regulamento (UE) 2022/2065 (DSA), a FixrOS presta um serviço de armazenagem em servidor e, no Marketplace, opera uma plataforma em linha; pela sua condição de microempresa está isenta das obrigações reforçadas das plataformas em linha.

Qualquer pessoa pode notificar conteúdos presumivelmente ilícitos através do botão «Reportar» —disponível em cada mensagem do chat, em cada conteúdo público do Marketplace e em cada anúncio do Portal Imobiliário— ou escrevendo para legal@fixros.com, indicando os motivos, a localização do conteúdo e os seus dados de contacto. A FixrOS acusa a receção em 48 horas úteis e comunica uma decisão fundamentada num prazo máximo de 15 dias de calendário.

As denúncias do chat de um condomínio são revistas primeiro pelo administrador de condomínios e escaladas para a FixrOS quando se justifique; os conteúdos do Marketplace e do Portal Imobiliário são moderados diretamente pela FixrOS. Quando a FixrOS retirar conteúdos, restringir a sua visibilidade ou suspender uma conta, comunicará ao utilizador afetado os motivos e as vias de recurso. A FixrOS pode advertir, retirar conteúdos, suspender ou encerrar contas em caso de incumprimento grave, e comunicará às autoridades qualquer suspeita de crime que ameace a vida ou a segurança das pessoas.

PARTE C — Fornecedores, peritos e Marketplace

9. Se é fornecedor de serviços

O Portal do Fornecedor permite-lhe gerir o seu perfil, os seus serviços, as suas reservas e os seus recebimentos.

• Deve fornecer dados verdadeiros e a documentação profissional que lhe seja pedida (identidade, NIF/CIF, seguro de responsabilidade civil, inscrição no IAE, inscrição na ordem profissional ou certificações). O seu perfil só é publicado após a verificação dessa documentação.
• O seu perfil no Marketplace é público e indexável; pode pedir a sua retirada a qualquer momento.
• A relação contratual de prestação do serviço é entre si e o cliente. A FixrOS facilita o contacto, a comunicação e o recebimento.
• Os recebimentos são canalizados através da Stripe, prestador de serviços de pagamento autorizado, de acordo com a cláusula 12. Para receber deve concluir o registo na Stripe, que pode exigir-lhe os seus dados bancários e prova da sua identidade. A FixrOS não armazena os seus dados bancários. A FixrOS aplica uma comissão de intermediação por cada serviço, que é descontada do montante que recebe; as suas condições em vigor são-lhe comunicadas no processo de registo e estão disponíveis no Portal do Fornecedor.
• Após cada serviço, o cliente pode publicar uma avaliação verdadeira e o fornecedor pode responder-lhe.

10. Se é perito

Deve fornecer dados verdadeiros sobre a sua qualificação profissional. Ao chegar ao imóvel fará um check-in que regista uma única vez a sua localização para comprovar a sua presença (é expressamente informado nesse momento). O processo —relatório, fotografias, notas e mensagens— é acessível ao cliente e à companhia seguradora destinatária. Está sujeito a um dever estrito de confidencialidade sobre os dados do processo.

11. Se utiliza o Marketplace para contratar serviços

O Marketplace põe em contacto quem procura um serviço com fornecedores verificados. A FixrOS intermedeia: facilita a procura, a reserva, a comunicação e o pagamento, e cobra uma comissão ao fornecedor; não é parte no contrato de serviço nem responde pela sua execução ou resultado.

• Antes de confirmar uma reserva é informado do preço total.
• O pagamento é gerido através da Stripe de acordo com a cláusula 12: o montante é autorizado ao pedir a reserva, cobrado quando o fornecedor a aceita, libertado automaticamente se o fornecedor não a aceitar no prazo estabelecido e reembolsado se a reserva aceite não chegar a realizar-se.
• Se atuar como consumidor, dispõe do direito de livre resolução de 14 dias de calendário; se pedir que o serviço comece antes e este for integralmente executado, este direito perde-se uma vez executado (art. 103.º do TRLGDCU). Será informado disso antes de confirmar.
• Se contratar em nome de um condomínio como administrador ou representante, atua no âmbito da sua atividade profissional ou representativa: não lhe são aplicáveis os direitos reservados aos consumidores, incluindo a livre resolução (art. 3.º do TRLGDCU).

As reclamações sobre o serviço dirigem-se ao fornecedor; as relativas ao funcionamento da plataforma ou ao pagamento, a soporte@fixros.com.

11 bis. Portal Imobiliário: publicar a sua fração para venda ou arrendamento

A Plataforma permite ao proprietário de uma fração (ou à pessoa por ele expressamente autorizada) publicar anúncios de venda ou arrendamento dessa fração e gerir os contactos dos interessados. O anunciante é responsável pela veracidade, exatidão e licitude do anúncio (descrição, fotografias, preço e situação jurídica do imóvel) e declara possuir título ou autorização suficiente para o oferecer.

A FixrOS é um serviço de alojamento e difusão de anúncios: não é agência nem agente imobiliário, não intervém nas visitas, na negociação nem no contrato de compra e venda ou de arrendamento, não recebe qualquer comissão sobre a operação e não verifica a situação registal dos imóveis. Qualquer operação é celebrada diretamente entre o anunciante e o interessado, que deverão fazer as suas próprias verificações.

A publicação de anúncios pode estar sujeita a contrapartida económica, que é mostrada antes de confirmar. Se atuar como consumidor, dispõe do direito de livre resolução de 14 dias de calendário relativamente ao serviço de publicação; se pedir a publicação imediata e o serviço for integralmente executado, este direito perde-se uma vez executado (art. 103.º do TRLGDCU). Os dados de contacto dos interessados são comunicados ao anunciante exclusivamente para a gestão do seu anúncio, de acordo com a Política de Privacidade. Os anúncios ficam sujeitos às regras de moderação da Parte B.

12. Tarifas de utilização e pagamento dos serviços

Registo gratuito. O registo e o acesso à Plataforma para os Utilizadores são gratuitos. Só se paga pelos serviços efetivamente contratados através da Plataforma e, no caso dos Clientes profissionais, pelos planos e serviços descritos na Parte D.

Prestador de serviços de pagamento. A FixrOS não é uma instituição de pagamento nem de moeda eletrónica e não armazena os dados completos de cartões nem as credenciais bancárias. O processamento dos pagamentos, a guarda da informação do cartão de crédito ou débito do Utilizador e o pagamento aos profissionais cabem à Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. e qualquer das suas filiais, doravante «Stripe»), prestador de serviços de pagamento autorizado. Os Utilizadores que utilizam as funcionalidades de pagamento da Plataforma declaram aceitar as condições de serviço da Stripe (disponíveis em stripe.com/es/legal/ssa) e, no caso dos profissionais que recebem através da Plataforma, o acordo de contas conectadas da Stripe (disponível em stripe.com/es/legal/connect-account), a fim de poderem utilizar corretamente a Plataforma.

Quem pode contratar. Podem contratar serviços de profissionais através da Plataforma: (i) os proprietários, inquilinos e residentes, para serviços na sua habitação particular, que terão a condição de consumidores quando atuem com um propósito alheio à sua atividade profissional; e (ii) os administradores de condomínios e os condomínios, para serviços destinados ao condomínio, que atuam no âmbito da sua atividade profissional ou representativa e não têm a condição de consumidores.

Momento do pagamento. O cliente do serviço só paga por cada serviço pedido através da Plataforma, efetuando esse pagamento no momento de pedir a reserva: nesse momento o montante é autorizado no seu meio de pagamento. A cobrança efetiva ocorre quando o Profissional aceita a reserva. Se o Profissional não a aceitar no prazo estabelecido, a autorização é libertada automaticamente e não é feita qualquer cobrança. Se a reserva aceite não chegar a realizar-se, o montante é reembolsado de acordo com a cláusula 11.

Recebimento pelo Profissional. O Profissional recebe o montante do serviço depois de este ter sido realizado e validado de acordo com o fluxo da Plataforma. O pagamento é efetuado, descontada a comissão da FixrOS, na conta de pagamentos do Profissional gerida pela Stripe ou, na sua falta, por transferência bancária. Para poder receber os pagamentos, o Profissional deverá fornecer os seus dados bancários e concluir o registo no prestador de pagamentos, podendo ser necessário pedir uma prova de identidade para cumprir as condições de utilização do prestador de pagamentos e a legislação de prevenção da fraude e do branqueamento de capitais.

Fixação do preço. O preço de cada serviço é estabelecido pelo Profissional. Dependendo do tipo de serviço, o Profissional poderá estabelecer um preço em euros por hora —que será multiplicado pela duração do serviço para calcular o total—, um preço fechado por serviço, um preço por orçamento após avaliação prévia, um contrato de manutenção periódica ou um pacote de sessões. É da exclusiva responsabilidade do Profissional estabelecer o montante que realmente deseja receber pela prestação do serviço, e qualquer erro na indicação do preço será da exclusiva responsabilidade do Profissional. O Profissional poderá alterar o preço dos seus serviços através da secção disponível no seu portal; no entanto, as alterações não terão efeitos sobre os serviços que tenham sido reservados ou contratados previamente.

Preços finais. Todos os preços indicados na Plataforma incluem os impostos aplicáveis e são expressos em euros (€). Antes de confirmar qualquer reserva ou contratação é mostrado ao cliente do serviço o preço total a pagar.

Comissão da FixrOS. Pela utilização da Plataforma e pelos serviços de intermediação, comunicação e cobrança, a FixrOS aplica uma comissão sobre cada serviço contratado, que será mostrada de forma discriminada ou incluída no montante total a pagar pelo cliente e que é descontada do montante que o Profissional recebe. As condições da comissão em vigor são comunicadas ao Profissional no processo de registo e estão disponíveis no Portal do Fornecedor. Para mais informações: soporte@fixros.com.

Serviços decorrentes de ocorrências. O disposto nesta cláusula aplica-se igualmente aos serviços de profissionais contratados a partir de uma ocorrência gerida na Plataforma, incluindo os orçamentos aprovados pelo administrador de condomínios por conta do condomínio.

PARTE D — Clientes profissionais (administradores de condomínios e condomínios)

13. O serviço

A FixrOS é uma plataforma SaaS de gestão de condomínios que inclui, entre outras funcionalidades: registo e gestão de condomínios, cadastro de condóminos, recibos e quotas, mandatos SEPA, ocorrências, quadro de avisos, notificações, assembleias (presenciais e telemáticas), gestão documental, mensagens, assistente de importação e Caixa de Entrada IA, Portal de Sinistros, acesso ao Marketplace e conciliação bancária opcional (Open Banking).

O Cliente pode ainda contratar, a partir do próprio dashboard, serviços opcionais pagos («Serviços Premium»), tais como a realização de assembleias telemáticas ou híbridas (com tarifa por assembleia segundo o escalão contratado), a conceção e desenvolvimento de páginas web (pagamento único), o acesso ao portal de contabilidade assistida por IA (subscrição periódica) ou o assistente de voz telefónico para o seu escritório ou condomínios (subscrição periódica), bem como quaisquer outros que a FixrOS incorpore no catálogo em cada momento.

A FixrOS é uma plataforma tecnológica: não é uma instituição de pagamento nem de moeda eletrónica. O processamento dos pagamentos cabe a um prestador de serviços de pagamento autorizado e, na conciliação bancária opcional, a um prestador autorizado de serviços de informação sobre contas.

13 bis. Faturação certificada (VERI*FACTU) e entrega telemática junto da AEAT

O módulo de contabilidade permite ao Cliente, como serviços opcionais: (i) emitir faturas através de um sistema informático de faturação conforme ao Real Decreto 1007/2023 (VERI*FACTU), através de um fornecedor tecnológico especializado; e (ii) preparar e entregar telematicamente junto da Agência Estatal de Administração Tributária espanhola (AEAT) declarações fiscais por conta do Cliente ou das entidades que este gere.

A FixrOS atua como meio técnico de emissão e entrega: a exatidão, integridade e pontualidade dos dados declarados, bem como a existência de habilitação ou representação suficientes para entregar por conta de terceiros, são da exclusiva responsabilidade do Cliente, que deve rever cada fatura ou declaração antes de autorizar a sua emissão ou entrega. A FixrOS não presta aconselhamento fiscal. O comprovativo de entrega devolvido pela AEAT fica à disposição do Cliente na Plataforma. A FixrOS não responde por sanções, agravamentos ou juros decorrentes de erros ou omissões nos dados fornecidos pelo Cliente nem por entregas fora de prazo que lhe sejam imputáveis.

14. Registo e obrigações do Cliente

• O Cliente deve fornecer dados verdadeiros e dispor de capacidade jurídica suficiente. O condomínio autogerido regista-se através do seu presidente ou de pessoa autorizada pela assembleia.
• Ao registar dados de Utilizadores, o Cliente declara tê-los informado e dispor de fundamento jurídico suficiente, e assume a condição de Responsável pelo Tratamento desses dados (ver Secção 17 e Anexo I).
• O Cliente deve utilizar a plataforma em conformidade com a lei, manter os dados atualizados, notificar de imediato qualquer violação de segurança e manter em vigor os seus seguros de responsabilidade civil profissional.
• Se ativar a Caixa de Entrada IA, deve informar os remetentes de correio afetados e rever as respostas geradas com IA antes de as enviar. No Portal de Sinistros, determina o fundamento jurídico da transmissão do processo à seguradora.
• Se ativar o Assistente de Voz, não desativará os avisos que informam quem liga de que está a falar com um sistema automatizado e de que a chamada é transcrita, e comunicará aos seus condomínios a disponibilidade deste canal.
• Se ativar o módulo de faturação certificada ou a entrega telemática de declarações fiscais, garante a veracidade dos dados fiscais, revê cada fatura ou declaração antes da sua emissão ou entrega e dispõe da representação ou habilitação necessárias.

15. Preços e faturação

A utilização da plataforma pelos Clientes profissionais e determinados serviços ou módulos opcionais estão sujeitos a contrapartida económica. Os preços e planos aplicáveis a cada Cliente são os que a FixrOS comunicar no processo de contratação ou os que constem do contrato comercial celebrado com cada Cliente; podem estruturar-se, entre outros critérios, por número de frações, por condomínio ou por serviço. Os montantes entendem-se sem prejuízo dos impostos legalmente aplicáveis.

Os Serviços Premium são contratados a partir do dashboard e pagos através da Stripe, sendo mostrado o preço total antes de confirmar o pagamento. Os configurados como subscrição periódica renovam-se automaticamente por períodos sucessivos até ao seu cancelamento, que pode ser pedido a qualquer momento com efeitos no final do período em curso. Os configurados como pagamento único são executados após a confirmação do pagamento. As assembleias telemáticas ou híbridas pagas são contratadas por assembleia, de acordo com o escalão selecionado antes do pagamento. O Cliente profissional não tem a condição de consumidor, pelo que não é aplicável o direito de livre resolução.

A faturação é periódica e antecipada, por fatura eletrónica e através do gateway de pagamento. As alterações de preço são notificadas com, pelo menos, 30 dias de calendário de antecedência. O não pagamento dá lugar à suspensão do serviço após interpelação prévia e, se for o caso, à resolução do contrato, com os juros e custos de gestão previstos na Lei espanhola 3/2004 de combate aos atrasos de pagamento.

16. Nível de serviço

A FixrOS faz esforços razoáveis para manter a plataforma disponível e operacional, mas não garante uma disponibilidade ininterrupta. O nível de serviço aplicável a cada Cliente será o que for acordado, se for o caso, no contrato comercial.

PARTE E — Disposições comuns

17. Proteção de dados

O tratamento de dados pessoais rege-se pela Política de Privacidade. Na relação com os Clientes profissionais, o Cliente é Responsável pelo Tratamento dos dados operacionais do condomínio e a FixrOS é Subcontratante, nos termos do Anexo I — Contrato de Subcontratante de Tratamento (DPA), que faz parte integrante destes Termos. A FixrOS é Responsável pelo Tratamento dos dados das contas de utilizador, de faturação e do Marketplace, de acordo com a Política de Privacidade. O Cliente garante dispor de fundamento legal para introduzir os dados de terceiros, ter informado os titulares dos dados (art. 13.º do RGPD) e manter o seu registo das atividades de tratamento.

A lista nominativa e atualizada de subcontratantes (subcontratantes ulteriores relativamente ao Cliente) a que a FixrOS recorre para a prestação do Serviço é facultada ao Cliente mediante pedido, de acordo com o art. 28.º do RGPD e com a cláusula 6 do Anexo I.

18. Confidencialidade

As partes manterão a confidencialidade de toda a informação comercial, técnica ou de qualquer outra natureza a que acedam no âmbito da relação contratual, durante a sua vigência e nos cinco (5) anos seguintes ao seu termo. Os Utilizadores respeitarão a confidencialidade dos dados de terceiros a que acedam no exercício do seu papel.

19. Propriedade intelectual

A app, os portais web, o seu design, o software, as bases de dados, as marcas, os nomes comerciais e os logótipos da FixrOS são propriedade da FixrOS, S.L. e estão protegidos pela legislação de propriedade intelectual e industrial. O Cliente e os Utilizadores recebem uma licença de utilização limitada, não exclusiva, intransmissível e revogável. Não é permitido copiar, revender nem descompilar a plataforma. O Cliente conserva a titularidade dos dados e conteúdos que introduz.

20. Responsabilidade

A FixrOS não é responsável pelos dados introduzidos pelo Cliente ou por outros utilizadores, pelas decisões do condomínio ou do administrador, nem pelo resultado dos serviços contratados a fornecedores ou peritos. Perante os Clientes profissionais, a responsabilidade acumulada da FixrOS limita-se ao maior dos seguintes montantes: (i) as quotas efetivamente pagas pelo Cliente à FixrOS nos 12 meses anteriores ao facto que motiva a reclamação, ou (ii) quinhentos euros (500 €). Em caso algum a FixrOS responderá por danos indiretos nem por lucros cessantes. Estas limitações não se aplicam em caso de dolo ou culpa grave, nem à responsabilidade do art. 82.º do RGPD, nem aos direitos irrenunciáveis dos consumidores (RDL 1/2007), nem a outras obrigações legais inderrogáveis.

21. Duração, encerramento de conta e resolução

Pode encerrar a sua conta a qualquer momento em Definições → Encerrar conta; o encerramento é imediato e, após 30 dias de carência, os seus dados pessoais são anonimizados. Alguns dados são conservados durante os prazos legais obrigatórios (faturação, processos, reservas). O contrato com os Clientes profissionais tem duração indeterminada com renovação mensal; o Cliente pode resolvê-lo com 30 dias de pré-aviso e a FixrOS de forma imediata por não pagamento ou incumprimento grave, com um período de 30 dias para exportar os dados.

22. Cessão

O Cliente não poderá ceder os direitos e obrigações destes Termos sem o consentimento prévio e por escrito da FixrOS. A FixrOS poderá ceder a sua posição contratual a uma empresa do seu grupo ou, no contexto de uma reorganização societária, a um terceiro, comunicando-o aos Clientes afetados.

23. Notificações, alterações, lei aplicável e jurisdição

As notificações serão enviadas por correio eletrónico para os endereços designados pelas partes e, subsidiariamente, através da própria plataforma. A FixrOS pode alterar estes Termos; as alterações substanciais são notificadas com, pelo menos, 30 dias de calendário de antecedência. Estes Termos regem-se pela legislação espanhola. Se for consumidor, são competentes os tribunais do seu domicílio; se atuar como profissional ou Cliente, os de Madrid capital. Plataforma europeia de resolução de litígios em linha: ec.europa.eu/consumers/odr.

Anexo I — Contrato de Subcontratante de Tratamento (DPA)

Artigo 28.º do Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD)

1. Partes e âmbito de aplicação

1.1. Partes contratantes

O presente Contrato de Subcontratante de Tratamento (doravante, «DPA») regula a relação, em matéria de proteção de dados pessoais, entre:

(a) O Cliente profissional —administrador de condomínios inscrito na ordem profissional ou entidade gestora de propriedade horizontal— que contratou os serviços da plataforma FixrOS, atuando como Responsável pelo Tratamento (doravante, «o Responsável» ou «o Cliente»), e

(b) FixrOS, S.L., com sede em Calle Núñez de Balboa, 120, 28006 Madrid (Espanha), e endereço de contacto em matéria de privacidade privacidad@fixros.com, atuando como Subcontratante (doravante, «FixrOS» ou «o Subcontratante»).

1.2. Enquadramento normativo

O presente DPA dá cumprimento ao artigo 28.º do Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), à Lei Orgânica espanhola 3/2018 (LOPDGDD) e à demais legislação aplicável.

1.3. Aceitação e integração

O presente DPA é aceite eletronicamente pelo Cliente no momento do registo na plataforma FixrOS e faz parte integrante das Condições de Utilização do Serviço. Em caso de contradição entre o presente DPA e quaisquer outros documentos contratuais em matéria de proteção de dados, prevalecerá o disposto neste DPA.

1.4. Dupla natureza da FixrOS

As partes reconhecem que o presente DPA regula exclusivamente a relação em que o Cliente atua como Responsável e a FixrOS como Subcontratante. Paralelamente, a FixrOS atua como Responsável pelo Tratamento independente relativamente aos dados pessoais que os utilizadores finais (proprietários, residentes, presidentes, porteiros, fornecedores, peritos e demais pessoas convidadas pelo Cliente) lhe fornecem voluntariamente ao registar-se na aplicação móvel ou ao utilizar o Serviço com credenciais próprias, incluindo, sem caráter limitativo: dados de conta, credenciais de autenticação, biometria, identificadores de dispositivo, tokens de notificação, telemetria de utilização e comunicações geradas dentro da aplicação. O tratamento que a FixrOS realiza como Responsável rege-se pela sua Política de Privacidade e pelas Condições de Utilização, não pelo presente DPA.

2. Definições

• Dados Pessoais: toda a informação sobre uma pessoa singular identificada ou identificável tratada pela FixrOS por conta do Cliente.
• Tratamento: qualquer operação efetuada sobre Dados Pessoais, de acordo com o art. 4.º, n.º 2, do RGPD.
• Titular dos Dados: pessoa singular a quem os Dados Pessoais dizem respeito.
• Subcontratante Ulterior: qualquer terceiro subcontratado pela FixrOS para tratar Dados Pessoais por conta do Cliente.
• Violação de Segurança: a violação de dados pessoais definida no art. 4.º, n.º 12, do RGPD.
• Categorias Especiais: os dados a que se refere o art. 9.º do RGPD.
• Serviço: a plataforma FixrOS e todos os seus módulos, na sua versão em vigor em cada momento.
• Instruções Documentadas: as contidas no presente DPA, nas Condições de Utilização, na configuração do Serviço efetuada pelo Cliente e em quaisquer instruções adicionais que o Cliente comunique por escrito.

3. Objeto, natureza, finalidade e duração

3.1. Objeto

O Cliente encarrega a FixrOS do Tratamento dos Dados Pessoais necessários para a prestação do Serviço, nos termos do presente DPA e das Instruções Documentadas.

3.2. Natureza e finalidade

A FixrOS tratará os Dados Pessoais unicamente para prestar o Serviço ao Cliente, compreendendo recolha, registo, organização, estruturação, conservação, adaptação, alteração, extração, consulta, utilização interna, comunicação por transmissão, comparação ou interconexão, limitação, apagamento e destruição.

3.3. Duração

O presente DPA estará em vigor enquanto a FixrOS prestar o Serviço ao Cliente e durante os prazos adicionais necessários para o cumprimento das obrigações de devolução ou apagamento da cláusula 13.

3.4. Categorias de Titulares dos Dados

Proprietários, inquilinos e residentes; presidentes e membros das assembleias; trabalhadores do condomínio (porteiros); fornecedores e peritos; pessoas que ligam e utilizam o assistente de voz do Cliente ou dos seus condomínios; trabalhadores e colaboradores do Cliente.

3.5. Categorias de Dados

Identificativos e de contacto; relativos à fração; económicos e financeiros (incluindo mandato SEPA e IBAN); relativos a assembleias, votações, deliberações e comunicações; relativos a ocorrências e participações de avarias; dados de voz (transcrições das chamadas atendidas pelo assistente de voz —a chamada não é gravada—, quando o Cliente ativa esse módulo); dados fiscais e contabilísticos (quando o Cliente ativa os módulos de contabilidade, faturação certificada ou entrega telemática); profissionais; de utilização do Serviço (logs, IP, identificadores de dispositivo).

3.6. Categorias Especiais

De forma incidental e apenas quando o Cliente ativar o módulo de gestão de sinistros, poderão ser tratados dados relativos à saúde. Nesses casos, a FixrOS aplicará medidas reforçadas e o Cliente garantirá a existência de um fundamento jurídico habilitante do art. 9.º, n.º 2, do RGPD.

4. Obrigações do Cliente (Responsável)

O Cliente, na sua condição de Responsável pelo Tratamento, declara e garante:

4.1. Licitude do Tratamento

Dispor de um fundamento jurídico válido de acordo com o art. 6.º do RGPD (e, se for o caso, com o art. 9.º do RGPD para as Categorias Especiais) para todos os Tratamentos confiados à FixrOS, bem como tratar exclusivamente Dados Pessoais licitamente obtidos, exatos e atualizados.

4.2. Informação aos Titulares dos Dados

Informar os Titulares dos Dados de acordo com os arts. 13.º e 14.º do RGPD, mencionando expressamente a FixrOS como Subcontratante. A FixrOS facultará ao Cliente a lista nominativa de subcontratantes (subcontratantes ulteriores relativamente ao Cliente) mediante pedido, para que o Cliente possa cumprir essa obrigação.

4.3. Exercício de direitos

Responder aos pedidos de exercício de direitos (acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição, portabilidade e de não ficar sujeito a decisões automatizadas) que os Titulares dos Dados lhe dirijam, sem prejuízo da assistência que a FixrOS prestará de acordo com a cláusula 5.6.

4.4. Avaliações de Impacto e consultas prévias

Realizar as Avaliações de Impacto sobre a Proteção de Dados (DPIA) e, se for o caso, as consultas prévias à autoridade de controlo que sejam exigíveis de acordo com os arts. 35.º e 36.º do RGPD.

4.5. Instruções

Dar unicamente Instruções lícitas e conformes com a legislação de proteção de dados. A FixrOS poderá recusar-se a executar Instruções que considere contrárias ao RGPD ou à LOPDGDD, comunicando-o fundamentadamente ao Cliente.

4.6. Indemnização

O Cliente manterá a FixrOS indemne perante qualquer reclamação de terceiros, sanção administrativa ou decisão judicial decorrente do incumprimento, da sua parte, das obrigações contidas nesta cláusula 4 ou do Tratamento ilícito de Dados Pessoais anteriormente ou à margem do Serviço.

5. Obrigações da FixrOS (Subcontratante)

5.1. Tratamento de acordo com as Instruções

A FixrOS tratará os Dados Pessoais unicamente de acordo com as Instruções Documentadas do Cliente, salvo obrigação legal da UE ou dos Estados-Membros, informando o Cliente previamente ao Tratamento, salvo se o Direito aplicável o proibir por motivos importantes de interesse público.

5.2. Confidencialidade

A FixrOS garantirá que as pessoas autorizadas a tratar Dados Pessoais se comprometem, por escrito, a respeitar a confidencialidade.

5.3. Segurança

A FixrOS aplicará as medidas técnicas e organizativas adequadas previstas no Anexo I.A do presente DPA, de acordo com o art. 32.º do RGPD.

5.4. Subcontratantes Ulteriores

A FixrOS poderá recorrer a Subcontratantes Ulteriores para a prestação do Serviço, nos termos previstos na cláusula 6.

5.5. Notificação de Violações de Segurança

A FixrOS notificará o Cliente, sem demora injustificada e, o mais tardar, no prazo de quarenta e oito (48) horas após ter tomado conhecimento dela — de modo a que o Cliente possa cumprir a sua obrigação de notificar a autoridade de controlo no prazo de 72 horas do art. 33.º do RGPD —, de qualquer Violação de Segurança de que tenha conhecimento, fornecendo pelo menos a informação do art. 33.º, n.º 3, do RGPD na medida em que dela disponha, sem prejuízo de atualizações progressivas.

5.6. Assistência ao Responsável

A FixrOS prestará assistência ao Cliente, tendo em conta a natureza do Tratamento e através de medidas técnicas e organizativas adequadas, na medida do razoavelmente possível, para:

• Responder aos pedidos de exercício de direitos dos Titulares dos Dados (arts. 12.º a 22.º do RGPD).
• Cumprir as obrigações de segurança, notificação de Violações de Segurança, Avaliações de Impacto e consultas prévias (arts. 32.º a 36.º do RGPD).

A assistência ordinária está incluída no preço do Serviço. A assistência extraordinária ou que exija desenvolvimentos específicos poderá ser faturada à tarifa horária da FixrOS, mediante comunicação prévia e aceitação do Cliente.

5.7. Registo das Atividades do Subcontratante

A FixrOS manterá um registo das categorias de atividades de Tratamento efetuadas por conta do Cliente, de acordo com o art. 30.º, n.º 2, do RGPD.

5.8. Encarregado de Proteção de Dados

Quando a FixrOS designar um Encarregado de Proteção de Dados, comunicará os seus dados de contacto ao Cliente e publicá-los-á na sua Política de Privacidade. Até lá, as comunicações em matéria de privacidade serão dirigidas a privacidad@fixros.com.

6. Subcontratantes Ulteriores

6.1. Autorização geral

O Cliente concede à FixrOS autorização geral, de acordo com o art. 28.º, n.º 2, do RGPD, para recorrer a Subcontratantes Ulteriores na prestação do Serviço.

6.2. Lista de Subcontratantes Ulteriores

A FixrOS mantém uma lista nominativa e atualizada dos Subcontratantes Ulteriores, com indicação da sua denominação, localização, finalidade da subcontratação e, se for o caso, garantias de transferência internacional. Esta lista é facultada ao Cliente mediante pedido dirigido a privacidad@fixros.com e é-lhe notificada qualquer inclusão ou substituição de acordo com a cláusula 6.3. As categorias de Subcontratantes Ulteriores incluem, sem caráter limitativo: alojamento e infraestrutura, gateway de pagamentos, mensagens em tempo real e notificações push, correio eletrónico, videoconferência, telefonia e voz conversacional, serviços de inteligência artificial, faturação eletrónica certificada e entrega telemática de declarações fiscais, cartografia, monitorização técnica e agregação bancária.

6.3. Notificação de alterações e direito de oposição

A FixrOS notificará o Cliente de qualquer inclusão ou substituição de Subcontratante Ulterior com uma antecedência mínima de trinta (30) dias de calendário relativamente à data de incorporação efetiva. O Cliente poderá opor-se fundamentadamente ao novo Subcontratante Ulterior dentro desse prazo, por comunicação escrita para privacidad@fixros.com, desde que a oposição se baseie em razões objetivas ligadas à proteção de Dados Pessoais.

Recebida a oposição, a FixrOS poderá: (i) propor uma solução alternativa razoável; (ii) manter o Subcontratante Ulterior original desde que seja tecnicamente viável; ou (iii) se nenhuma alternativa for viável, o Cliente poderá resolver o contrato de prestação do Serviço sem penalização, com efeitos a partir da data prevista para a incorporação do novo Subcontratante Ulterior.

6.4. Regime contratual do Subcontratante Ulterior

A FixrOS celebrará com cada Subcontratante Ulterior um contrato que lhe imponha, no mínimo, as mesmas obrigações de proteção de dados previstas no presente DPA. Quando o Subcontratante Ulterior não cumprir as suas obrigações, a FixrOS responderá perante o Cliente pelo cumprimento por parte do Subcontratante Ulterior, de acordo com o art. 28.º, n.º 4, do RGPD.

7. Transferências internacionais

7.1. Tratamento dentro do EEE

Como regra geral, a FixrOS tratará os Dados Pessoais dentro do Espaço Económico Europeu (EEE).

7.2. Transferências para fora do EEE

Quando um Subcontratante Ulterior estiver estabelecido fora do EEE, a FixrOS garantirá que a transferência assenta num dos mecanismos previstos no Capítulo V do RGPD: decisões de adequação (art. 45.º do RGPD), incluindo o EU-US Data Privacy Framework; Cláusulas Contratuais-Tipo (art. 46.º, n.º 2, alínea c), do RGPD); ou Regras Vinculativas Aplicáveis às Empresas (art. 47.º do RGPD).

7.3. Avaliação de Transferência (TIA)

De acordo com o acórdão do TJUE de 16 de julho de 2020 (Schrems II) e com as Recomendações 01/2020 do CEPD, a FixrOS efetuará, quando aplicável, uma Avaliação de Transferência, implementando, se for o caso, medidas suplementares técnicas, contratuais e organizativas.

8. Auditoria e direito de inspeção

8.1. Informação disponível

A FixrOS disponibilizará ao Cliente toda a informação necessária para demonstrar o cumprimento das obrigações do art. 28.º do RGPD, de acordo com o art. 28.º, n.º 3, alínea h), do RGPD.

8.2. Auditorias

O Cliente poderá auditar o cumprimento do presente DPA através de: (i) entrega dos relatórios de auditoria ou certificações de segurança de que a FixrOS disponha em cada momento; (ii) resposta documentada a questionários razoáveis de segurança e proteção de dados; ou (iii) inspeção presencial nas instalações da FixrOS, sujeita às condições da cláusula 8.3.

8.3. Condições da inspeção presencial

As inspeções presenciais exigirão: (i) pré-aviso mínimo de trinta (30) dias de calendário, salvo incidente de segurança comprovado; (ii) realização em horário de trabalho e sem interferir na operação da FixrOS; (iii) celebração de acordo de confidencialidade pelo auditor; (iv) frequência máxima de uma (1) vez por ano, salvo motivo justificado ligado a um incidente; e (v) assunção pelo Cliente dos seus próprios custos e, se for o caso, dos custos razoáveis gerados à FixrOS.

9. Medidas de segurança

As medidas técnicas e organizativas aplicadas pela FixrOS para garantir um nível de segurança adequado ao risco, de acordo com o art. 32.º do RGPD, estão descritas no Anexo I.A. Essas medidas poderão evoluir com o tempo, sem que o nível de proteção seja inferior ao previsto na versão inicial aceite pelo Cliente.

10. Responsabilidade

10.1. Regime geral

Cada parte responderá de acordo com o art. 82.º do RGPD pelo seu próprio incumprimento. A FixrOS responde pelo dano causado pelo Tratamento unicamente quando tiver incumprido obrigações especificamente impostas ao Subcontratante pelo RGPD ou pelas Instruções Documentadas lícitas do Cliente.

10.2. Repartição interna e reembolso

Quando uma das partes tiver pago uma indemnização ou sanção cuja responsabilidade caiba total ou parcialmente à outra, poderá exigir o reembolso da parte proporcional, de acordo com o art. 82.º, n.º 5, do RGPD.

10.3. Indemnização recíproca

Cada parte manterá a outra indemne perante qualquer sanção ou reclamação decorrente do incumprimento das suas próprias obrigações ao abrigo do presente DPA, incluindo despesas razoáveis de defesa jurídica.

10.4. Limitação

Sem prejuízo das obrigações imperativas do RGPD, as limitações de responsabilidade previstas na cláusula 20 das Condições de Utilização serão aplicáveis, no que for compatível, ao presente DPA. Em caso algum se limitará a responsabilidade por dolo ou negligência grave.

11. Decisões automatizadas e inteligência artificial

O Serviço incorpora funcionalidades baseadas em inteligência artificial (classificação de ocorrências, deteção de duplicados, agente FixrOS, assistência à redação e, quando o Cliente o ativa, o assistente de voz telefónico). Estas funcionalidades constituem uma assistência ao utilizador — as pessoas que ligam para o assistente de voz são informadas no início da chamada de que interagem com um sistema automatizado, de acordo com o art. 50.º do Regulamento (UE) 2024/1689 — e não produzem decisões jurídicas vinculativas nem efeitos significativos sobre os Titulares dos Dados sem intervenção humana, na aceção do art. 22.º do RGPD. Quando o Cliente ativar funcionalidades que possam implicar definição de perfis significativa ou decisões automatizadas com efeitos jurídicos, deverá informar os Titulares dos Dados, obter o fundamento jurídico aplicável e, se for o caso, realizar a correspondente DPIA.

A FixrOS não utiliza os Dados Pessoais do Cliente para treinar modelos de inteligência artificial acessíveis a terceiros, salvo se o Cliente o autorizar expressa e separadamente.

12. Confidencialidade e isolamento entre Clientes

A FixrOS garante o isolamento lógico dos Dados Pessoais tratados por conta de cada Cliente, de modo que nenhum Cliente tenha acesso aos dados de outro. As medidas de isolamento e controlo de acessos estão descritas no Anexo I.A.

13. Devolução ou apagamento no termo do Serviço

13.1. Opção do Cliente

Uma vez terminada a prestação do Serviço, a FixrOS, à escolha do Cliente e mediante pedido expresso formulado no prazo de trinta (30) dias de calendário a contar do termo, devolverá os Dados Pessoais em formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática (CSV, JSON ou equivalente), ou procederá ao seu apagamento seguro.

13.2. Prazo de apagamento

Decorrido esse prazo sem pedido do Cliente, a FixrOS procederá ao apagamento dos Dados Pessoais num prazo máximo de noventa (90) dias de calendário, salvo conservação legal obrigatória. As cópias de segurança serão apagadas de acordo com os ciclos de rotação previstos no Anexo I.A.

13.3. Certificação

Quando o Cliente o pedir por escrito, a FixrOS emitirá uma declaração formal que certifica a devolução ou o apagamento efetivo dos Dados Pessoais.

13.4. Conservação obrigatória

Os Dados Pessoais que devam ser conservados por imperativo legal permanecerão bloqueados, acessíveis unicamente para responder a exigências legais, até ao termo do prazo legal de conservação.

14. Alteração do DPA

A FixrOS poderá alterar o presente DPA quando for necessário para o adaptar a alterações legislativas, orientações das autoridades de controlo, decisões do CEPD, acórdãos do TJUE ou do Supremo Tribunal espanhol ou alterações razoáveis do Serviço. As alterações serão notificadas ao Cliente com uma antecedência mínima de trinta (30) dias de calendário. Se o Cliente não concordar, poderá resolver o contrato sem penalização antes da data de entrada em vigor.

15. Notificações, lei aplicável e jurisdição

Toda a comunicação em matéria de privacidade será dirigida, no caso da FixrOS, a privacidad@fixros.com, e no caso do Cliente, ao endereço de correio eletrónico fornecido no registo. O presente DPA rege-se pela legislação espanhola e pelo RGPD. Os litígios serão submetidos aos Tribunais de Madrid capital, sem prejuízo do direito dos Titulares dos Dados de recorrer à autoridade de controlo competente ou aos tribunais de acordo com o RGPD.

Anexo I.A — Medidas técnicas e organizativas de segurança (art. 32.º do RGPD)

A FixrOS aplica, de forma adequada ao risco do Tratamento e ao estado da técnica, as seguintes medidas técnicas e organizativas, que poderão evoluir de acordo com a maturidade do Serviço sem descer abaixo do nível inicial aceite pelo Cliente:

I.A.1. Controlo de acessos

• Autenticação através de credenciais individuais com armazenamento de palavras-passe cifrado por funções hash robustas (bcrypt ou equivalente).
• Autenticação multifator (MFA) disponível para o pessoal com acesso a sistemas de produção.
• Controlo de acessos baseado em funções (RBAC) com princípio do privilégio mínimo.
• Revisão periódica de permissões e revogação no termo da relação profissional.

I.A.2. Cifragem

• Cifragem em trânsito através de TLS 1.2 ou superior para todas as comunicações.
• Cifragem em repouso das credenciais e dos dados sensíveis.
• Gestão de chaves criptográficas de acordo com as boas práticas.

I.A.3. Isolamento entre Clientes

• Segregação lógica dos dados de cada Cliente através de identificadores únicos.
• Mecanismos de controlo de linhas ao nível da base de dados (Row-Level Security) quando aplicável.

I.A.4. Pseudonimização e minimização

• Aplicação de pseudonimização nas mensagens do condomínio sempre que seja operacionalmente viável.
• Recolha de Dados Pessoais limitada aos estritamente necessários (privacy by design / privacy by default).

I.A.5. Registo de auditoria (logging)

• Registo das ações administrativas e dos acessos a dados sensíveis.
• Conservação de logs durante um prazo razoável, sem prejuízo de prazos legais superiores.
• Proteção dos registos contra alteração não autorizada.

I.A.6. Cópias de segurança

• Cópias de segurança cifradas com periodicidade regular.
• Armazenamento das cópias em localização adequada para reduzir o risco de perda.

I.A.7. Desenvolvimento seguro e gestão de vulnerabilidades

• Revisão de código e aplicação de boas práticas de desenvolvimento seguro.
• Atualização periódica de dependências e monitorização de vulnerabilidades conhecidas.

I.A.8. Gestão de incidentes de segurança

• Procedimento de deteção, contenção e comunicação de incidentes.
• Notificação ao Cliente de acordo com a cláusula 5.5 do DPA.

I.A.9. Segurança física, do pessoal e dos fornecedores

• Alojamento da infraestrutura em centros de dados profissionais com medidas físicas e lógicas de segurança próprias.
• Acordos de confidencialidade por escrito com o pessoal com acesso a Dados Pessoais.
• Formação e sensibilização do pessoal em proteção de dados e segurança da informação.

I.A.10. Governação da proteção de dados

• Manutenção do Registo das Atividades de Tratamento do Subcontratante (art. 30.º, n.º 2, do RGPD).
• Avaliações de Impacto (DPIA) para tratamentos de maior risco.
• Revisão periódica da adequação das medidas de segurança.
• Designação de Encarregado de Proteção de Dados quando aplicável.

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