El secretario de la comunidad de propietarios es el cargo más discreto de la finca: casi nadie sabe quién lo ocupa y, sin embargo, su firma está en los documentos más importantes de la comunidad. El acta de cada junta, el libro de actas, los certificados de deuda que hacen falta para reclamar a un moroso… todo pasa por sus manos. En esta guía te explicamos quién puede ser secretario según la Ley de Propiedad Horizontal, qué firma exactamente y cómo se reparte el papel cuando la comunidad no tiene administrador.
Qué es el secretario de la comunidad y por qué casi nunca lo ves
El artículo 13.1 de la LPH enumera los órganos de gobierno de la comunidad: la junta de propietarios, el presidente (y los vicepresidentes, si los hay), el secretario y el administrador. Sobre el papel son cuatro figuras; en la práctica suelen ser una o dos personas. La razón está en el artículo 13.5: las funciones del secretario y del administrador las ejerce el presidente de la comunidad, salvo que los estatutos o la junta, por acuerdo mayoritario, dispongan que esos cargos se cubran por separado.
Por eso en la mayoría de las fincas nadie «ve» al secretario: o lo es el propio presidente sin darse cuenta, o lo es el administrador contratado, que acumula ambos cargos. En las comunidades autogestionadas, las que funcionan sin despacho externo, entender este reparto es especialmente útil, porque permite repartir la carga entre varios vecinos en lugar de concentrarla toda en quien preside.
Quién puede ser secretario de la comunidad de propietarios
El artículo 13.6 lo deja abierto a propósito. Los cargos de secretario y administrador pueden acumularse en una misma persona o nombrarse por separado, y el cargo puede recaer en:
- Cualquier propietario de la comunidad, sin necesidad de titulación alguna.
- Personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer esas funciones, el caso típico del administrador de fincas colegiado.
- Corporaciones y otras personas jurídicas, en los términos que establece el ordenamiento jurídico.
En cuanto a la duración, rige la regla general del artículo 13.7: salvo que los estatutos digan otra cosa, el nombramiento se hace por un año, y la junta puede renovar, cambiar o remover al secretario antes de que acabe el mandato mediante acuerdo adoptado en sesión extraordinaria.
Las funciones del secretario, una a una
1. Redactar y firmar el acta de cada junta. El acta debe recoger lo que exige el artículo 19.2: fecha y lugar, autor de la convocatoria, carácter ordinario o extraordinario, relación de asistentes con sus cargos y cuotas de participación, orden del día y acuerdos adoptados con el resultado de las votaciones. El acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario, al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes; desde ese cierre, los acuerdos son ejecutivos (artículo 19.3). Si quieres ver cómo queda un acta bien hecha, tienes nuestro modelo de acta de junta con formato legal.
2. Remitir el acta a los propietarios. Tras el cierre, el acta se envía a todos los propietarios conforme al procedimiento de comunicaciones de la ley, de modo que cualquier vecino, haya asistido o no, sepa qué se acordó.
3. Custodiar el libro de actas y la documentación. El artículo 19.4 encarga al secretario la custodia de los libros de actas de la junta y la conservación, durante el plazo de cinco años, de las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones. Es la memoria oficial de la comunidad.
Esta custodia importa más de lo que parece: cuando un propietario vende su piso, cuando hay que demostrar qué se acordó sobre una obra hace tres años o cuando la comunidad cambia de administrador, todo depende de que ese archivo exista y esté completo. Un secretario ordenado, o un archivo digital bien llevado, ahorra discusiones enteras.
4. Emitir el certificado de deuda para reclamar a los morosos. Cuando la comunidad reclama judicialmente una deuda por el proceso monitorio, el artículo 21.3 exige acompañar un certificado del acuerdo de liquidación de la deuda emitido por quien haga las funciones de secretario, con el visto bueno del presidente, indicando el importe adeudado y su desglose. Sin ese papel, la reclamación no arranca. Tienes el procedimiento completo en nuestra guía sobre qué hacer con los morosos de la comunidad.
El libro de actas: cómo se legaliza y qué debe contener
Los acuerdos de la junta no se apuntan en un cuaderno cualquiera: el artículo 19.1 exige que se reflejen en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que se disponga reglamentariamente. Ese trámite, la diligencia, es lo que convierte el libro en el registro oficial de la vida de la comunidad.
Dentro del libro, cada acta debe expresar como mínimo las circunstancias del artículo 19.2 que veíamos antes. Y la propia ley da un margen de seguridad: los defectos del acta son subsanables si el acta expresa de forma inequívoca la fecha y el lugar, los asistentes, los acuerdos y los votos, y está firmada por presidente y secretario; la subsanación debe hacerse antes de la siguiente junta, que deberá ratificarla (artículo 19.3).
Secretario en una comunidad autogestionada: cómo repartir el papel
En una comunidad sin administrador, el reparto por defecto es simple: el presidente lo asume todo (artículo 13.5). Pero la ley permite algo más inteligente: que la junta nombre secretario a otro vecino por acuerdo mayoritario. Así, quien preside representa a la comunidad y toma las decisiones del día a día, y otra persona lleva el papeleo: actas, archivo y certificados. Dos vecinos implicados en lugar de uno quemado.
Si estáis en ese punto, os interesan estas dos guías: las funciones completas del presidente en una comunidad sin administrador y el paso a paso de cómo gestionar una comunidad de vecinos sin administrador.
Herramientas que hacen solas el trabajo de secretaría
La parte buena de digitalizar la comunidad es que el grueso del trabajo del secretario es, precisamente, lo que mejor se automatiza. Con FixrOS, la convocatoria se compone con su orden del día y llega a todos los vecinos; durante la junta el recuento de votos corre solo; al cerrar, el acta sale redactada con los asistentes, los acuerdos y el resultado de cada votación, lista para las dos firmas; y todo queda archivado y accesible para cualquier propietario desde su móvil, con la documentación siempre custodiada y a mano. El sistema avisa además de los plazos: el cierre del acta en diez días, la junta anual, la renovación de cargos.
Preguntas rápidas sobre el secretario de la comunidad
¿Puede el secretario ser la misma persona que el administrador? Sí. El artículo 13.6 permite expresamente acumular ambos cargos en una misma persona, el llamado secretario-administrador.
¿Cuánto dura el cargo? Un año, salvo que los estatutos dispongan otra cosa, con posibilidad de remoción anticipada por la junta (artículo 13.7).
¿Hace falta ser propietario? No necesariamente: puede serlo un propietario, un profesional cualificado o una persona jurídica (artículo 13.6).
¿Y si nadie quiere el cargo? Si no se nombra a nadie por separado, las funciones recaen automáticamente en el presidente (artículo 13.5). Puedes consultar el texto íntegro de la ley en el BOE.
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