Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad explica, de forma clara y completa, cómo FixrOS, S.L. trata los datos personales de las personas que utilizan la plataforma FixrOS —el sitio web fixros.com, el dashboard de administradores, el Portal de Siniestros, el Portal del Proveedor, el Marketplace y la app móvil para iOS y Android (conjuntamente, «la Plataforma»)—. Es única para todas las apps y servicios de FixrOS y se ha elaborado conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y la Ley 34/2002 (LSSI-CE).

Información básica sobre protección de datos

1. Responsable del tratamiento

Aunque la normativa no obliga a FixrOS, S.L. a designar un Delegado de Protección de Datos, FixrOS ha designado un responsable interno de privacidad, accesible en privacidad@fixros.com, que atiende todas las cuestiones relativas a esta Política y al ejercicio de derechos.

2. FixrOS como Responsable y como Encargado del Tratamiento

FixrOS es un proveedor de software (SaaS) para administradores de fincas, comunidades, aseguradoras, peritos y proveedores; no es, en sí misma, la administradora de tu comunidad. Por ello interviene en dos planos jurídicos distintos, según quién decida la finalidad y los medios del tratamiento.

2.1. FixrOS actúa como RESPONSABLE del tratamiento

FixrOS decide por sí misma para qué y cómo se tratan los datos respecto de:

• Tu cuenta y tu identidad de usuario: registro, autenticación, credenciales, acceso biométrico, preferencias, dispositivo y consentimientos.
• Los servicios que FixrOS te presta directamente a través de la app: las incidencias de tu vivienda particular, el registro de tu póliza de seguro del hogar, el Marketplace y el Portal del Proveedor.
• Los datos de los Clientes profesionales que contratan FixrOS (administradores, comunidades, aseguradoras, corredurías, peritos y proveedores) y de las personas que los representan.
• Los datos de los visitantes del sitio web y de los candidatos a empleo.
• La seguridad, la prevención del fraude, la auditoría y la mejora del servicio.

2.2. FixrOS actúa como ENCARGADO del tratamiento

FixrOS trata los datos siguiendo las instrucciones de un tercero —que es el responsable— respecto de los datos que el administrador de fincas o la comunidad gestiona para administrar la comunidad: censo de propietarios y residentes, cuotas, recibos y remesas SEPA, incidencias de zonas comunes, juntas, votaciones y actas, reserva de instalaciones, registro de visitas y paquetes, lecturas de contadores y documentación de la comunidad. En estos tratamientos el responsable es el administrador o la comunidad, y FixrOS los trata por su cuenta conforme al Contrato de Encargado de Tratamiento (DPA) que se incorpora como Anexo a los Términos y Condiciones.

2.3. Cómo afecta esta doble naturaleza al ejercicio de tus derechos

Si eres vecino, propietario o residente: para ejercer tus derechos sobre los datos de tu cuenta y los servicios que usas directamente en la app, dirígete a FixrOS (privacidad@fixros.com); sobre los datos de gestión de tu comunidad, dirígete a tu administrador de fincas. En ambos casos, FixrOS te ayudará a canalizar la solicitud.

3. ¿Qué datos tratamos y de quién?

Según el perfil de usuario y los módulos utilizados, FixrOS puede tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos identificativos y de contacto: nombre y apellidos, DNI/NIE, dirección, teléfono, correo electrónico y fotografía de perfil.
• Datos de la cuenta: credenciales (contraseña cifrada), identificador de Google si usas «Iniciar sesión con Google», preferencias, identificador del dispositivo y token de notificaciones.
• Datos de las integraciones de calendario y correo que el Administrador conecta voluntariamente (Sección 7.7): tokens de acceso de Google (Google Calendar), tokens de acceso de Microsoft (Outlook / Microsoft 365) y credenciales de las cuentas de correo conectadas por IMAP/SMTP (incluido Gmail mediante contraseña de aplicación), así como el contenido de los eventos de calendario y de los mensajes de correo necesarios para prestar el servicio.
• Datos de la vivienda y de la comunidad: dirección, planta y puerta, coeficiente de participación, condición de propietario o inquilino.
• Datos económicos: cuotas, recibos, derramas, importes, datos del mandato SEPA (IBAN), y —en la conciliación bancaria opcional— cuenta y movimientos bancarios. Los datos completos de la tarjeta de pago los trata directamente el proveedor de servicios de pago (Stripe); FixrOS solo recibe un identificador del medio de pago, el estado de la operación y, en su caso, los últimos dígitos.
• Datos de actividad en la Plataforma: incidencias, mensajes de chat, asistencia y voto en juntas, reservas de instalaciones, registro de visitas y paquetes, lecturas de contadores.
• Contenidos generados: fotografías de incidencias, documentos, actas, presupuestos, grabaciones de juntas telemáticas, firmas y notas de voz.
• Datos profesionales: de proveedores (razón social, NIF/CIF, seguro de responsabilidad civil, colegiación, certificaciones) y de peritos (cualificación, número de colegiado).
• Datos de tramitación de siniestros: datos de la póliza, descripción de los daños, documentación e informes periciales.
• Datos de geolocalización: en los supuestos acotados de la Sección 7.1.
• Datos técnicos y de uso: dirección IP, identificador del dispositivo, sistema operativo, registros de acceso y de auditoría.
• Categorías especiales de datos (Art. 9 RGPD): únicamente de forma incidental (Sección 7.5).

Los interesados pueden ser: administradores de fincas y su personal; comunidades de propietarios y sus representantes; propietarios, residentes e inquilinos; presidentes y miembros de juntas; porteros; proveedores de servicios; peritos; usuarios de aseguradoras y corredurías; visitantes de la web; y candidatos a empleo.

4. Finalidades del tratamiento y bases jurídicas

Cuando la base es el interés legítimo, FixrOS ha ponderado que dicho interés no prevalece sobre tus derechos y libertades. Puedes solicitar información sobre esa ponderación en privacidad@fixros.com.

FixrOS no adopta decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre los usuarios ni elabora perfiles comerciales individuales. Las funciones de IA tienen carácter de apoyo y están sujetas a revisión humana.

5. ¿De dónde proceden los datos?

Los datos proceden, según el caso:

• Directamente de ti, cuando te registras y utilizas la Plataforma.
• Del administrador de fincas o de la comunidad, que da de alta los datos de propietarios, residentes y demás interesados para administrar la comunidad. En este supuesto el administrador es el responsable y debe haberte informado conforme al Art. 14 RGPD.
• De Google, si usas «Iniciar sesión con Google» (email verificado, nombre, foto e identificador); este inicio de sesión no accede a tus contactos, agenda ni archivos.
• De la API de Google Calendar, si el Administrador conecta voluntariamente su calendario (Sección 7.7); FixrOS recibe únicamente los eventos necesarios para sincronizar la agenda de la comunidad.
• De Microsoft (Outlook / Microsoft 365), si el Administrador conecta voluntariamente su buzón mediante Microsoft Graph (Sección 7.7); FixrOS recibe únicamente los mensajes necesarios para prestar las funciones contratadas.
• De los servidores de correo conectados por IMAP/SMTP, cuando el Administrador da de alta una cuenta de correo —incluido Gmail mediante contraseña de aplicación— para la Bandeja de correo.
• De fuentes de acceso público, como el Catastro, para verificar datos de inmuebles.

6. ¿Estás obligado a facilitar los datos?

Los datos solicitados para crear una cuenta o contratar un servicio son necesarios para prestarlo: sin ellos no es posible registrarte ni utilizar la funcionalidad correspondiente. Los datos marcados como opcionales (por ejemplo, la foto de perfil o el teléfono) puedes no facilitarlos sin que ello impida el uso del servicio.

7. Tratamientos que requieren una mención específica

7.1 Geolocalización

La Plataforma utiliza datos de ubicación en supuestos acotados, puntuales o en primer plano, nunca en segundo plano:

• Seguimiento del proveedor durante el servicio: cuando un proveedor acepta una incidencia y se desplaza a la comunidad, puede compartir su ubicación en tiempo real para que el vecino vea su aproximación y trayecto. Solo se activa con el servicio en curso y mientras la app está en uso.
• Check-in del perito: el perito registra su ubicación al llegar al inmueble y al capturar las fotografías de la inspección, para acreditar su presencia (Art. 90 LOPDGDD), previa información expresa.
• Lectura de contadores: las lecturas del contador del gas pueden incorporar la coordenada del punto de lectura como evidencia.
• Búsqueda en el Marketplace: se utiliza la ubicación de los proveedores para ordenar los resultados por proximidad.

Estas funciones de ubicación están disponibles en la app móvil de FixrOS. La versión Android no solicita permisos de geolocalización ni de micrófono, por lo que las funciones que requieren GPS o grabación de voz están actualmente disponibles solo en la versión iOS.

7.2 Acceso biométrico

Cualquier usuario de la app puede activar, de forma voluntaria, el acceso biométrico como atajo de inicio de sesión: Face ID o Touch ID en iOS y la biometría del sistema en Android. La verificación se realiza íntegramente en tu dispositivo: el patrón biométrico permanece en el componente seguro del terminal (Secure Enclave en iOS, almacén de claves protegido por hardware en Android) y FixrOS no lo recibe, no lo almacena ni accede a él en ningún momento.

7.3 Inteligencia artificial

FixrOS utiliza tecnología de inteligencia artificial para asistir la gestión: clasificación de incidencias conforme a la Ley de Propiedad Horizontal, la Bandeja IA (análisis del correo entrante del buzón que el Administrador conecta voluntariamente), detección de duplicados de incidencias, agente FixrOS y apoyo a la redacción de comunicaciones. Son funciones de apoyo, con revisión humana y desactivables.

El proveedor especializado que presta el servicio de inteligencia artificial trata los datos como encargado, está obligado contractualmente a no utilizarlos para entrenar sus modelos y no conserva el contenido más allá de lo necesario para devolver el resultado. Conforme al Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de IA), se trata de sistemas de riesgo limitado con transparencia reforzada.

7.4 Grabación de juntas telemáticas

Cuando una junta se celebra de forma telemática, puede grabarse como soporte del acta y de los acuerdos adoptados. Se informa a los asistentes al inicio de la sesión; la grabación forma parte de la documentación de la comunidad y se conserva conforme a la Sección 8.

7.5 Categorías especiales de datos

FixrOS no solicita ni trata de forma intencionada categorías especiales de datos (Art. 9 RGPD). No obstante, datos de salud podrían aparecer de forma incidental en campos de texto libre, fotografías o documentos (por ejemplo, al describir lesiones derivadas de un siniestro). Te pedimos que no incorpores datos de salud ni otras categorías especiales salvo que sean estrictamente necesarios; cuando lo sean para tramitar un siniestro, el tratamiento se ampara en el Art. 9.2.f RGPD (formulación o defensa de reclamaciones) y se aplican garantías reforzadas.

7.6 Marketplace: perfiles públicos

El perfil profesional de los proveedores publicado en el Marketplace (nombre comercial, actividad, ubicación aproximada, valoraciones) es accesible públicamente e indexable por buscadores. El proveedor es informado de ello y puede solicitar la retirada de su perfil en cualquier momento.

7.7 Integraciones de calendario y de correo (Google, Microsoft e IMAP)

FixrOS permite al Administrador de fincas conectar de forma voluntaria su calendario y su buzón de correo para integrar la agenda de la comunidad (juntas, citas, vencimientos) y la gestión del correo entrante (la Bandeja IA descrita en la Sección 7.3). Estas integraciones se activan solo si el Administrador lo decide, mediante el protocolo de autorización OAuth del proveedor correspondiente o introduciendo las credenciales IMAP/SMTP de su cuenta. Pueden revocarse en cualquier momento desde los ajustes de la aplicación, desde el panel de cuentas de Google o de Microsoft, o escribiendo a privacidad@fixros.com.

Qué datos tratamos y con qué finalidad. Según la integración que el Administrador active:

• Google Calendar (permiso calendar.events): FixrOS crea, consulta y actualiza los eventos del calendario del Administrador para sincronizar la agenda de la comunidad (convocatorias de junta, citas con proveedores o peritos, vencimientos). Solo se acceden los eventos necesarios para esta sincronización.
• Correo de Gmail / Google Workspace (conexión por IMAP/SMTP con contraseña de aplicación, sin OAuth ni acceso a las APIs de Google): FixrOS lee el correo entrante del buzón que el Administrador conecta, para clasificarlo e incorporarlo a la Bandeja IA, y envía correos en su nombre cuando él lo solicita. Esta conexión emplea el protocolo estándar IMAP/SMTP con las credenciales que el Administrador facilita.
• Microsoft Outlook / Microsoft 365 (permisos de Microsoft Graph Mail.Read y Mail.Send): FixrOS lee el correo entrante del buzón conectado para la Bandeja IA y envía correos en su nombre cuando él lo solicita.
• Cuentas de correo conectadas por IMAP/SMTP (proveedores distintos de Google y Microsoft): FixrOS accede al buzón con las credenciales que el Administrador facilita, con la misma finalidad de lectura y envío.

Seguridad de las credenciales. Los tokens de acceso de Google y de Microsoft y las contraseñas IMAP/SMTP se almacenan cifrados con AES-256-GCM y solo se utilizan para prestar las funciones descritas. FixrOS no comparte estas credenciales con terceros salvo el encargado de inteligencia artificial estrictamente necesario para clasificar el correo (Sección 7.3), que no las conserva ni las usa para entrenar sus modelos.

Uso limitado de la información de las APIs de Google (Limited Use). El uso y la transferencia por parte de FixrOS de la información recibida de las APIs de Google se ajustará a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de la API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos sus requisitos de Uso Limitado (Limited Use). En consecuencia, la información obtenida a través de las APIs de Google:

• se utiliza únicamente para proporcionar o mejorar las funciones de FixrOS que el usuario ha activado y que le resultan visibles;
• no se transfiere a terceros salvo cuando sea necesario para prestar o mejorar dichas funciones, por motivos de seguridad, para cumplir la ley aplicable, o como parte de una fusión, adquisición o venta de activos previa notificación a los usuarios;
• no se utiliza ni se transfiere con fines publicitarios, incluida la publicidad personalizada o basada en intereses;
• no se vende a nadie; y
• no es leída por personas salvo que el usuario lo consienta expresamente, sea necesario por motivos de seguridad (por ejemplo, investigar un abuso), para cumplir la ley aplicable, o el tratamiento sea agregado y anonimizado para operaciones internas conforme a la normativa aplicable.

Uso limitado de la información de los servicios de Microsoft. De forma análoga, la información obtenida a través de Microsoft Graph y de los servicios de Microsoft (Outlook / Microsoft 365) se utiliza exclusivamente para proporcionar las funciones de calendario y de correo que el Administrador ha activado en FixrOS. FixrOS no utiliza dicha información con fines publicitarios, no la vende ni la cede a terceros con fines comerciales, y solo la trata para la finalidad descrita en este apartado.

8. ¿Durante cuánto tiempo conservamos los datos?

Conservamos los datos mientras se mantenga la relación con el usuario o con el Cliente y sigan siendo necesarios para la finalidad que justifica su tratamiento. Cuando dejan de serlo —o cuando ejerces tu derecho de supresión— se bloquean y se conservan únicamente a disposición de jueces, tribunales y autoridades competentes durante los plazos de prescripción legalmente aplicables, en particular los plazos mercantiles y fiscales, los de la Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal (juntas y acuerdos) y los de la Ley 50/1980 de Contrato de Seguro (siniestros). Transcurridos esos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan de forma segura e irreversible.

Las cuentas de usuario se anonimizan tras la baja, con un periodo de gracia de 30 días para revertir el borrado; las cuentas inactivas se suprimen tras un periodo prolongado sin uso.

9. ¿A quién comunicamos tus datos?

FixrOS no vende tus datos ni los cede a terceros con fines comerciales o publicitarios. Tus datos únicamente se comunican:

• A los proveedores tecnológicos que FixrOS necesita para prestar el servicio (alojamiento, procesamiento de pagos, mensajería en tiempo real, notificaciones push, correo y videoconferencia, asistencia mediante inteligencia artificial, cartografía, agregación bancaria y monitorización técnica). Actúan como encargados del tratamiento: tratan los datos únicamente siguiendo las instrucciones de FixrOS y están vinculados por un contrato conforme al Art. 28 RGPD. La relación nominativa y actualizada de estos encargados se facilita a los Clientes profesionales bajo solicitud, conforme al Contrato de Encargado de Tratamiento.
• A compañías aseguradoras, corredurías, peritos y proveedores de servicios, cuando es necesario para tramitar un siniestro o el servicio que contratas.
• A administraciones públicas, jueces y tribunales, cuando exista una obligación legal.

El proveedor de servicios de pago (Stripe) actúa como encargado respecto del procesamiento ordinario de los pagos y como responsable independiente respecto de los tratamientos que la normativa de servicios de pago le impone directamente —verificación de la identidad de los profesionales que cobran a través de la Plataforma y prevención del fraude y del blanqueo de capitales—, conforme a su propia política de privacidad (stripe.com/es/privacy).

FixrOS selecciona únicamente proveedores que ofrecen garantías suficientes del cumplimiento del RGPD. Para la analítica y la publicidad del sitio web corporativo se utilizan los servicios indicados en la Política de Cookies.

10. ¿Dónde se alojan los datos? Transferencias internacionales

Los datos tratados a través de la Plataforma se alojan en servidores ubicados en la Unión Europea. No obstante, algunos de los proveedores tecnológicos que FixrOS utiliza están establecidos fuera del Espacio Económico Europeo (principalmente en Estados Unidos y Reino Unido). En esos casos, las transferencias internacionales se realizan con las garantías adecuadas previstas en el RGPD —el EU-US Data Privacy Framework o las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea—, complementadas, cuando procede, con la correspondiente Evaluación de Transferencia (Transfer Impact Assessment, TIA) y medidas de seguridad adicionales. La identidad de los encargados situados fuera del EEE y el mecanismo de garantía aplicable a cada uno se facilitan a los Clientes profesionales bajo solicitud. Puedes solicitar información detallada sobre estas garantías en privacidad@fixros.com.

11. ¿Cómo protegemos tus datos?

FixrOS aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, conforme al Art. 32 RGPD: cifrado de las comunicaciones (TLS) y de los datos sensibles en reposo; control de acceso basado en roles y autenticación reforzada; aislamiento estricto de los datos de cada cliente y comunidad; almacenamiento cifrado de las credenciales y de los tokens en el dispositivo; registro de auditoría de las acciones administrativas; copias de seguridad cifradas; seudonimización de los usuarios en el chat; formación del personal y acuerdos de confidencialidad.

En caso de una violación de seguridad que suponga un riesgo para tus derechos, FixrOS la notificará a la AEPD en un plazo de 72 horas y, cuando proceda, también a los afectados (Arts. 33 y 34 RGPD).

12. ¿Cuáles son tus derechos?

Puedes ejercer en cualquier momento los derechos de acceso, rectificación, supresión («derecho al olvido»), oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar el consentimiento que hubieras prestado (sin efecto retroactivo) y no ser objeto de decisiones individuales automatizadas con efectos jurídicos.

Cómo ejercerlos: escribe a privacidad@fixros.com o a FixrOS, S.L., Calle Núñez de Balboa 120, 28006 Madrid, indicando el derecho que ejercitas y acompañando copia de un documento identificativo. También puedes gestionar y descargar tus datos desde los ajustes de la app o de los portales. Responderemos en el plazo máximo de un mes. Cuando FixrOS trate los datos como encargado por cuenta de un administrador o de una aseguradora, trasladará tu solicitud al responsable y te lo comunicará.

Si consideras que no hemos atendido correctamente tus derechos, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid — www.aepd.es.

13. Menores de edad

El uso de la app está reservado a personas mayores de 14 años (Art. 7 LOPDGDD); la contratación de servicios y los perfiles profesionales, a mayores de 18 años. La Plataforma puede tratar de forma incidental datos de menores que residan en una vivienda de la comunidad (por ejemplo, al asignar una vivienda o en el registro de visitas); en tal caso, la legitimación recae en sus progenitores o tutores y en el administrador como responsable. Si detectamos una cuenta creada por un menor de 14 años sin el consentimiento de sus progenitores o tutores, la eliminaremos.

14. Cookies

El sitio web corporativo fixros.com utiliza cookies técnicas, analíticas y de marketing; las dos últimas solo se activan si das tu consentimiento. El dashboard y los portales utilizan únicamente cookies técnicas de sesión, y la app móvil no utiliza cookies. Toda la información está en la Política de Cookies.

15. Cambios en esta Política

FixrOS puede actualizar esta Política para adaptarla a cambios normativos o del servicio. Si los cambios son sustanciales, te lo comunicaremos con antelación por email o desde la propia Plataforma. La versión vigente será siempre la publicada en fixros.com.

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FixrOS, S.L. (marca FixrOS) · CIF B88755780 · Calle Núñez de Balboa 120, 28006 Madrid · privacidad@fixros.com · fixros.com
Entrada en vigor: 1 de junio de 2026