Software de administración de fincas y gestión de alquileres, en un solo sistema.

En España es muy habitual que un despacho de administración de fincas acabe gestionando alquileres. El propietario que ya confía en ti para su comunidad te pide que le busques inquilino, que cobres la renta y que le liquides cada mes. Y al revés: el gestor de alquileres que tiene varios pisos en el mismo edificio termina administrando la comunidad.

El problema aparece cuando cada negocio vive en un programa distinto: el mismo propietario dado de alta dos veces, dos bancos que conciliar por separado, la avería del inquilino que hay que copiar a mano en la comunidad y un cliente que recibe correos de dos sistemas. FixrOS lo resuelve con módulos que comparten datos en lugar de programas que se pasan ficheros.

• Comunidades, para la administración de fincas: cuotas y derramas, contabilidad de cada comunidad, juntas y actas, incidencias de elementos comunes y portal del vecino. Si buscas un administrador o un software por ciudad, mira el software de administración de fincas.
• Patrimonio, para la gestión de alquileres: contratos, cobro de rentas por SEPA, actualización por IPC o IRAV, fianzas, impagos, liquidación a propietarios y borradores fiscales para revisar.
• Comercial, si además vendes o alquilas como agencia inmobiliaria: cartera, demandas con cruce automático, visitas, nota de encargo y arras con firma. El inquilino que encuentras pasa a Patrimonio sin volver a teclear sus datos.

Es justo donde se cruzan los dos negocios. Según el artículo 20.1 de la Ley de Arrendamientos Urbanos, las partes pueden pactar que los gastos generales del inmueble que no se puedan individualizar corran a cargo del inquilino. En un edificio en propiedad horizontal, son los que corresponden a la vivienda según su cuota de participación; en un edificio que no está en propiedad horizontal, los gastos de comunidad no se pueden imputar al inquilino. El pacto tiene que constar por escrito y fijar el importe anual de esos gastos a la fecha del contrato, y los tributos de la vivienda no pueden imponerse al inquilino salvo que él sea el obligado tributario.

Cuando administras la comunidad y gestionas el alquiler, tienes a mano la cuota de participación y el presupuesto anual de la comunidad para redactar ese pacto con cifras reales, y luego repercutir el gasto en el recibo del inquilino. Ten presente también el artículo 20.2: en el alquiler de vivienda, los gastos de gestión inmobiliaria y de formalización del contrato no pueden repercutirse al inquilino.

Si administras comunidades y gestionas aunque sea un puñado de alquileres, o al revés, probablemente ya pierdes tiempo duplicando datos. La mejor forma de comprobarlo es con tu propia cartera: en la demo cargamos un par de comunidades y algunos contratos y ves cómo queda cada cliente en un solo sistema.