La semana real de un administrador
Es lo que mide nuestro propio desglose del trabajo de un despacho. El teléfono no es un bloque más: es el que interrumpe a todos los demás.
Atiende el teléfono de tu despacho
Recepcionista IA para administradores de fincas
Reconoce el número, saluda al vecino por su nombre y sabe de qué comunidad y qué vivienda le habla. Abre la incidencia en tu dashboard, le da su número de expediente en la propia llamada y, si es una urgencia real, le pasa con el teléfono de guardia que toca.
- Identifica al vecino y su vivienda
- Cubre el horario que tú decidas
- Transcribe, no graba
Llamada en curso
00:14
Identificada Marta Ruiz · Sanchidrián 12 · Portal B, 3.º A
Vecina
Hay una fuga en el portal B, tercero A. Está cayendo al rellano.
FixrOS IA
Gracias, Marta. La registro como urgente con el número FIX-2481 y le paso ahora mismo con el fontanero de guardia.
En tu dashboard, al instante
FIX-2481 · Fuga de agua
Urgente
El lunes por la mañana no da para tanto
Un despacho no pierde el día en decisiones difíciles. Lo pierde en descolgar, apuntar en un papel, buscar de qué comunidad llamaban y volver a empezar cuando suena otra vez.
Lo que recupera un despacho con FixrOS
A la semana, sumando todo lo que deja de teclearse dos veces. Atender el teléfono es la parte más visible de esa cuenta.
La urgencia no mira el horario
Una fuga a las tres de la madrugada de un sábado es exactamente igual de urgente que un martes a las diez. Y hasta hoy alguien tenía que estar al otro lado.
Cinco llamadas de un lunes cualquiera
Sin menú de opciones ni «pulse uno». Escucha, sabe con quién habla y de qué comunidad, y hace lo que hay que hacer: abrir el expediente, pasar la urgencia a quien corresponde o dejar la consulta registrada.
Vecino
Buenas, soy del tercero B. Está cayendo agua del techo del garaje, junto a la plaza 14.
FixrOS IA
Gracias, Luis. La registro como urgente con el número FIX-2496 y le paso ahora mismo con el fontanero de guardia de su comunidad.
Urgencia de agua · Expediente abierto · Transferida al fontanero
Vecino
Mi madre se ha quedado encerrada en el ascensor del portal 2.
FixrOS IA
Es una urgencia. Queda registrada con el número FIX-2497 y le paso directamente con la empresa de ascensores de guardia.
Urgencia de ascensor · Transferida al ascensorista, no al fontanero
Vecino
El portal 2 lleva dos días sin luz en la escalera.
FixrOS IA
Esa incidencia ya estaba registrada con el número FIX-2470. Añado su aviso al mismo expediente para que conste que ustedes también la han notificado.
Sin expediente duplicado · El aviso se suma al que ya existía
Vecino
Quería saber cuándo se convoca la próxima junta.
FixrOS IA
Le dejo la consulta registrada con su nombre y su comunidad, y la administración se pone en contacto con usted. ¿Quiere añadir algo más?
Consulta registrada · Te llega por correo con cada llamada nueva
Vecino
Me han cobrado un recibo más alto este mes. ¿Cuánto debo exactamente?
FixrOS IA
Los importes y los datos de su cuenta no se los puedo dar por teléfono. Dejo su consulta registrada y la administración le llama para verlo con usted.
Nunca da importes ni deuda por teléfono · La administración devuelve la llamada
De la llamada a la incidencia, sin teclear nada
Aquí está la diferencia con un contestador inteligente: no entrega un resumen que alguien tiene que leer y pasar a mano. Trabaja dentro de tu dashboard, sobre tu cartera de comunidades.
-
1
Sabe quién llama
Cruza el número con tu cartera y, si consta, saluda al vecino por su nombre y le confirma su comunidad y su vivienda. Si el número no aparece, le pregunta primero por la comunidad y después por su nombre y apellidos, y le busca dentro de esa comunidad.
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2
Separa la urgencia real
Gas, incendio, ascensor con personas dentro, riesgo eléctrico, fuga grave o un problema de seguridad. Lo demás es una incidencia normal, que se abre igual pero no despierta a nadie.
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3
Transfiere a quien toca
Y no a un número genérico: al ascensorista si hay alguien encerrado, al fontanero de guardia si es una fuga, al contacto por defecto si esa comunidad no tiene uno para ese tipo. Si nadie contesta, el expediente urgente queda abierto igualmente.
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4
Te lo deja hecho
La incidencia queda abierta en tu dashboard con su número de expediente, su comunidad y su vivienda, y el vecino se ha ido de la llamada sabiendo ese número. Si otro vecino avisa de lo mismo, se suma al expediente en vez de duplicarlo. Y a ti te llega un correo con cada llamada nueva.
Qué puede y qué no puede decirle a un vecino
Es la primera pregunta que hace un administrador con criterio, y casi nadie la responde. Aquí están los límites por escrito, tal y como están puestos en el sistema.
Sí puede
- Identificar al vecino por su número y llamarle por su nombre.
- Abrir la incidencia y darle su número de expediente en la propia llamada.
- Detectar que esa avería ya estaba avisada y sumar el aviso al mismo expediente.
- Clasificar la urgencia y transferir al teléfono de guardia de ese tipo.
- Dejar registrada una consulta para que la administración la devuelva.
No puede
- Dar importes, recibos ni datos de deuda por teléfono, aunque se los pidan.
- Tomar un nombre dicho por teléfono como prueba de identidad: sin verificar, no salen datos personales.
- Dar información de otro propietario ni decir quién debe dinero a la comunidad.
- Interpretar la Ley de Propiedad Horizontal ni dar consejo jurídico.
- Aprobar un gasto, comprometer una derrama ni autorizar una obra.
Las llamadas no se graban. Se transcriben, y el vecino lo sabe desde el saludo, porque la propia asistente lo dice: «La conversación se transcribe para gestionar su solicitud.» Esa transcripción queda unida al expediente de la incidencia, con el mismo trato que el resto de la información de la comunidad.
Tres cosas y está funcionando
1
Tu cartera
Las comunidades y los propietarios que ya tienes en FixrOS. De ahí sale el reconocimiento del vecino: no hay nada que dar de alta aparte.
2
Tus teléfonos de guardia
Un contacto por tipo de urgencia en cada comunidad: ascensor, agua, gas, electricidad y seguridad. Y uno por defecto para todo lo demás.
3
Tu horario
Defines los días y las franjas en que abre tu oficina. Dentro contestas tú; fuera contesta ella, incluidas noches, fines de semana y festivos.
Lo que preguntan los despachos
¿Se graban las llamadas?
No. No se graba el audio: se transcribe la conversación para poder gestionar la solicitud y dejar constancia de lo que se pidió. El vecino lo sabe desde el saludo, porque la asistente lo dice en la primera frase, y la transcripción queda unida al expediente de la incidencia.
¿Cómo sabe con quién está hablando?
Cruza el número entrante con tu cartera de comunidades. Si el propietario consta, le saluda por su nombre y le confirma su comunidad y su vivienda. Si el número no aparece, le pide primero la comunidad y después el nombre y los apellidos, y le busca dentro de esa comunidad.
¿Y si no consigue identificar al vecino?
No insiste ni deja a nadie colgado: atiende la llamada con normalidad y abre el aviso igual, marcado como «sin verificar». Lo que no hace en ese caso es dar ningún dato personal, porque un nombre dicho por teléfono no acredita a nadie.
¿De verdad distingue una urgencia?
Clasifica seis tipos: gas, incendio, ascensor con personas dentro, riesgo eléctrico, agua y seguridad. Y no llama a un número genérico: transfiere al contacto de guardia de ese tipo en esa comunidad, que no es el mismo para un ascensor que para una fuga.
¿Qué pasa si el teléfono de guardia no contesta?
La asistente retoma la conversación, le dice al vecino que el aviso urgente ya está registrado con su número de expediente y que el servicio de guardia le devolverá la llamada. El expediente queda abierto y marcado como urgente en tu dashboard.
¿Puede decirle a un vecino cuánto debe?
No, y no es un olvido: está prohibido en su guion. Ni importes, ni recibos, ni situación de deuda por teléfono. Registra la consulta con el nombre y la comunidad, y la administración devuelve la llamada.
¿Qué pasa si tres vecinos avisan de lo mismo?
No se abren tres expedientes. La asistente reconoce que esa incidencia ya está registrada, le da al vecino el número que ya existe y suma su aviso al mismo expediente, para que conste que también lo ha notificado.
¿Los vecinos notan que hablan con una IA?
Habla con naturalidad, sin menús ni pausas raras, pero no juega al despiste: se presenta en el saludo como la asistente virtual de la administración. Preferimos que quede claro desde la primera frase.
¿Sustituye a mi secretaria?
Le quita las llamadas repetitivas, que son la mayoría, y las que entran con la oficina cerrada. Lo que llega a una persona llega ya escrito, identificado y con su expediente abierto, que es donde su criterio vale de verdad.
¿Funciona si mi despacho no usa FixrOS?
La recepcionista es parte del sistema, no un añadido: reconoce al vecino porque lee tu cartera, y abre la incidencia porque escribe en tu dashboard. Si vienes de otro programa, la migración es parte de la puesta en marcha.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántas comunidades administras y de qué parte del horario quieres cubrir, así que no tiene sentido dar un número suelto. En la demo lo calculamos contigo sobre tus cifras reales.
Deja de descolgar el lunes que viene
Te enseñamos la recepcionista funcionando con una comunidad tuya de verdad, no con un ejemplo de catálogo. Media hora y sales sabiendo si te encaja.