Reconhece o número, cumprimenta o condómino pelo nome e sabe de que condomínio e de que fração lhe falam. Abre a ocorrência no seu dashboard, dá-lhe o número do processo na própria chamada e, se for uma urgência real, passa-o para o telefone de serviço certo.
Um escritório não perde o dia em decisões difíceis. Perde-o a atender, a apontar num papel, a descobrir de que condomínio ligavam e a recomeçar quando toca outra vez.
É o que mede a nossa própria análise do trabalho de um escritório. O telefone não é mais um bloco: é o que interrompe todos os outros.
Por semana, somando tudo o que deixa de ser escrito duas vezes. Atender o telefone é a parte mais visível dessa conta.
Uma fuga às três da madrugada de sábado é exatamente tão urgente como uma terça-feira às dez. E até hoje alguém tinha de estar do outro lado.
Sem menu de opções nem «prima um». Escuta, sabe com quem fala e de que condomínio, e faz o que tem de ser feito: abrir o processo, passar a urgência a quem compete ou deixar a questão registada.
Boas, sou do terceiro B. Está a cair água do teto da garagem, junto ao lugar 14.
Obrigada, Luís. Registo como urgente com o número FIX-2496 e passo-o já ao canalizador de serviço do seu condomínio.
Urgência de água · Processo aberto · Transferida ao canalizador
A minha mãe ficou fechada no elevador da entrada 2.
É uma urgência. Fica registada com o número FIX-2497 e passo-o diretamente à empresa de elevadores de serviço.
Urgência de elevador · Transferida ao técnico de elevadores
A entrada 2 está há dois dias sem luz na escada.
Essa ocorrência já estava registada com o número FIX-2470. Junto o seu aviso ao mesmo processo para ficar registado que também a comunicou.
Sem processo duplicado · O aviso junta-se ao já existente
Queria saber quando é convocada a próxima assembleia.
Deixo a questão registada com o seu nome e o seu condomínio, e a administração entra em contacto consigo. Quer acrescentar mais alguma coisa?
Questão registada · Chega-lhe por email com cada chamada nova
Cobraram-me um valor mais alto este mês. Quanto devo exatamente?
Os valores e os dados da sua conta não lhos posso dar por telefone. Deixo a sua questão registada e a administração liga-lhe para ver isso consigo.
Nunca dá valores nem dívidas por telefone · A administração devolve a chamada
Aqui está a diferença para um atendedor inteligente: não entrega um resumo que alguém tem de ler e passar à mão. Trabalha dentro do seu dashboard, sobre a sua carteira de condomínios.
Cruza o número com a sua carteira e, se constar, cumprimenta o condómino pelo nome e confirma-lhe o condomínio e a fração. Se o número não aparecer, pergunta primeiro pelo condomínio e depois pelo nome completo, e procura-o dentro desse condomínio.
Gás, incêndio, elevador com pessoas dentro, risco elétrico, fuga grave ou um problema de segurança. O resto é uma ocorrência normal, que se abre na mesma mas não acorda ninguém.
E não para um número genérico: o técnico de elevadores se houver alguém fechado, o canalizador de serviço se for uma fuga, o contacto por omissão se esse condomínio não tiver um para esse tipo. Se ninguém atender, o processo urgente fica aberto na mesma.
A ocorrência fica aberta no seu dashboard com o número de processo, o condomínio e a fração, e o condómino desliga sabendo esse número. Se outro condómino comunicar o mesmo, junta-se ao processo em vez de o duplicar. E chega-lhe um email com cada chamada nova.
É a primeira pergunta que faz um administrador com critério. Aqui estão os limites por escrito, tal como estão definidos no sistema.
Tudo o que faz, fá-lo sobre a sua carteira e deixa rasto no processo da ocorrência.
As chamadas não são gravadas. São transcritas, e o condómino sabe-o desde o cumprimento, porque a própria assistente o diz: «A conversa é transcrita para gerir o seu pedido.» Essa transcrição fica ligada ao processo, com o mesmo tratamento do resto da informação do condomínio.
Os condomínios e os condóminos que já tem no FixrOS. É daí que vem o reconhecimento do condómino: não há nada para registar à parte.
Um contacto por tipo de urgência em cada condomínio: elevador, água, gás, eletricidade e segurança. E um por omissão para o resto.
Define os dias e as faixas em que o seu escritório está aberto. Dentro atende você; fora atende ela, incluindo noites, fins de semana e feriados.
Não. O áudio não é gravado: a conversa é transcrita para gerir o pedido e deixar registo do que foi pedido. O condómino sabe-o desde o cumprimento, porque a assistente o diz na primeira frase, e a transcrição fica ligada ao processo.
Cruza o número recebido com a sua carteira de condomínios. Se o condómino constar, cumprimenta-o pelo nome e confirma-lhe o condomínio e a fração. Se o número não aparecer, pede primeiro o condomínio e depois o nome e os apelidos, e procura-o dentro desse condomínio.
Não insiste nem deixa ninguém pendurado: atende a chamada normalmente e abre o aviso na mesma, marcado como «sem verificar». O que não faz nesse caso é dar qualquer dado pessoal, porque um nome dito ao telefone não acredita ninguém.
Classifica seis tipos: gás, incêndio, elevador com pessoas dentro, risco elétrico, água e segurança. E não liga para um número genérico: transfere para o contacto de serviço desse tipo nesse condomínio, que não é o mesmo para um elevador e para uma fuga.
A assistente retoma a conversa, diz ao condómino que o aviso urgente já está registado com o número de processo e que o serviço de piquete lhe devolverá a chamada. O processo fica aberto e marcado como urgente no seu dashboard.
Não, e não é um esquecimento: está proibido no seu guião. Nem valores, nem recibos, nem situação de dívida por telefone. Regista a questão com o nome e o condomínio, e a administração devolve a chamada.
Não se abrem três processos. A assistente reconhece que essa ocorrência já está registada, dá ao condómino o número que já existe e junta o seu aviso ao mesmo processo, para ficar registado que também a comunicou.
Fala com naturalidade, sem menus nem pausas estranhas, mas não anda a disfarçar: apresenta-se no cumprimento como a assistente virtual da administração. Preferimos que fique claro desde a primeira frase.
Tira-lhe as chamadas repetitivas, que são a maioria, e as que entram com o escritório fechado. O que chega a uma pessoa chega já escrito, identificado e com o processo aberto, que é onde o seu critério vale mesmo.
A rececionista faz parte do sistema, não é um acrescento: reconhece o condómino porque lê a sua carteira, e abre a ocorrência porque escreve no seu dashboard. Se vem de outro programa, a migração faz parte do arranque.
Depende de quantos condomínios administra e de que parte do horário quer cobrir, por isso não faz sentido dar um número solto. Na demo calculamo-lo consigo sobre os seus números reais.
Mostramos-lhe a rececionista a funcionar com um condomínio seu a sério, não com um exemplo de catálogo. Meia hora e sai a saber se lhe encaixa.
Um sistema operativo. 6 apps.
