Atende o telefone do seu escritório

Rececionista IA para administradores de condomínios

Reconhece o número, cumprimenta o condómino pelo nome e sabe de que condomínio e de que fração lhe falam. Abre a ocorrência no seu dashboard, dá-lhe o número do processo na própria chamada e, se for uma urgência real, passa-o para o telefone de serviço certo.

Pedir uma demo gratuita Ver cinco chamadas reais
  • Identifica o condómino e a sua fração
  • Cobre o horário que decidir
  • Transcreve, não grava

A segunda-feira de manhã não dá para tanto

Um escritório não perde o dia em decisões difíceis. Perde-o a atender, a apontar num papel, a descobrir de que condomínio ligavam e a recomeçar quando toca outra vez.

45 h

A semana real de um administrador

É o que mede a nossa própria análise do trabalho de um escritório. O telefone não é mais um bloco: é o que interrompe todos os outros.

15-20 h

O que um escritório recupera com o FixrOS

Por semana, somando tudo o que deixa de ser escrito duas vezes. Atender o telefone é a parte mais visível dessa conta.

24/7

A urgência não olha ao horário

Uma fuga às três da madrugada de sábado é exatamente tão urgente como uma terça-feira às dez. E até hoje alguém tinha de estar do outro lado.

Cinco chamadas de uma segunda-feira qualquer

Sem menu de opções nem «prima um». Escuta, sabe com quem fala e de que condomínio, e faz o que tem de ser feito: abrir o processo, passar a urgência a quem compete ou deixar a questão registada.

Condómino

Boas, sou do terceiro B. Está a cair água do teto da garagem, junto ao lugar 14.

FixrOS IA

Obrigada, Luís. Registo como urgente com o número FIX-2496 e passo-o já ao canalizador de serviço do seu condomínio.

Urgência de água · Processo aberto · Transferida ao canalizador

Da chamada à ocorrência, sem escrever nada

Aqui está a diferença para um atendedor inteligente: não entrega um resumo que alguém tem de ler e passar à mão. Trabalha dentro do seu dashboard, sobre a sua carteira de condomínios.

  1. 1

    Sabe quem liga

    Cruza o número com a sua carteira e, se constar, cumprimenta o condómino pelo nome e confirma-lhe o condomínio e a fração. Se o número não aparecer, pergunta primeiro pelo condomínio e depois pelo nome completo, e procura-o dentro desse condomínio.

  2. 2

    Separa a urgência real

    Gás, incêndio, elevador com pessoas dentro, risco elétrico, fuga grave ou um problema de segurança. O resto é uma ocorrência normal, que se abre na mesma mas não acorda ninguém.

  3. 3

    Transfere a quem compete

    E não para um número genérico: o técnico de elevadores se houver alguém fechado, o canalizador de serviço se for uma fuga, o contacto por omissão se esse condomínio não tiver um para esse tipo. Se ninguém atender, o processo urgente fica aberto na mesma.

  4. 4

    Deixa-lhe o trabalho feito

    A ocorrência fica aberta no seu dashboard com o número de processo, o condomínio e a fração, e o condómino desligou sabendo esse número. Se outro condómino comunicar o mesmo, junta-se ao processo em vez de o duplicar. E chega-lhe um email com cada chamada nova.

O que pode e o que não pode dizer a um condómino

É a primeira pergunta que faz um administrador com critério, e quase ninguém a responde. Aqui estão os limites por escrito, tal como estão definidos no sistema.

Pode
  • Identificar o condómino pelo número e tratá-lo pelo nome.
  • Abrir a ocorrência e dar-lhe o número de processo na própria chamada.
  • Detetar que essa avaria já tinha sido comunicada e juntar o aviso ao mesmo processo.
  • Classificar a urgência e transferir para o telefone de serviço desse tipo.
  • Deixar registada uma questão para a administração a devolver.
Não pode
  • Dar valores, recibos nem dados de dívida por telefone, mesmo que os peçam.
  • Tomar um nome dito ao telefone como prova de identidade: sem verificar, não saem dados pessoais.
  • Dar informação de outro condómino nem dizer quem deve dinheiro ao condomínio.
  • Interpretar a lei da propriedade horizontal nem dar aconselhamento jurídico.
  • Aprovar uma despesa, comprometer uma quota extraordinária nem autorizar obras.

As chamadas não são gravadas. São transcritas, e o condómino sabe-o desde o cumprimento, porque a própria assistente o diz: «A conversa é transcrita para gerir o seu pedido.» Essa transcrição fica ligada ao processo da ocorrência, com o mesmo tratamento do resto da informação do condomínio.

Três coisas e está a funcionar

1

A sua carteira

Os condomínios e os condóminos que já tem no FixrOS. É daí que vem o reconhecimento do condómino: não há nada para registar à parte.

2

Os seus telefones de serviço

Um contacto por tipo de urgência em cada condomínio: elevador, água, gás, eletricidade e segurança. E um por omissão para o resto.

3

O seu horário

Define os dias e as faixas em que o seu escritório está aberto. Dentro atende você; fora atende ela, incluindo noites, fins de semana e feriados.

O que perguntam os escritórios

As chamadas são gravadas?

Não. O áudio não é gravado: a conversa é transcrita para gerir o pedido e deixar registo do que foi pedido. O condómino sabe-o desde o cumprimento, porque a assistente o diz na primeira frase, e a transcrição fica ligada ao processo.

Como sabe com quem está a falar?

Cruza o número recebido com a sua carteira de condomínios. Se o condómino constar, cumprimenta-o pelo nome e confirma-lhe o condomínio e a fração. Se o número não aparecer, pede primeiro o condomínio e depois o nome e os apelidos, e procura-o dentro desse condomínio.

E se não conseguir identificar o condómino?

Não insiste nem deixa ninguém pendurado: atende a chamada normalmente e abre o aviso na mesma, marcado como «sem verificar». O que não faz nesse caso é dar qualquer dado pessoal, porque um nome dito ao telefone não acredita ninguém.

Distingue mesmo uma urgência?

Classifica seis tipos: gás, incêndio, elevador com pessoas dentro, risco elétrico, água e segurança. E não liga para um número genérico: transfere para o contacto de serviço desse tipo nesse condomínio, que não é o mesmo para um elevador e para uma fuga.

O que acontece se o telefone de serviço não atender?

A assistente retoma a conversa, diz ao condómino que o aviso urgente já está registado com o número de processo e que o serviço de serviço lhe devolverá a chamada. O processo fica aberto e marcado como urgente no seu dashboard.

Pode dizer a um condómino quanto deve?

Não, e não é um esquecimento: está proibido no seu guião. Nem valores, nem recibos, nem situação de dívida por telefone. Regista a questão com o nome e o condomínio, e a administração devolve a chamada.

O que acontece se três condóminos comunicarem o mesmo?

Não se abrem três processos. A assistente reconhece que essa ocorrência já está registada, dá ao condómino o número que já existe e junta o seu aviso ao mesmo processo, para ficar registado que também a comunicou.

Os condóminos notam que falam com uma IA?

Fala com naturalidade, sem menus nem pausas estranhas, mas não anda a disfarçar: apresenta-se no cumprimento como a assistente virtual da administração. Preferimos que fique claro desde a primeira frase.

Substitui a minha secretária?

Tira-lhe as chamadas repetitivas, que são a maioria, e as que entram com o escritório fechado. O que chega a uma pessoa chega já escrito, identificado e com o processo aberto, que é onde o seu critério vale mesmo.

Funciona se o meu escritório não usar o FixrOS?

A rececionista faz parte do sistema, não é um acrescento: reconhece o condómino porque lê a sua carteira, e abre a ocorrência porque escreve no seu dashboard. Se vem de outro programa, a migração faz parte do arranque.

Quanto custa?

Depende de quantos condomínios administra e de que parte do horário quer cobrir, por isso não faz sentido dar um número solto. Na demo calculamo-lo consigo sobre os seus números reais.

Deixe de atender já na próxima segunda

Mostramos-lhe a rececionista a funcionar com um condomínio seu a sério, não com um exemplo de catálogo. Meia hora e sai a saber se lhe encaixa.

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