Atén el telèfon del teu despatx

Recepcionista IA per a administradors de finques

Reconeix el número, saluda el veí pel seu nom i sap de quina comunitat i quin habitatge li parlen. Obre la incidència al teu dashboard, li dona el número d'expedient a la mateixa trucada i, si és una urgència real, el passa amb el telèfon de guàrdia que toca.

Demanar una demo gratuïta Veure cinc trucades reals
  • Identifica el veí i el seu habitatge
  • Cobreix l'horari que tu decideixis
  • Transcriu, no grava

El dilluns al matí no dona per a tant

Un despatx no perd el dia en decisions difícils. El perd despenjant, apuntant en un paper, buscant de quina comunitat trucaven i tornant a començar quan sona un altre cop.

45 h

La setmana real d'un administrador

És el que mesura el nostre propi desglossament de la feina d'un despatx. El telèfon no és un bloc més: és el que interromp tots els altres.

15-20 h

El que recupera un despatx amb FixrOS

A la setmana, sumant tot allò que deixa de teclejar-se dues vegades. Atendre el telèfon és la part més visible d'aquest compte.

24/7

La urgència no mira l'horari

Una fuita a les tres de la matinada d'un dissabte és exactament igual d'urgent que un dimarts a les deu. I fins avui algú havia de ser a l'altra banda.

Cinc trucades d'un dilluns qualsevol

Sense menú d'opcions ni «premi u». Escolta, sap amb qui parla i de quina comunitat, i fa el que cal fer: obrir l'expedient, passar la urgència a qui correspon o deixar la consulta registrada.

Veí

Bones, sóc del tercer B. Està caient aigua del sostre del garatge, al costat de la plaça 14.

FixrOS IA

Gràcies, Lluís. La registro com a urgent amb el número FIX-2496 i li passo ara mateix amb el lampista de guàrdia de la seva comunitat.

Urgència d'aigua · Expedient obert · Transferida al lampista

De la trucada a la incidència, sense teclejar res

Aquí hi ha la diferència amb un contestador intel·ligent: no lliura un resum que algú ha de llegir i passar a mà. Treballa dins del teu dashboard, sobre la teva cartera de comunitats.

  1. 1

    Sap qui truca

    Creua el número amb la teva cartera i, si hi consta, saluda el veí pel seu nom i li confirma la comunitat i l'habitatge. Si el número no hi apareix, li pregunta primer per la comunitat i després pel nom i cognoms, i el busca dins d'aquella comunitat.

  2. 2

    Separa la urgència real

    Gas, incendi, ascensor amb persones a dins, risc elèctric, fuita greu o un problema de seguretat. La resta és una incidència normal, que s'obre igual però no desperta ningú.

  3. 3

    Transfereix a qui toca

    I no a un número genèric: a l'ascensorista si hi ha algú tancat, al lampista de guàrdia si és una fuita, al contacte per defecte si aquella comunitat no en té un per a aquell tipus. Si ningú contesta, l'expedient urgent queda obert igualment.

  4. 4

    T'ho deixa fet

    La incidència queda oberta al teu dashboard amb el seu número d'expedient, la seva comunitat i el seu habitatge, i el veí ha penjat sabent aquest número. Si un altre veí avisa del mateix, se suma a l'expedient en comptes de duplicar-lo. I a tu t'arriba un correu amb cada trucada nova.

Què pot i què no pot dir-li a un veí

És la primera pregunta que fa un administrador amb criteri, i gairebé ningú la respon. Aquí hi ha els límits per escrit, tal com estan posats al sistema.

Sí que pot
  • Identificar el veí pel seu número i dir-li pel seu nom.
  • Obrir la incidència i donar-li el número d'expedient a la mateixa trucada.
  • Detectar que aquella avaria ja estava avisada i sumar l'avís al mateix expedient.
  • Classificar la urgència i transferir al telèfon de guàrdia d'aquell tipus.
  • Deixar registrada una consulta perquè l'administració la torni.
No pot
  • Donar imports, rebuts ni dades de deute per telèfon, encara que els demanin.
  • Prendre un nom dit per telèfon com a prova d'identitat: sense verificar, no surten dades personals.
  • Donar informació d'un altre propietari ni dir qui deu diners a la comunitat.
  • Interpretar la Llei de Propietat Horitzontal ni donar consell jurídic.
  • Aprovar una despesa, comprometre una derrama ni autoritzar una obra.

Les trucades no es graven. Es transcriuen, i el veí ho sap des de la salutació, perquè la mateixa assistent ho diu: «La conversa es transcriu per gestionar la seva sol·licitud.» Aquesta transcripció queda unida a l'expedient de la incidència, amb el mateix tracte que la resta de la informació de la comunitat.

Tres coses i està funcionant

1

La teva cartera

Les comunitats i els propietaris que ja tens a FixrOS. D'allà surt el reconeixement del veí: no hi ha res a donar d'alta a banda.

2

Els teus telèfons de guàrdia

Un contacte per tipus d'urgència a cada comunitat: ascensor, aigua, gas, electricitat i seguretat. I un per defecte per a la resta.

3

El teu horari

Defineixes els dies i les franges en què obre la teva oficina. A dins contestes tu; a fora contesta ella, incloses nits, caps de setmana i festius.

El que pregunten els despatxos

Es graven les trucades?

No. No es grava l'àudio: es transcriu la conversa per poder gestionar la sol·licitud i deixar constància del que es va demanar. El veí ho sap des de la salutació, perquè l'assistent ho diu a la primera frase, i la transcripció queda unida a l'expedient.

Com sap amb qui està parlant?

Creua el número entrant amb la teva cartera de comunitats. Si el propietari hi consta, el saluda pel seu nom i li confirma la comunitat i l'habitatge. Si el número no hi apareix, li demana primer la comunitat i després el nom i els cognoms, i el busca dins d'aquella comunitat.

I si no aconsegueix identificar el veí?

No insisteix ni deixa ningú penjat: atén la trucada amb normalitat i obre l'avís igual, marcat com a «sense verificar». El que no fa en aquest cas és donar cap dada personal, perquè un nom dit per telèfon no acredita ningú.

De debò distingeix una urgència?

Classifica sis tipus: gas, incendi, ascensor amb persones a dins, risc elèctric, aigua i seguretat. I no truca a un número genèric: transfereix al contacte de guàrdia d'aquell tipus en aquella comunitat, que no és el mateix per a un ascensor que per a una fuita.

Què passa si el telèfon de guàrdia no contesta?

L'assistent reprèn la conversa, diu al veí que l'avís urgent ja està registrat amb el seu número d'expedient i que el servei de guàrdia li tornarà la trucada. L'expedient queda obert i marcat com a urgent al teu dashboard.

Pot dir-li a un veí quant deu?

No, i no és un oblit: està prohibit al seu guió. Ni imports, ni rebuts, ni situació de deute per telèfon. Registra la consulta amb el nom i la comunitat, i l'administració torna la trucada.

Què passa si tres veïns avisen del mateix?

No s'obren tres expedients. L'assistent reconeix que aquella incidència ja està registrada, dona al veí el número que ja existeix i suma el seu avís al mateix expedient, perquè consti que també ho ha notificat.

Els veïns noten que parlen amb una IA?

Parla amb naturalitat, sense menús ni pauses estranyes, però no juga a despistar: es presenta a la salutació com l'assistent virtual de l'administració. Preferim que quedi clar des de la primera frase.

Substitueix la meva secretària?

Li treu les trucades repetitives, que són la majoria, i les que entren amb l'oficina tancada. El que arriba a una persona arriba ja escrit, identificat i amb el seu expedient obert, que és on el seu criteri val de debò.

Funciona si el meu despatx no fa servir FixrOS?

La recepcionista és part del sistema, no un afegit: reconeix el veí perquè llegeix la teva cartera, i obre la incidència perquè escriu al teu dashboard. Si véns d'un altre programa, la migració forma part de la posada en marxa.

Quant costa?

Depèn de quantes comunitats administres i de quina part de l'horari vols cobrir, així que no té sentit donar un número solt. A la demo ho calculem amb tu sobre les teves xifres reals.

Deixa de despenjar el dilluns que ve

T'ensenyem la recepcionista funcionant amb una comunitat teva de debò, no amb un exemple de catàleg. Mitja hora i surts sabent si t'encaixa.

Demanar una demo gratuïta Veure tota la IA de FixrOS