Reconeix el número, saluda el veí pel seu nom i sap de quina comunitat i quin habitatge li parlen. Obre la incidència al teu dashboard, li dona el número d'expedient a la mateixa trucada i, si és una urgència real, el passa amb el telèfon de guàrdia que toca.
Un despatx no perd el dia en decisions difícils. El perd despenjant, apuntant en un paper, buscant de quina comunitat trucaven i tornant a començar quan sona un altre cop.
És el que mesura el nostre propi desglossament de la feina d'un despatx. El telèfon no és un bloc més: és el que interromp tots els altres.
A la setmana, sumant tot allò que deixa de teclejar-se dues vegades. Atendre el telèfon és la part més visible d'aquest compte.
Una fuita a les tres de la matinada d'un dissabte és exactament igual d'urgent que un dimarts a les deu. I fins avui algú havia de ser a l'altra banda.
Sense menú d'opcions ni «premi u». Escolta, sap amb qui parla i de quina comunitat, i fa el que cal fer: obrir l'expedient, passar la urgència a qui correspon o deixar la consulta registrada.
Bones, sóc del tercer B. Està caient aigua del sostre del garatge, al costat de la plaça 14.
Gràcies, Lluís. La registro com a urgent amb el número FIX-2496 i li passo ara mateix amb el lampista de guàrdia de la seva comunitat.
Urgència d'aigua · Expedient obert · Transferida al lampista
La meva mare s'ha quedat tancada a l'ascensor de l'escala 2.
És una urgència. Queda registrada amb el número FIX-2497 i li passo directament amb l'empresa d'ascensors de guàrdia.
Urgència d'ascensor · Transferida a l'ascensorista, no al lampista
L'escala 2 fa dos dies que està sense llum.
Aquesta incidència ja estava registrada amb el número FIX-2470. Afegeixo el seu avís al mateix expedient perquè consti que vostès també l'han notificat.
Sense expedient duplicat · L'avís se suma al que ja existia
Volia saber quan es convoca la propera junta.
Li deixo la consulta registrada amb el seu nom i la seva comunitat, i l'administració es posa en contacte amb vostè. Vol afegir res més?
Consulta registrada · T'arriba per correu amb cada trucada nova
M'han cobrat un rebut més alt aquest mes. Quant dec exactament?
Els imports i les dades del seu compte no els hi puc donar per telèfon. Deixo la seva consulta registrada i l'administració el truca per veure-ho amb vostè.
Mai dona imports ni deute per telèfon · L'administració torna la trucada
Aquí hi ha la diferència amb un contestador intel·ligent: no lliura un resum que algú ha de llegir i passar a mà. Treballa dins del teu dashboard, sobre la teva cartera de comunitats.
Creua el número amb la teva cartera i, si hi consta, saluda el veí pel seu nom i li confirma la comunitat i l'habitatge. Si el número no hi apareix, li pregunta primer per la comunitat i després pel nom i cognoms, i el busca dins d'aquella comunitat.
Gas, incendi, ascensor amb persones a dins, risc elèctric, fuita greu o un problema de seguretat. La resta és una incidència normal, que s'obre igual però no desperta ningú.
I no a un número genèric: a l'ascensorista si hi ha algú tancat, al lampista de guàrdia si és una fuita, al contacte per defecte si aquella comunitat no en té un per a aquell tipus. Si ningú contesta, l'expedient urgent queda obert igualment.
La incidència queda oberta al teu dashboard amb el seu número d'expedient, la seva comunitat i el seu habitatge, i el veí penja sabent aquest número. Si un altre veí avisa del mateix, se suma a l'expedient en comptes de duplicar-lo. I a tu t'arriba un correu amb cada trucada nova.
És la primera pregunta que fa un administrador amb criteri. Aquí hi ha els límits per escrit, tal com estan posats al sistema.
Tot el que fa ho fa sobre la teva cartera i deixa rastre a l'expedient de la incidència.
Les trucades no es graven. Es transcriuen, i el veí ho sap des de la salutació, perquè la mateixa assistent ho diu: «La conversa es transcriu per gestionar la seva sol·licitud.» Aquesta transcripció queda unida a l'expedient, amb el mateix tracte que la resta de la informació de la comunitat.
Les comunitats i els propietaris que ja tens a FixrOS. D'allà surt el reconeixement del veí: no hi ha res a donar d'alta a banda.
Un contacte per tipus d'urgència a cada comunitat: ascensor, aigua, gas, electricitat i seguretat. I un per defecte per a la resta.
Defineixes els dies i les franges en què obre la teva oficina. A dins contestes tu; a fora contesta ella, incloses nits, caps de setmana i festius.
No. No es grava l'àudio: es transcriu la conversa per poder gestionar la sol·licitud i deixar constància del que es va demanar. El veí ho sap des de la salutació, perquè l'assistent ho diu a la primera frase, i la transcripció queda unida a l'expedient.
Creua el número entrant amb la teva cartera de comunitats. Si el propietari hi consta, el saluda pel seu nom i li confirma la comunitat i l'habitatge. Si el número no hi apareix, li demana primer la comunitat i després el nom i els cognoms, i el busca dins d'aquella comunitat.
No insisteix ni deixa ningú penjat: atén la trucada amb normalitat i obre l'avís igual, marcat com a «sense verificar». El que no fa en aquest cas és donar cap dada personal, perquè un nom dit per telèfon no acredita ningú.
Classifica sis tipus: gas, incendi, ascensor amb persones a dins, risc elèctric, aigua i seguretat. I no truca a un número genèric: transfereix al contacte de guàrdia d'aquell tipus en aquella comunitat, que no és el mateix per a un ascensor que per a una fuita.
L'assistent reprèn la conversa, diu al veí que l'avís urgent ja està registrat amb el seu número d'expedient i que el servei de guàrdia li tornarà la trucada. L'expedient queda obert i marcat com a urgent al teu dashboard.
No, i no és un oblit: està prohibit al seu guió. Ni imports, ni rebuts, ni situació de deute per telèfon. Registra la consulta amb el nom i la comunitat, i l'administració torna la trucada.
No s'obren tres expedients. L'assistent reconeix que aquella incidència ja està registrada, dona al veí el número que ja existeix i suma el seu avís al mateix expedient, perquè consti que també ho ha notificat.
Parla amb naturalitat, sense menús ni pauses estranyes, però no juga a despistar: es presenta a la salutació com l'assistent virtual de l'administració. Preferim que quedi clar des de la primera frase.
Li treu les trucades repetitives, que són la majoria, i les que entren amb l'oficina tancada. El que arriba a una persona arriba ja escrit, identificat i amb el seu expedient obert, que és on el seu criteri val de debò.
La recepcionista és part del sistema, no un afegit: reconeix el veí perquè llegeix la teva cartera, i obre la incidència perquè escriu al teu dashboard. Si véns d'un altre programa, la migració forma part de la posada en marxa.
Depèn de quantes comunitats administres i de quina part de l'horari vols cobrir, així que no té sentit donar un número solt. A la demo ho calculem amb tu sobre les teves xifres reals.
T'ensenyem la recepcionista funcionant amb una comunitat teva de debò, no amb un exemple de catàleg. Mitja hora i surts sabent si t'encaixa.
Un sistema operatiu. 6 apps.
