El acta de la junta de propietarios es el documento que da fe de los acuerdos adoptados. Sin un acta correctamente redactada, los acuerdos pueden ser impugnados o carecer de efectos legales. Sin embargo, muchos administradores, especialmente los que se inician en el sector, tienen dudas sobre qué debe incluir y cómo redactarla correctamente.
¿Qué es el acta de una junta de propietarios?
El acta es el documento oficial que recoge el desarrollo de una junta de propietarios: quién asistió, qué se debatió y qué se acordó. Tiene valor probatorio ante terceros y ante los tribunales, y es el punto de partida para ejecutar cualquier acuerdo de la comunidad.
La obligación de levantar acta de cada junta está regulada en el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH).
¿Qué debe incluir obligatoriamente?
Según el artículo 19 de la LPH, el acta debe contener:
- La fecha y el lugar de celebración
- El autor de la convocatoria
- Su carácter ordinario o extraordinario
- Primera o segunda convocatoria
- Relación de todos los asistentes y propietarios representados, con su respectiva cuota de participación
- El orden del día de la reunión
- Los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, y los nombres de quienes se opusieron o se abstuvieron
Además, el acta debe cerrarse con las firmas del presidente y del secretario. Sin estas firmas, el acta no tiene validez formal.
Errores frecuentes que invalidan un acta
1. No especificar el quórum
Para cada acuerdo adoptado, el acta debe reflejar que se alcanzó el quórum necesario según el tipo de acuerdo (mayoría simple, mayoría de 3/5, unanimidad…). Si no queda claro, el acuerdo puede impugnarse.
2. Redacción ambigua de los acuerdos
Se aprobó contratar a alguien para arreglar el ascensor no es válido. Lo correcto es: Se aprueba por mayoría simple contratar el mantenimiento preventivo del ascensor con la empresa X por un importe de Y euros anuales, con cargo al fondo de reserva de la comunidad.
3. Omitir los votos en contra
El art. 19.2 LPH exige que el acta recoja los acuerdos con el sentido del voto de cada propietario. Importa porque el art. 18.2 LPH sólo legitima para impugnar a quienes salvaron su voto en la junta, a los ausentes por cualquier causa y a los indebidamente privados del derecho de voto. Si el acta no deja constancia de quién se opuso, esos propietarios no pueden acreditar su legitimación.
4. No incluir a los propietarios morosos
Los propietarios con cuotas pendientes asisten a la junta pero no votan. Deben aparecer en el acta como asistentes sin derecho a voto, no simplemente omitirse.
5. Firmar fuera de plazo
El art. 19.3 LPH exige cerrar el acta con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Ese plazo es para cerrarla, no para remitirla. Pasado el plazo el acta sigue siendo válida, pero se debilita la posición de la comunidad si el acuerdo acaba impugnado.
¿Cuánto tiempo hay para enviarla a los propietarios?
La LPH no establece un plazo específico para remitir el acta a todos los propietarios, pero la práctica habitual, y recomendable, es enviarla en los 10 días siguientes a su firma. Los propietarios tienen derecho a recibir una copia.
En comunidades digitalizadas, la plataforma puede enviarla automáticamente a todos los propietarios en cuanto el administrador la firma, con confirmación de entrega.
Modelo de acta de junta de propietarios en Word y PDF
Puedes descargar la plantilla completa en Word (.docx) editable, para rellenarla y adaptarla a tu comunidad sin reescribir nada, o en PDF si prefieres imprimirla y completarla a mano el día de la junta. Las dos incluyen los apartados que exige el art. 19.2 LPH, la tabla de asistentes con coeficientes, el bloque de votación por punto del orden del día y el pie de firmas.
Este es el esqueleto que encontrarás dentro:
ACTA DE LA JUNTA [ORDINARIA / EXTRAORDINARIA] DE PROPIETARIOS DE LA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS [NOMBRE O DIRECCIÓN] En [ciudad], a [día] de [mes] de [año], siendo las [hora], se reúnen en [lugar / plataforma telemática], en [primera / segunda] convocatoria, los propietarios de la Comunidad de Propietarios sita en [dirección completa]. ASISTENTES: [Nombre] - Piso/Local [X] - Cuota: X,XX% - [Presente / Representado por ___] [...] Propietarios sin derecho a voto (cuotas pendientes): [Nombre] - Piso/Local [X] TOTAL CUOTAS REPRESENTADAS: XX,XX% ORDEN DEL DÍA: 1. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR [Texto del acuerdo. Votos a favor: X (XX,XX%). Votos en contra: X. Abstenciones: X.] 2. [PUNTO DEL ORDEN DEL DÍA] [Texto del acuerdo. Votos a favor: X (XX,XX%). Votos en contra: X ([Nombre]). Abstenciones: X.] [...] No habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las [hora]. El Secretario-Administrador El Presidente [Nombre y firma] [Nombre y firma]
Modelos según el tipo de acuerdo
La estructura del acta es siempre la misma, pero hay cuatro acuerdos que se redactan mal con mucha frecuencia porque exigen dejar constancia de datos concretos. Sobre la plantilla anterior, esto es lo que no puede faltar en cada caso.
Acta de cambio de presidente
El presidente se nombra de entre los propietarios mediante elección y, subsidiariamente, por turno rotatorio o sorteo (art. 13.2 LPH). El acta debe recoger el sistema empleado, el nombre y la vivienda de la persona designada, la fecha de efecto y el cese del anterior. Si el cargo sale por sorteo o turno, conviene hacerlo constar expresamente: el designado dispone de un mes para pedir el relevo judicial alegando sus motivos, y ese plazo se cuenta desde el acuerdo. Salvo que los estatutos digan otra cosa, el nombramiento dura un año (art. 13.7 LPH).
Acta de aprobación o modificación de estatutos
Es el acuerdo más delicado de todos. Cualquier aprobación o modificación de las reglas del título constitutivo o de los estatutos que no esté expresamente regulada en otro apartado del art. 17 exige unanimidad del total de propietarios que representen además el total de las cuotas de participación (art. 17.6 LPH). En el acta debe constar el texto íntegro de la regla que se aprueba o se modifica (no basta con remitirse a un anexo sin transcribirlo) y el resultado nominal de la votación, propietario por propietario.
Acta de aprobación de cuentas y presupuesto
Debe distinguir dos acuerdos separados, aunque se voten seguidos: la aprobación de las cuentas del ejercicio cerrado y la del presupuesto del siguiente. Conviene reflejar el saldo con el que se cierra el ejercicio, la dotación del fondo de reserva y la cuota que corresponde a cada coeficiente, porque es el documento que respalda la reclamación de cuotas impagadas.
Acta de obras y derramas
Además del acuerdo, el acta debe recoger el importe total aprobado, el reparto por coeficiente, el calendario de pagos y quién queda facultado para firmar el contrato con la empresa. Sin esos cuatro datos el acuerdo existe pero no es ejecutable, y cualquier propietario puede discutir la derrama que se le gira.
¿Cómo conservar las actas?
Las actas deben guardarse en el libro de actas de la comunidad, que puede ser en papel o digital. El administrador está obligado a conservar todas las actas durante al menos 5 años (aunque la práctica recomendable es conservarlas indefinidamente).
Con una plataforma de gestión digital como FixrOS, las actas se generan automáticamente al finalizar la junta, se firman digitalmente por el presidente y el secretario, y quedan almacenadas en la nube con acceso controlado para todos los propietarios.
¿Cuándo puede impugnarse un acuerdo del acta?
Los acuerdos adoptados en junta pueden impugnarse ante los tribunales en los siguientes plazos (artículo 18 LPH):
- 3 meses desde la adopción del acuerdo, como regla general
- 1 año cuando se trata de actos contrarios a la ley o a los estatutos
- Para los propietarios ausentes, el plazo no corre desde la junta sino desde que se les comunica el acuerdo por el procedimiento del art. 9 LPH
Un acta bien redactada es la mejor defensa ante una impugnación: si queda claro quién votó qué y con qué quórum, es muy difícil que prospere una demanda.
Preguntas frecuentes sobre el acta de junta de propietarios
¿Quién debe firmar el acta de la junta de propietarios?
El acta debe ir firmada por el presidente y el secretario de la comunidad (art. 19 LPH). En la práctica, el secretario suele ser el propio administrador colegiado. Las firmas pueden ser manuscritas o electrónicas reconocidas según la Ley 6/2020.
¿Cuál es el plazo legal para enviar el acta a los propietarios?
Conviene no confundir dos cosas. El art. 19.3 LPH fija diez días naturales para cerrar el acta con las firmas del presidente y del secretario, contados desde el fin de la reunión. Para remitirla a los propietarios la LPH no fija plazo: el art. 19.3 remite al procedimiento del art. 9, es decir, al domicilio que cada propietario haya comunicado al secretario y, en su defecto, al tablón de anuncios. La práctica recomendable es enviarla dentro de esos mismos diez días.
¿En qué plazo se puede impugnar un acuerdo del acta?
Los propietarios disponen de 3 meses desde la notificación del acuerdo para impugnarlo, ampliable a 1 año si el acuerdo es contrario a la ley o a los estatutos (art. 18 LPH). El propietario debe estar al corriente del pago de las cuotas para poder impugnar.
¿Qué mayoría se necesita según el acuerdo?
La LPH establece distintas mayorías: simple (mayoría de presentes para asuntos ordinarios), 1/3 (servicios optativos como portero o ascensor), 3/5 (instalación puntos de recarga, accesibilidad y, desde la LO 1/2025 en vigor desde el 3 de abril de 2025, prohibir o limitar pisos turísticos VUT), y unanimidad (modificación del título constitutivo).
¿Es obligatorio llevar libro de actas?
Sí. El art. 19.1 LPH obliga a reflejar los acuerdos en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad. Las actas pueden firmarse y archivarse en formato digital con sistemas que garanticen la integridad del documento.
¿Qué hago si el acta tiene un error material?
El presidente y el secretario pueden subsanar errores materiales (datos, fechas, sumas mal calculadas) mediante una diligencia firmada. Para corregir el contenido sustantivo de un acuerdo es necesario convocar una nueva junta.
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Fuente de referencia: Ley de Propiedad Horizontal, texto oficial BOE
Conclusión
Redactar un acta correctamente no es complicado si sigues un modelo estándar y te aseguras de incluir todos los elementos que exige la LPH. El mayor riesgo está en la improvisación y en la redacción vaga de los acuerdos.
Relacionado: con las juntas online de FixrOS el acta se redacta automáticamente a partir del desarrollo de la propia reunión, con los acuerdos y votaciones ya estructurados.
Si quieres automatizar la generación de actas en tus comunidades, solicita una demo de FixrOS y te mostramos cómo el acta se genera sola a partir del desarrollo de la junta.