Si has llegado hasta aquí buscando cómo quitar un administrador de fincas, lo primero que debes saber es que la ley está de vuestro lado: la comunidad de propietarios puede cesar a su administrador en cualquier momento, sin esperar a que termine el año y sin necesidad de alegar una causa concreta. Lo dice la Ley de Propiedad Horizontal, y el procedimiento es más sencillo de lo que parece cuando se hace con orden.
En esta guía te contamos los cinco pasos para quitar o cambiar al administrador de tu comunidad sin sobresaltos: qué mirar en el contrato, cómo convocar la junta, qué mayoría hace falta, cómo dejarlo todo por escrito y qué documentación tenéis que recuperar. Y al final, las tres salidas que tenéis después del cese, incluida la autogestión de la comunidad con una plataforma pensada para que los propios vecinos llevéis el edificio sin caos.
Cuándo se puede quitar al administrador de fincas
El artículo 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que, salvo que los estatutos de la comunidad dispongan lo contrario, los órganos de gobierno, presidente, secretario y administrador, se nombran por el plazo de un año. Pero ese mismo artículo añade algo importante: los designados pueden ser removidos de su cargo antes de que expire el mandato por acuerdo de la junta de propietarios, convocada en sesión extraordinaria.
Además, el artículo 14.a atribuye a la junta la competencia de nombrar y remover a las personas que ejercen esos cargos, y de resolver las reclamaciones que los propietarios formulen contra su actuación. En resumen: quien pone y quita al administrador es siempre la junta, y la LPH no exige justificar el cese. Otra cosa es el contrato de servicios que tengáis firmado con el despacho, que sí puede tener condiciones propias, de eso hablamos en el primer paso.
Conviene decirlo claro: cambiar de administrador no siempre significa prescindir de la figura. Hay despachos excelentes, y hay comunidades donde un profesional colegiado es la mejor opción. Pero si el vuestro no responde, no informa o simplemente la comunidad quiere probar otro modelo, el camino legal es el mismo. Si aún dudáis de si os hace falta uno, aquí explicamos si es obligatorio tener administrador de fincas (adelanto: no lo es).
Paso 1: revisa el contrato con el despacho
Antes de mover ficha, localizad el contrato de servicios firmado con el administrador. La LPH regula el cese del cargo, pero las condiciones económicas de la relación con el despacho, duración pactada, preaviso, forma de facturar los servicios pendientes, son materia del contrato, no de la ley.
- Duración y renovación: comprobad si el contrato se renueva tácitamente y en qué fechas.
- Preaviso: si el contrato fija un plazo de preaviso, respetadlo para evitar discusiones posteriores.
- Servicios en curso: anotad qué gestiones están a medias (siniestros, obras, reclamaciones a morosos) para pactarlas en la transición.
Paso 2: convoca la junta para votar el cambio de administrador
El cese se decide en junta, normalmente extraordinaria. La convocatoria corresponde al presidente (artículo 16.2), pero si el presidente no quiere convocarla, el artículo 16.1 permite que la reunión la pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de ellos que represente al menos el 25 % de las cuotas de participación. Es decir: en una comunidad de veinte vecinos, con cinco firmas basta para forzar la junta.
La convocatoria debe indicar los asuntos a tratar, el lugar, el día y la hora, en primera o segunda convocatoria. Incluid en el orden del día dos puntos separados y claros: el cese del administrador actual y el nombramiento de quien vaya a asumir sus funciones. Para la junta ordinaria anual la citación debe hacerse con al menos seis días de antelación; para las extraordinarias, con la antelación que sea posible para que llegue a conocimiento de todos (artículo 16.3). Si algunos vecinos no pueden asistir en persona, tenéis la opción de la junta telemática, cada vez más habitual.
Paso 3: vota el cese con la mayoría del artículo 17.7
El acuerdo de cesar y sustituir al administrador es un acuerdo ordinario. Según el artículo 17.7 de la LPH, basta el voto de la mayoría del total de los propietarios que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación. Y en segunda convocatoria es aún más accesible: valen los acuerdos adoptados por la mayoría de los asistentes, siempre que esa mayoría represente más de la mitad del valor de las cuotas de los presentes.
Un detalle que se olvida a menudo: los propietarios que al iniciarse la junta no estén al corriente de pago de sus deudas con la comunidad, y no las hayan impugnado o consignado judicial o notarialmente, pueden participar en las deliberaciones, pero no tienen derecho de voto (artículo 15.2). El acta debe reflejar quiénes quedaron privados del voto, y sus cuotas no cuentan para calcular las mayorías.
Paso 4: refléjalo en el acta y notifica el cese
El acuerdo tiene que quedar recogido en el acta de la junta con lo que exige el artículo 19.2: fecha y lugar, autor de la convocatoria, carácter ordinario o extraordinario, relación de asistentes con sus cargos y cuotas, orden del día y acuerdos adoptados con el resultado de las votaciones. El acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, y desde su cierre los acuerdos son ejecutivos (artículo 19.3).
Con el acta cerrada, comunicad el cese al administrador por un medio que deje constancia, burofax o correo certificado son los habituales, adjuntando el acuerdo. Si necesitáis un modelo de acta bien estructurado, tenéis nuestra guía de actas de la junta de propietarios con formato legal.
Paso 5: recupera toda la documentación de la comunidad
Este es el paso donde más comunidades tropiezan. La documentación de la comunidad es de la comunidad, no del despacho. Tened en cuenta que la ley encarga la custodia de los libros de actas al secretario, que además debe conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (artículo 19.4). En la transición, pedid como mínimo:
- El libro de actas y las actas de los últimos años.
- El estado de cuentas: saldos, extractos bancarios, presupuesto en vigor y liquidaciones pendientes.
- La relación de propietarios con sus cuotas de participación y el detalle de recibos pendientes de cobro.
- Contratos en vigor: mantenimiento, ascensor, limpieza, seguros, suministros.
- Documentación técnica del edificio y expedientes abiertos (siniestros, obras, reclamaciones).
- Claves y accesos: banca electrónica, contadores, plataformas de la comunidad.
¿Y después del cese? Las tres salidas
1. Contratar otro despacho tradicional. Si la comunidad valora tener un profesional colegiado que responda de la gestión, cambiar de administrador, no de modelo, es una salida perfectamente razonable. Pedid referencias y comparad qué incluye cada propuesta.
2. Un administrador online. Algunos despachos operan a distancia con honorarios más ajustados. Puede encajar en comunidades sencillas que quieren seguir delegando pero gastar menos.
3. La autogestión. La LPH lo permite: si no se nombra administrador, sus funciones las asume el presidente (artículo 13.5). Es el modelo natural de las comunidades pequeñas, y hoy es mucho más llevadero que hace unos años: una plataforma como FixrOS automatiza los recibos, las convocatorias, las actas y el seguimiento de incidencias, y avisa de las obligaciones legales antes de que venza el plazo. Quien preside decide; el trabajo pesado lo hace el sistema. Y si quien acaba asumiendo el timón es el presidente, le vendrá bien esta guía sobre el presidente en una comunidad sin administrador.
Errores que salen caros al cambiar de administrador
- Cesar de palabra. Sin acuerdo de junta reflejado en acta firmada, el cese no está bien documentado y cualquier discusión posterior se complica.
- No inventariar la documentación al recibirla. Haced una lista firmada por ambas partes de lo que se entrega y lo que queda pendiente.
- Dejar los cobros en tierra de nadie. Acordad desde qué fecha gestiona los recibos el nuevo responsable para que ningún mes quede sin girar.
- Olvidar el banco y los proveedores. Cambiad las personas autorizadas en la cuenta y comunicad el cambio a los contratos en vigor.
- Quedarse sin secretario. Alguien debe custodiar el libro de actas y la documentación desde el primer día; decididlo en la misma junta.
Puedes consultar el texto completo y actualizado de la Ley de Propiedad Horizontal en el BOE.
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