Verifactu es uno de los temas que más ruido genera en los despachos profesionales este 2026. La razón es sencilla: a diferencia de la mayoría de comunidades de propietarios, los despachos sí están plenamente obligados a adaptarse. Además, aunque el plazo formal se ha aplazado, cualquier sistema de facturación nuevo exige meses de adaptación y pruebas, por lo que el margen real es más corto de lo que parece.
En este artículo te explicamos qué cambia desde la vista del despacho de administración, no desde la comunidad. Verás cuándo te toca, qué requisitos técnicos exige la AEAT, qué riesgo tienes si no llegas a tiempo y cómo enfocar la transición sin paralizar el día a día. Toda la información está verificada contra el RD 1007/2023, el RD-ley 15/2025 (BOE 3 de diciembre de 2025) y las preguntas frecuentes oficiales de la AEAT.
Qué es Verifactu y por qué afecta a tu despacho
Verifactu, también conocido como VERI*FACTU, es el sistema oficial de facturación verificable de la Agencia Tributaria. Forma parte del marco normativo introducido por el Real Decreto 1007/2023 y modificado por el RD-ley 15/2025. Su objetivo principal es garantizar la integridad e inalterabilidad de cada factura que emite un profesional o una empresa.
El sistema funciona así. Cada vez que emites una factura desde tu despacho, el software genera un código QR único y una huella digital encadenada con la factura anterior. Si te acoges a la modalidad VERI*FACTU pleno, esos registros se envían en tiempo real a los servidores de la AEAT. Si operas en modalidad no Verifactu, los registros se conservan localmente con todos los requisitos técnicos exigidos. En ambos casos, cualquier intento de alterar la factura a posteriori queda evidenciado, y el cliente que recibe la factura puede verificar su validez escaneando el QR.
Para un despacho de administración de fincas, esto significa una cosa concreta. Cualquier factura que emitas a una comunidad, propietario, proveedor o cliente externo deberá pasar por este sistema antes del plazo legal. En consecuencia, tu software de gestión actual tendrá que estar adaptado, con declaración responsable del fabricante, y operativo desde el primer día.
Verifactu y administradores de fincas: cuándo entra en vigor
El RD-ley 15/2025, de 2 de diciembre, aplazó los plazos un año completo. Esta es la única información oficial vigente. Las fechas previas que circularon en 2024 y 2025 ya no aplican.
- 1 de enero de 2027: despachos constituidos como sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades (SL, SA y similares).
- 1 de julio de 2027: administradores autónomos en IRPF, no residentes con establecimiento permanente y entidades en régimen de atribución de rentas.
Conviene tener clara una distinción importante. La mayoría de despachos de administración de fincas en España son SL con menos de diez empleados o autónomos profesionales. Las SL tributan por el Impuesto sobre Sociedades, así que muchos despachos quedan en el primer grupo, con plazo límite el 1 de enero de 2027. Los administradores autónomos en IRPF quedan en el segundo grupo, con plazo el 1 de julio de 2027. Por tanto, conviene revisar la forma jurídica concreta de tu despacho para saber qué fecha aplica exactamente.
Por otro lado, los desarrolladores y comercializadores de software tenían como plazo el 29 de julio de 2025 para ofrecer productos plenamente adaptados al reglamento, contado desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1177/2024. Esta fecha no cambió con el aplazamiento. Sin embargo, en la práctica muchos proveedores siguen ultimando versiones, por lo que conviene exigir a tu proveedor un plan de adaptación claro con fechas y compromisos por contrato.
Diferencias entre Verifactu y otros sistemas que ya usas
Muchos administradores se preguntan si Verifactu reemplaza al SII o si es algo nuevo. La respuesta corta es que conviven, pero apuntan a perfiles distintos de obligado tributario.
SII y Verifactu: roles distintos
El SII (Suministro Inmediato de Información) afecta a grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros, grupos consolidados de IVA y entidades inscritas en el REDEME. Es una minoría. Por contra, Verifactu cubre al resto del tejido empresarial y profesional, incluyendo prácticamente a todos los despachos de fincas. Quienes están en SII quedan excluidos del Reglamento Verifactu.
Si tu despacho factura por debajo de los 6 millones anuales y no estás inscrito en el REDEME, no estás en el SII. Sin embargo, sí estás dentro del perímetro de Verifactu. Esto es lo habitual en el sector.
TicketBAI y sistemas forales
En el País Vasco existe TicketBAI, sistema autonómico que cumple una función similar a Verifactu. Si tu despacho tiene domicilio fiscal en Álava, Gipuzkoa o Bizkaia, debes seguir las normas forales de TicketBAI. Navarra cuenta con su propio régimen foral y reglas específicas. En el resto del territorio común aplica Verifactu sin excepción.
Quién queda fuera del perímetro
Conviene saber que hay supuestos de exclusión que pueden afectar a algún administrador autónomo concreto. Quedan fuera del Reglamento Verifactu, entre otros, los autónomos en estimación objetiva (módulos), los acogidos al recargo de equivalencia, y quienes facturan exclusivamente de forma manual sin utilizar un sistema informático de facturación en sentido estricto. La AEAT también ha aclarado que el uso de hojas de cálculo o procesadores de texto como mero soporte de impresión, sin un SIF detrás, no entra en el ámbito del reglamento. En la práctica esta vía manual es inviable para un despacho profesional con varias comunidades, pero conviene tenerlo presente.
Qué requisitos técnicos exige la AEAT
El RD 1007/2023 fija una serie de exigencias concretas para cualquier sistema informático de facturación que emita facturas verificables. Tu software debe cumplirlas todas. La forma jurídica de acreditar el cumplimiento es la declaración responsable que emite el fabricante o productor del software, conforme al artículo 13.4 del RD 1007/2023. No existe una «certificación por la AEAT» en sentido estricto. La AEAT mantiene información orientativa en su sede electrónica, pero el documento jurídicamente vinculante que protege al despacho frente a inspección es la declaración responsable firmada del proveedor.
Los requisitos clave son los siguientes:
- Trazabilidad y huella digital: cada factura debe ir encadenada con la anterior mediante una huella criptográfica.
- Código QR obligatorio: debe aparecer impreso en cada factura emitida y permitir la verificación inmediata.
- Registro de eventos (event log): el sistema guarda un log inalterable de cualquier acción sobre las facturas y del propio sistema.
- Modo Verifactu: las facturas se envían en tiempo real a la AEAT, o bien se almacenan localmente con todos los requisitos en modo no Verifactu.
- Inalterabilidad: ningún usuario, ni administrador del sistema, puede modificar facturas emitidas.
Por tanto, no basta con que tu actual software diga que cumple. Conviene exigir al proveedor su declaración responsable y revisar que los requisitos técnicos están realmente implementados. La responsabilidad jurídica recae sobre el propio despacho, no sobre el proveedor, aunque éste también pueda ser sancionado.
Qué riesgos tiene tu despacho si no llega a tiempo
El régimen sancionador de Verifactu está recogido en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria (LGT), introducido por la Ley 11/2021 (Ley Antifraude). Las cuantías son significativas. Por eso, la adaptación tardía no es solo un problema de imagen, sino también un riesgo económico real.
Sanciones para el despacho como usuario
La sanción principal está en el artículo 201 bis.2 LGT:
- 50.000 € por ejercicio: por la mera tenencia de un sistema informático de facturación con capacidad de emitir facturas que no esté adaptado al reglamento (es decir, sin la declaración responsable correspondiente). La AEAT ha aclarado que esta sanción se aplica por el mero hecho de tener instalado y operativo el software no conforme, independientemente de que se haya manipulado o no algún registro.
Si además tu software sí cumple Verifactu pero emites facturas con datos incorrectos o sin el QR cuando es obligatorio, te expones a las sanciones del régimen general de facturación (artículo 201 LGT): multa proporcional sobre el importe de las operaciones incorrectamente facturadas, normalmente del 1% o 2%, con un mínimo de 300 € por operación.
Sanciones a tu proveedor de software
El artículo 201 bis.1 LGT también castiga al fabricante:
- 150.000 € por ejercicio y por cada tipo de sistema comercializado que no cumpla las especificaciones técnicas o que permita «doble uso» (alterar registros, llevar contabilidades B, etc.).
- 1.000 € por cada sistema informático comercializado sin la declaración responsable cuando sea obligatoria.
Esto te interesa porque, si tu proveedor incumple, puede dejarte sin servicio operativo o con riesgo legal en plena temporada de juntas.
Riesgos operativos más allá de la sanción
Más allá del importe, hay tres riesgos prácticos que afectan al funcionamiento del despacho:
- Pérdida de imagen profesional: una comunidad que recibe una factura sin QR cuando ya es obligatorio puede dudar de la profesionalidad del despacho.
- Riesgo en inspecciones: si la AEAT inspecciona y detecta facturas o sistemas no conformes, presume incumplimiento sistemático, lo que agrava cualquier procedimiento sancionador.
- Validez fiscal de las facturas: una factura emitida con software no conforme puede ser cuestionada, lo que complica la deducción del gasto para el receptor y obliga a rectificaciones.
Cómo preparar la transición desde el despacho
La adaptación a Verifactu no es solo un cambio de software. También es un cambio de procesos internos. Por experiencia trabajando con decenas de despachos, recomendamos un enfoque por fases. Así se evita la presión de última hora y se aprovecha la transición para mejorar otros aspectos de la gestión.
Fase 1: auditoría interna del flujo de facturación
Antes de cambiar de herramienta, revisa qué emites hoy y cómo lo emites. Anota cuántas facturas mensuales sales, qué tipos de cliente facturas, qué software usas y qué pasos manuales hay todavía. Esta foto inicial sirve para dimensionar el cambio.
Asimismo, conviene revisar tu plan de cuentas y la nomenclatura de las series de facturación. Algunos despachos arrastran inconsistencias que se notan más cuando la AEAT exige integridad.
Fase 2: elección del software con declaración responsable
Una vez tienes la foto inicial, evalúa los proveedores. Pide tres cosas a cualquier candidato. Primero, su declaración responsable firmada conforme al RD 1007/2023, donde el fabricante certifica el cumplimiento técnico. Segundo, una demo en entorno real con tu propio plan de cuentas, no con datos de catálogo. Tercero, una cláusula de cumplimiento normativo en el contrato, con compromiso de actualización si la AEAT modifica especificaciones y compensación si la solución no llega en plazo.
Si el proveedor evita alguno de estos puntos, busca otro. Tu despacho no puede asumir el riesgo legal por una herramienta opaca.
Fase 3: migración y pruebas
Reserva al menos tres meses antes de la fecha límite para migrar y probar. Empieza emitiendo facturas en paralelo durante un mes con el sistema antiguo y el nuevo. Verifica el QR, la huella, el archivo de registros y la integración con tu programa contable. Por último, valida con tu asesor fiscal que todo cuadra antes de cortar el sistema antiguo.
Fase 4: comunicación a clientes
Avisa a las comunidades, propietarios y proveedores de cualquier cambio en la numeración de facturas, en la pasarela de cobro o en el formato. Una comunicación clara evita disputas innecesarias y refuerza la imagen profesional.
Cómo enfocar la transición sin atarte a un proveedor
La adaptación a Verifactu es una decisión de despacho, no de marca. Por consiguiente, conviene mantener el control del proceso y exigir a cualquier proveedor de software un compromiso por contrato, en lugar de confiar en promesas comerciales. Estas son las cuatro reglas que recomendamos seguir antes de firmar nada.
- Exige la declaración responsable firmada del proveedor conforme al RD 1007/2023. Es el único documento jurídicamente vinculante.
- Pide demo con tu plan de cuentas. Una demo genérica con datos de catálogo no demuestra nada.
- Cláusula de cumplimiento normativo en el contrato, con compensación si la solución no llega en plazo o si la AEAT modifica el reglamento y el proveedor no se actualiza.
- Calendario de pruebas en entorno real al menos tres meses antes de la fecha límite del despacho.
Estas cuatro reglas se aplican a cualquier proveedor del mercado, sea grande o pequeño, tradicional o moderno. Lo importante es que tu despacho tenga el control y la trazabilidad del proceso, no que dependa de la palabra de nadie.
Cómo encaja FixrOS con Verifactu desde el rol del administrador
FixrOS aborda Verifactu desde el rol real de un administrador de fincas. Es decir, no se posiciona como software de facturación profesional sustituto de tu A3, Sage o programa contable, sino como capa de control y trazabilidad sobre las facturas que entran y salen de la comunidad.
Las capacidades previstas en la hoja de ruta de FixrOS para Verifactu incluyen:
- Verificación de facturas recibidas: cuando un proveedor factura a la comunidad, FixrOS permite cotejar el QR contra el servicio público de validación de la AEAT y alertar si la factura no está registrada.
- Archivo digital con trazabilidad: todas las facturas de proveedores quedan archivadas con su huella y referencia, listas para auditoría o requerimiento.
- Integración con tu software contable: FixrOS no sustituye a tu programa de facturación profesional, sino que lo complementa exportando los datos en formatos estándar.
Este enfoque tiene una ventaja clara para el despacho. La obligación de emitir tus propias facturas profesionales conforme a Verifactu sigue recayendo sobre el software de facturación que utilices. FixrOS aporta una capa de control sobre lo que la comunidad recibe del exterior. Si quieres ver cómo funciona la verificación sobre facturas reales, puedes solicitar una demo personalizada.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu en despachos
¿Verifactu es obligatorio si solo facturo a comunidades de propietarios?
Sí, la obligación recae en el emisor, no en el destinatario. Aunque la comunidad receptora no esté sujeta a IVA, tu despacho sí lo está. Por tanto, debes emitir todas tus facturas con un SIF adaptado desde la fecha límite de tu régimen fiscal.
¿Tengo que enviar todas las facturas en tiempo real a la AEAT?
Solo si te acoges al modo Verifactu pleno, que es voluntario. En modo no Verifactu, las facturas se almacenan localmente cumpliendo todos los requisitos técnicos. La AEAT puede solicitar el envío en cualquier inspección.
¿Qué pasa con las facturas antiguas emitidas antes del cambio?
Las facturas anteriores a la fecha de obligación no necesitan adaptación retroactiva. Sin embargo, los registros contables completos del despacho deben conservarse según los plazos generales: cuatro años de prescripción tributaria y seis años para libros mercantiles según el Código de Comercio.
¿Qué hago si mi software actual no será compatible?
Tienes dos opciones. La primera, exigir al proveedor un plan de adaptación con fechas concretas y compromiso por contrato. La segunda, planificar una migración a un proveedor con declaración responsable disponible. Cuanto antes lo decidas, más margen tendrás.
¿Puedo seguir usando Excel o programas no homologados?
Si usas un sistema informático de facturación (SIF) en sentido estricto, después de la fecha de obligación debe estar adaptado al reglamento y contar con declaración responsable. Quien factura íntegramente de forma manual, sin un SIF detrás, queda fuera del perímetro. Para un despacho profesional con varias comunidades, esta vía es inviable en la práctica.
¿Tendré que cambiar mis números de factura?
No es obligatorio cambiar la serie completa, pero sí garantizar la continuidad y trazabilidad de la nueva numeración. Muchos despachos aprovechan el cambio de sistema para reordenar series y simplificar el archivo.
¿Y si soy autónomo en módulos o recargo de equivalencia?
Los autónomos en estimación objetiva (módulos) y en recargo de equivalencia están excluidos del Reglamento Verifactu. Es un supuesto poco habitual entre administradores de fincas, pero conviene revisarlo si es tu caso concreto.
Conclusión: la adaptación es ahora, no en 2027
El plazo formal es 2027, pero la adaptación operativa empieza mucho antes. Un despacho profesional no puede llegar al 1 de julio de 2027 (o al 1 de enero de 2027 si es SL) con dudas sobre su software de facturación. Por tanto, conviene auditar el flujo, elegir proveedor con declaración responsable y probar el sistema durante varios meses antes de la fecha límite.
Si quieres profundizar en cómo afecta la fiscalidad del IVA a las comunidades de propietarios que gestionas, puedes leer también la guía Verifactu para comunidades de propietarios. Allí explicamos cuándo la propia comunidad queda obligada y cuándo no, lo que es complementario a lo que has leído aquí desde la vista del despacho.