Verifactu para administradores de condomínios: o que muda no seu gabinete e como preparar-se

O Verifactu é um dos temas que mais ruído gera nos gabinetes profissionais neste 2026. A razão é simples: ao contrário da maioria dos condomínios, os gabinetes estão plenamente obrigados a adaptar-se. Além disso, embora o prazo formal tenha sido adiado, qualquer sistema de faturação novo exige meses de adaptação e testes, pelo que a margem real é mais curta do que parece.

Neste artigo explicamos o que muda na perspetiva do gabinete de administração, e não na do condomínio. Verá quando lhe toca, que requisitos técnicos exige a AEAT, que risco corre se não chegar a tempo e como abordar a transição sem paralisar o dia a dia. Toda a informação está verificada face ao RD 1007/2023, ao RD-ley 15/2025 (BOE de 3 de dezembro de 2025) e às perguntas frequentes oficiais da AEAT.

O que é o Verifactu e por que razão afeta o seu gabinete

O Verifactu, também conhecido como VERI*FACTU, é o sistema oficial de faturação verificável da Agência Tributária espanhola. Faz parte do quadro normativo introduzido pelo Real Decreto 1007/2023 e alterado pelo RD-ley 15/2025. O seu objetivo principal é garantir a integridade e a inalterabilidade de cada fatura que um profissional ou uma empresa emite.

O sistema funciona assim. Sempre que emite uma fatura a partir do seu gabinete, o software gera um código QR único e uma impressão digital encadeada com a fatura anterior. Se optar pela modalidade VERI*FACTU pleno, esses registos são enviados em tempo real para os servidores da AEAT. Se operar em modalidade não Verifactu, os registos são conservados localmente com todos os requisitos técnicos exigidos. Em ambos os casos, qualquer tentativa de alterar a fatura a posteriori fica evidenciada, e o cliente que recebe a fatura pode verificar a sua validade lendo o QR.

Para um gabinete de administração de condomínios, isto significa uma coisa concreta. Qualquer fatura que emita a um condomínio, condómino, fornecedor ou cliente externo terá de passar por este sistema antes do prazo legal. Em consequência, o seu software de gestão atual terá de estar adaptado, com declaração de responsabilidade do fabricante, e operacional desde o primeiro dia.

Verifactu e administradores de condomínios: quando entra em vigor

O RD-ley 15/2025, de 2 de dezembro, adiou os prazos um ano completo. Esta é a única informação oficial em vigor. As datas anteriores que circularam em 2024 e 2025 já não se aplicam.

• 1 de janeiro de 2027: gabinetes constituídos como sociedades sujeitas ao Imposto sobre Sociedades (SL, SA e similares).
• 1 de julho de 2027: administradores independentes em IRPF, não residentes com estabelecimento permanente e entidades em regime de imputação de rendimentos.

Convém ter clara uma distinção importante. A maioria dos gabinetes de administração de condomínios em Espanha são SL com menos de dez empregados ou profissionais independentes. As SL tributam pelo Imposto sobre Sociedades, pelo que muitos gabinetes ficam no primeiro grupo, com prazo limite a 1 de janeiro de 2027. Os administradores independentes em IRPF ficam no segundo grupo, com prazo a 1 de julho de 2027. Por isso, convém rever a forma jurídica concreta do seu gabinete para saber que data se aplica exatamente.

Por outro lado, os programadores e comercializadores de software tinham como prazo o dia 29 de julho de 2025 para oferecer produtos plenamente adaptados ao regulamento, contado desde a entrada em vigor da Ordem HAC/1177/2024. Esta data não mudou com o adiamento. No entanto, na prática muitos fornecedores continuam a ultimar versões, pelo que convém exigir ao seu fornecedor um plano de adaptação claro, com datas e compromissos por contrato.

Diferenças entre o Verifactu e outros sistemas que já utiliza

Muitos administradores perguntam-se se o Verifactu substitui o SII ou se é algo novo. A resposta curta é que coexistem, mas visam perfis distintos de sujeito passivo.

SII e Verifactu: papéis distintos

O SII (Fornecimento Imediato de Informação) afeta grandes empresas com faturação superior a 6 milhões de euros, grupos consolidados de IVA e entidades inscritas no REDEME. É uma minoria. Em contrapartida, o Verifactu abrange o resto do tecido empresarial e profissional, incluindo praticamente todos os gabinetes de condomínios. Quem está no SII fica excluído do Regulamento Verifactu.

Se o seu gabinete fatura abaixo dos 6 milhões anuais e não está inscrito no REDEME, não está no SII. No entanto, está dentro do perímetro do Verifactu. É o que acontece habitualmente no setor.

TicketBAI e sistemas forais

No País Basco existe o TicketBAI, sistema autonómico que cumpre uma função semelhante à do Verifactu. Se o seu gabinete tem domicílio fiscal em Álava, Gipuzkoa ou Bizkaia, deve seguir as normas forais do TicketBAI. Navarra tem o seu próprio regime foral e regras específicas. No resto do território comum aplica-se o Verifactu sem exceção.

Quem fica fora do perímetro

Convém saber que há situações de exclusão que podem afetar algum administrador independente concreto. Ficam fora do Regulamento Verifactu, entre outros, os trabalhadores independentes em estimativa objetiva (módulos), os abrangidos pelo regime de sobretaxa de equivalência, e quem fatura exclusivamente de forma manual sem utilizar um sistema informático de faturação em sentido estrito. A AEAT também esclareceu que o uso de folhas de cálculo ou processadores de texto como mero suporte de impressão, sem um SIF por trás, não entra no âmbito do regulamento. Na prática, esta via manual é inviável para um gabinete profissional com vários condomínios, mas convém tê-lo presente.

Que requisitos técnicos exige a AEAT

O RD 1007/2023 fixa uma série de exigências concretas para qualquer sistema informático de faturação que emita faturas verificáveis. O seu software tem de cumpri-las todas. A forma jurídica de comprovar o cumprimento é a declaração de responsabilidade emitida pelo fabricante ou produtor do software, nos termos do artigo 13.4 do RD 1007/2023. Não existe uma «certificação pela AEAT» em sentido estrito. A AEAT mantém informação orientativa na sua sede eletrónica, mas o documento juridicamente vinculativo que protege o gabinete perante uma inspeção é a declaração de responsabilidade assinada pelo fornecedor.

Os requisitos-chave são os seguintes:

• Rastreabilidade e impressão digital: cada fatura deve ficar encadeada com a anterior através de uma impressão criptográfica.
• Código QR obrigatório: deve constar impresso em cada fatura emitida e permitir a verificação imediata.
• Registo de eventos (event log): o sistema guarda um log inalterável de qualquer ação sobre as faturas e sobre o próprio sistema.
• Modo Verifactu: as faturas são enviadas em tempo real para a AEAT, ou então armazenadas localmente com todos os requisitos em modo não Verifactu.
• Inalterabilidade: nenhum utilizador, nem o administrador do sistema, pode modificar faturas emitidas.

Por conseguinte, não basta que o seu software atual diga que cumpre. Convém exigir ao fornecedor a sua declaração de responsabilidade e verificar se os requisitos técnicos estão realmente implementados. A responsabilidade jurídica recai sobre o próprio gabinete, e não sobre o fornecedor, ainda que este também possa ser sancionado.

Que riscos corre o seu gabinete se não chegar a tempo

O regime sancionatório do Verifactu está previsto no artigo 201 bis da Lei Geral Tributária espanhola (LGT), introduzido pela Lei 11/2021 (Lei Antifraude). Os montantes são significativos. Por isso, a adaptação tardia não é apenas um problema de imagem, mas também um risco económico real.

Sanções para o gabinete enquanto utilizador

A sanção principal está no artigo 201 bis.2 LGT:

• 50.000 € por exercício: pela mera detenção de um sistema informático de faturação com capacidade de emitir faturas que não esteja adaptado ao regulamento (ou seja, sem a correspondente declaração de responsabilidade). A AEAT esclareceu que esta sanção se aplica pelo simples facto de ter instalado e operacional o software não conforme, independentemente de ter havido ou não manipulação de algum registo.

Se, além disso, o seu software cumprir o Verifactu mas emitir faturas com dados incorretos ou sem o QR quando é obrigatório, fica exposto às sanções do regime geral de faturação (artigo 201 LGT): coima proporcional sobre o montante das operações incorretamente faturadas, normalmente de 1% ou 2%, com um mínimo de 300 € por operação.

Sanções ao seu fornecedor de software

O artigo 201 bis.1 LGT também penaliza o fabricante:

• 150.000 € por exercício e por cada tipo de sistema comercializado que não cumpra as especificações técnicas ou que permita «duplo uso» (alterar registos, manter contabilidades paralelas, etc.).
• 1.000 € por cada sistema informático comercializado sem a declaração de responsabilidade quando esta seja obrigatória.

Isto interessa-lhe porque, se o seu fornecedor incumprir, pode deixá-lo sem serviço operacional ou com risco legal em plena época de assembleias.

Riscos operacionais para além da sanção

Para além do montante, há três riscos práticos que afetam o funcionamento do gabinete:

• Perda de imagem profissional: um condomínio que recebe uma fatura sem QR quando já é obrigatório pode duvidar do profissionalismo do gabinete.
• Risco em inspeções: se a AEAT inspecionar e detetar faturas ou sistemas não conformes, presume incumprimento sistemático, o que agrava qualquer procedimento sancionatório.
• Validade fiscal das faturas: uma fatura emitida com software não conforme pode ser questionada, o que complica a dedução da despesa para o destinatário e obriga a retificações.

Como preparar a transição a partir do gabinete

A adaptação ao Verifactu não é apenas uma mudança de software. É também uma mudança de processos internos. Pela experiência de trabalhar com dezenas de gabinetes, recomendamos uma abordagem por fases. Assim evita-se a pressão de última hora e aproveita-se a transição para melhorar outros aspetos da gestão.

Fase 1: auditoria interna do fluxo de faturação

Antes de mudar de ferramenta, reveja o que emite hoje e como o emite. Anote quantas faturas mensais emite, que tipos de cliente fatura, que software usa e que passos manuais ainda existem. Esta fotografia inicial serve para dimensionar a mudança.

Do mesmo modo, convém rever o seu plano de contas e a nomenclatura das séries de faturação. Alguns gabinetes arrastam inconsistências que se notam mais quando a AEAT exige integridade.

Fase 2: escolha do software com declaração de responsabilidade

Assim que tiver a fotografia inicial, avalie os fornecedores. Peça três coisas a qualquer candidato. Primeiro, a sua declaração de responsabilidade assinada nos termos do RD 1007/2023, onde o fabricante atesta o cumprimento técnico. Segundo, uma demo em ambiente real com o seu próprio plano de contas, e não com dados de catálogo. Terceiro, uma cláusula de cumprimento normativo no contrato, com compromisso de atualização se a AEAT alterar especificações e compensação se a solução não chegar dentro do prazo.

Se o fornecedor evitar algum destes pontos, procure outro. O seu gabinete não pode assumir o risco legal por uma ferramenta opaca.

Fase 3: migração e testes

Reserve pelo menos três meses antes da data-limite para migrar e testar. Comece por emitir faturas em paralelo durante um mês com o sistema antigo e o novo. Verifique o QR, a impressão digital, o arquivo de registos e a integração com o seu programa de contabilidade. Por último, valide com o seu consultor fiscal que está tudo certo antes de desligar o sistema antigo.

Fase 4: comunicação aos clientes

Avise os condomínios, os condóminos e os fornecedores de qualquer alteração na numeração de faturas, na plataforma de cobrança ou no formato. Uma comunicação clara evita disputas desnecessárias e reforça a imagem profissional.

Como abordar a transição sem ficar preso a um fornecedor

A adaptação ao Verifactu é uma decisão do gabinete, e não de marca. Por conseguinte, convém manter o controlo do processo e exigir a qualquer fornecedor de software um compromisso por contrato, em vez de confiar em promessas comerciais. Estas são as quatro regras que recomendamos seguir antes de assinar seja o que for.

1. Exija a declaração de responsabilidade assinada do fornecedor nos termos do RD 1007/2023. É o único documento juridicamente vinculativo.
2. Peça uma demo com o seu plano de contas. Uma demo genérica com dados de catálogo não demonstra nada.
3. Cláusula de cumprimento normativo no contrato, com compensação se a solução não chegar dentro do prazo ou se a AEAT alterar o regulamento e o fornecedor não se atualizar.
4. Calendário de testes em ambiente real pelo menos três meses antes da data-limite do gabinete.

Estas quatro regras aplicam-se a qualquer fornecedor do mercado, seja grande ou pequeno, tradicional ou moderno. O importante é que o seu gabinete tenha o controlo e a rastreabilidade do processo, e não que dependa da palavra de ninguém.

Como o FixrOS encaixa no Verifactu a partir do papel do administrador

O FixrOS aborda o Verifactu a partir do papel real de um administrador de condomínios. Ou seja, não se posiciona como software de faturação profissional substituto do seu A3, Sage ou programa de contabilidade, mas como camada de controlo e rastreabilidade sobre as faturas que entram e saem do condomínio.

As capacidades previstas no roteiro do FixrOS para o Verifactu incluem:

• Verificação de faturas recebidas: quando um fornecedor fatura ao condomínio, o FixrOS permite confrontar o QR com o serviço público de validação da AEAT e alertar se a fatura não estiver registada.
• Arquivo digital com rastreabilidade: todas as faturas de fornecedores ficam arquivadas com a sua impressão digital e referência, prontas para auditoria ou notificação.
• Integração com o seu software de contabilidade: o FixrOS não substitui o seu programa de faturação profissional, mas complementa-o exportando os dados em formatos padrão.

Esta abordagem tem uma vantagem clara para o gabinete. A obrigação de emitir as suas próprias faturas profissionais em conformidade com o Verifactu continua a recair sobre o software de faturação que utilizar. O FixrOS acrescenta uma camada de controlo sobre aquilo que o condomínio recebe do exterior. Se quiser ver como funciona a verificação sobre faturas reais, pode pedir uma demo personalizada.

Perguntas frequentes sobre o Verifactu em gabinetes

O Verifactu é obrigatório se só faturo a condomínios?

Sim, a obrigação recai sobre o emitente, e não sobre o destinatário. Ainda que o condomínio destinatário não esteja sujeito a IVA, o seu gabinete está. Por isso, deve emitir todas as suas faturas com um SIF adaptado a partir da data-limite do seu regime fiscal.

Tenho de enviar todas as faturas em tempo real para a AEAT?

Apenas se optar pelo modo Verifactu pleno, que é voluntário. Em modo não Verifactu, as faturas são armazenadas localmente cumprindo todos os requisitos técnicos. A AEAT pode solicitar o envio em qualquer inspeção.

O que acontece às faturas antigas emitidas antes da mudança?

As faturas anteriores à data de obrigação não necessitam de adaptação retroativa. No entanto, os registos contabilísticos completos do gabinete devem ser conservados segundo os prazos gerais: quatro anos de prescrição tributária e seis anos para os livros comerciais segundo o Código Comercial.

O que faço se o meu software atual não for compatível?

Tem duas opções. A primeira, exigir ao fornecedor um plano de adaptação com datas concretas e compromisso por contrato. A segunda, planear uma migração para um fornecedor com declaração de responsabilidade disponível. Quanto mais cedo decidir, mais margem terá.

Posso continuar a usar o Excel ou programas não homologados?

Se utiliza um sistema informático de faturação (SIF) em sentido estrito, depois da data de obrigação ele tem de estar adaptado ao regulamento e dispor de declaração de responsabilidade. Quem fatura integralmente de forma manual, sem um SIF por trás, fica fora do perímetro. Para um gabinete profissional com vários condomínios, esta via é inviável na prática.

Terei de mudar os meus números de fatura?

Não é obrigatório mudar a série completa, mas sim garantir a continuidade e a rastreabilidade da nova numeração. Muitos gabinetes aproveitam a mudança de sistema para reordenar séries e simplificar o arquivo.

E se for trabalhador independente em módulos ou sobretaxa de equivalência?

Os trabalhadores independentes em estimativa objetiva (módulos) e em sobretaxa de equivalência estão excluídos do Regulamento Verifactu. É uma situação pouco habitual entre administradores de condomínios, mas convém verificá-la se for o seu caso concreto.

Conclusão: a adaptação é agora, não em 2027

O prazo formal é 2027, mas a adaptação operacional começa muito antes. Um gabinete profissional não pode chegar a 1 de julho de 2027 (ou a 1 de janeiro de 2027 se for SL) com dúvidas sobre o seu software de faturação. Por isso, convém auditar o fluxo, escolher um fornecedor com declaração de responsabilidade e testar o sistema durante vários meses antes da data-limite.

Se quiser aprofundar como a fiscalidade do IVA afeta os condomínios que gere, pode ler também o guia Verifactu para condomínios. Aí explicamos quando o próprio condomínio fica obrigado e quando não, o que é complementar ao que leu aqui na perspetiva do gabinete.