Como destituir ou mudar o administrador de condomínios, passo a passo

Se chegou até aqui à procura de como destituir um administrador de condomínios, a primeira coisa que deve saber é que a lei está do vosso lado: o condomínio pode cessar o seu administrador em qualquer momento, sem esperar que termine o ano e sem necessidade de alegar uma causa concreta. Assim o diz a Lei espanhola de Propriedade Horizontal, e o procedimento é mais simples do que parece quando se faz com ordem.

Neste guia explicamos os cinco passos para destituir ou mudar o administrador do vosso condomínio sem sobressaltos: o que verificar no contrato, como convocar a assembleia, que maioria é necessária, como deixar tudo por escrito e que documentação têm de recuperar. E, no final, as três saídas que têm depois do cessamento, incluindo a autogestão do condomínio com uma plataforma pensada para que sejam os próprios condóminos a gerir o edifício sem caos.

Quando se pode destituir o administrador de condomínios

O artigo 13.7 da Lei de Propriedade Horizontal estabelece que, salvo se os estatutos do condomínio dispuserem o contrário, os órgãos de governo, presidente, secretário e administrador, são nomeados pelo prazo de um ano. Mas esse mesmo artigo acrescenta algo importante: os designados podem ser removidos do cargo antes de expirar o mandato por deliberação da assembleia de condóminos, convocada em sessão extraordinária.

Além disso, o artigo 14.a atribui à assembleia a competência de nomear e remover as pessoas que exercem esses cargos, e de resolver as reclamações que os proprietários formulem contra a sua atuação. Em resumo: quem põe e quem tira o administrador é sempre a assembleia, e a LPH não exige justificar o cessamento. Outra coisa é o contrato de serviços que tenham assinado com o escritório, que esse sim pode ter condições próprias; falamos disso no primeiro passo.

Convém dizê-lo com clareza: mudar de administrador nem sempre significa prescindir da figura. Há escritórios excelentes, e há condomínios onde um profissional inscrito na ordem é a melhor opção. Mas se o vosso não responde, não informa ou simplesmente o condomínio quer experimentar outro modelo, o caminho legal é o mesmo. Se ainda têm dúvidas sobre se precisam de um, aqui explicamos se é obrigatório ter administrador de condomínios (adiantamos: não é).

Passo 1: reveja o contrato com o escritório

Antes de mexer uma peça, localizem o contrato de serviços assinado com o administrador. A LPH regula o cessamento do cargo, mas as condições económicas da relação com o escritório, duração acordada, pré-aviso, forma de faturar os serviços pendentes, são matéria do contrato, não da lei.

• Duração e renovação: verifiquem se o contrato se renova tacitamente e em que datas.
• Pré-aviso: se o contrato fixar um prazo de pré-aviso, respeitem-no para evitar discussões posteriores.
• Serviços em curso: anotem que diligências estão a meio (sinistros, obras, reclamações a condóminos em incumprimento) para as acordar na transição.

Passo 2: convoque a assembleia para votar a mudança de administrador

O cessamento decide-se em assembleia, normalmente extraordinária. A convocatória compete ao presidente (artigo 16.2), mas se o presidente não a quiser convocar, o artigo 16.1 permite que a reunião seja pedida por um quarto dos proprietários, ou por um número deles que represente pelo menos 25 % das quotas de participação. Ou seja: num condomínio de vinte condóminos, cinco assinaturas bastam para forçar a assembleia.

A convocatória deve indicar os assuntos a tratar, o local, o dia e a hora, em primeira ou segunda convocatória. Incluam na ordem de trabalhos dois pontos separados e claros: o cessamento do administrador atual e a nomeação de quem vá assumir as suas funções. Para a assembleia ordinária anual, a citação deve ser feita com pelo menos seis dias de antecedência; para as extraordinárias, com a antecedência que for possível para que chegue ao conhecimento de todos (artigo 16.3). Se alguns condóminos não puderem estar presentes, têm a opção da assembleia telemática, cada vez mais habitual.

Passo 3: vote o cessamento com a maioria do artigo 17.7

A deliberação de cessar e substituir o administrador é uma deliberação ordinária. Segundo o artigo 17.7 da LPH, basta o voto da maioria do total dos proprietários que, por sua vez, representem a maioria das quotas de participação. E em segunda convocatória é ainda mais acessível: valem as deliberações adotadas pela maioria dos presentes, desde que essa maioria represente mais de metade do valor das quotas dos presentes.

Um pormenor que se esquece com frequência: os proprietários que, ao iniciar-se a assembleia, não estejam em dia com o pagamento das suas dívidas ao condomínio, e não as tenham impugnado ou consignado judicial ou notarialmente, podem participar nas deliberações, mas não têm direito de voto (artigo 15.2). A ata deve refletir quem ficou privado do voto, e as suas quotas não contam para calcular as maiorias.

Passo 4: registe-o na ata e notifique o cessamento

A deliberação tem de ficar registada na ata da assembleia com o que exige o artigo 19.2: data e local, autor da convocatória, carácter ordinário ou extraordinário, relação de presentes com os seus cargos e quotas, ordem de trabalhos e deliberações adotadas com o resultado das votações. A ata encerra-se com as assinaturas do presidente e do secretário no final da reunião ou dentro dos dez dias de calendário seguintes, e a partir do seu encerramento as deliberações são executivas (artigo 19.3).

Com a ata encerrada, comuniquem o cessamento ao administrador por um meio que deixe registo, burofax ou correio registado são os habituais, juntando a deliberação. Se precisarem de um modelo de ata bem estruturado, têm o nosso guia de atas da assembleia de condóminos com formato legal.

Passo 5: recupere toda a documentação do condomínio

Este é o passo em que mais condomínios tropeçam. A documentação do condomínio é do condomínio, não do escritório. Tenham em conta que a lei encarrega a guarda dos livros de atas ao secretário, que além disso deve conservar durante cinco anos as convocatórias, comunicações, procurações e demais documentos relevantes das reuniões (artigo 19.4). Na transição, peçam no mínimo:

• O livro de atas e as atas dos últimos anos.
• O estado de contas: saldos, extratos bancários, orçamento em vigor e liquidações pendentes.
• A relação de proprietários com as suas quotas de participação e o detalhe de recibos pendentes de cobrança.
• Contratos em vigor: manutenção, elevador, limpeza, seguros, fornecimentos.
• Documentação técnica do edifício e processos abertos (sinistros, obras, reclamações).
• Chaves e acessos: banca eletrónica, contadores, plataformas do condomínio.

E depois do cessamento? As três saídas

1. Contratar outro escritório tradicional. Se o condomínio valoriza ter um profissional inscrito na ordem que responda pela gestão, mudar de administrador, não de modelo, é uma saída perfeitamente razoável. Peçam referências e comparem o que inclui cada proposta.

2. Um administrador online. Alguns escritórios operam à distância com honorários mais ajustados. Pode encaixar em condomínios simples que querem continuar a delegar mas gastar menos.

3. A autogestão. A LPH permite-o: se não for nomeado administrador, as suas funções são assumidas pelo presidente (artigo 13.5). É o modelo natural dos condomínios pequenos, e hoje é muito mais suportável do que há uns anos: uma plataforma como o FixrOS automatiza os recibos, as convocatórias, as atas e o acompanhamento das ocorrências, e avisa das obrigações legais antes de o prazo terminar. Quem preside decide; o trabalho pesado fá-lo o sistema. E se quem acaba por assumir o leme é o presidente, ser-lhe-á útil este guia sobre o presidente num condomínio sem administrador.

Erros que saem caros ao mudar de administrador

• Cessar de palavra. Sem deliberação de assembleia registada em ata assinada, o cessamento não fica bem documentado e qualquer discussão posterior complica-se.
• Não inventariar a documentação ao recebê-la. Façam uma lista assinada por ambas as partes do que se entrega e do que fica pendente.
• Deixar as cobranças em terra de ninguém. Acordem a partir de que data gere os recibos o novo responsável para que nenhum mês fique por emitir.
• Esquecer o banco e os fornecedores. Mudem as pessoas autorizadas na conta e comuniquem a mudança aos contratos em vigor.
• Ficar sem secretário. Alguém deve guardar o livro de atas e a documentação desde o primeiro dia; decidam-no na mesma assembleia.

Pode consultar o texto completo e atualizado da Lei de Propriedade Horizontal no BOE.

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