Secretário do condomínio: quem pode sê-lo e o que assina

O secretário do condomínio é o cargo mais discreto do edifício: quase ninguém sabe quem o ocupa e, no entanto, a sua assinatura está nos documentos mais importantes do condomínio. A ata de cada assembleia, o livro de atas, os certificados de dívida necessários para reclamar a um condómino em incumprimento… tudo passa pelas suas mãos. Neste guia explicamos quem pode ser secretário segundo a Lei espanhola de Propriedade Horizontal, o que assina exatamente e como se reparte o papel quando o condomínio não tem administrador.

O que é o secretário do condomínio e porque quase nunca o vê

O artigo 13.1 da LPH enumera os órgãos de governo do condomínio: a assembleia de condóminos, o presidente (e os vice-presidentes, se os houver), o secretário e o administrador. No papel são quatro figuras; na prática costumam ser uma ou duas pessoas. A razão está no artigo 13.5: as funções do secretário e do administrador são exercidas pelo presidente do condomínio, salvo se os estatutos ou a assembleia, por deliberação maioritária, dispuserem que esses cargos sejam preenchidos em separado.

Por isso, na maioria dos edifícios ninguém «vê» o secretário: ou o é o próprio presidente sem se dar conta, ou o é o administrador contratado, que acumula ambos os cargos. Nos condomínios autogeridos, os que funcionam sem escritório externo, perceber esta repartição é especialmente útil, porque permite repartir a carga entre vários condóminos em vez de a concentrar toda em quem preside.

Quem pode ser secretário do condomínio

O artigo 13.6 deixa-o aberto de propósito. Os cargos de secretário e administrador podem acumular-se numa mesma pessoa ou ser nomeados em separado, e o cargo pode recair sobre:

• Qualquer proprietário do condomínio, sem necessidade de qualquer habilitação.
• Pessoas singulares com qualificação profissional suficiente e legalmente reconhecida para exercer essas funções, o caso típico do administrador de condomínios inscrito na ordem.
• Corporações e outras pessoas coletivas, nos termos que o ordenamento jurídico estabelece.

Quanto à duração, vigora a regra geral do artigo 13.7: salvo se os estatutos disserem outra coisa, a nomeação faz-se por um ano, e a assembleia pode renovar, mudar ou remover o secretário antes de terminar o mandato mediante deliberação adotada em sessão extraordinária.

As funções do secretário, uma a uma

1. Redigir e assinar a ata de cada assembleia. A ata deve recolher o que exige o artigo 19.2: data e local, autor da convocatória, carácter ordinário ou extraordinário, relação de presentes com os seus cargos e quotas de participação, ordem de trabalhos e deliberações adotadas com o resultado das votações. A ata encerra-se com as assinaturas do presidente e do secretário, no final da reunião ou dentro dos dez dias de calendário seguintes; a partir desse encerramento, as deliberações são executivas (artigo 19.3). Se quiser ver como fica uma ata bem feita, tem o nosso modelo de ata de assembleia com formato legal.

2. Enviar a ata aos proprietários. Depois do encerramento, a ata é enviada a todos os proprietários conforme o procedimento de comunicações da lei, de modo que qualquer condómino, tenha estado presente ou não, saiba o que foi deliberado.

3. Guardar o livro de atas e a documentação. O artigo 19.4 encarrega o secretário da guarda dos livros de atas da assembleia e da conservação, durante o prazo de cinco anos, das convocatórias, comunicações, procurações e demais documentos relevantes das reuniões. É a memória oficial do condomínio.

Esta guarda importa mais do que parece: quando um proprietário vende a sua fração, quando é preciso demonstrar o que foi deliberado sobre uma obra há três anos ou quando o condomínio muda de administrador, tudo depende de esse arquivo existir e estar completo. Um secretário organizado, ou um arquivo digital bem levado, poupa discussões inteiras.

4. Emitir o certificado de dívida para reclamar a quem está em incumprimento. Quando o condomínio reclama judicialmente uma dívida pelo processo de injunção, o artigo 21.3 exige juntar um certificado da deliberação de liquidação da dívida emitido por quem faz as funções de secretário, com o visto do presidente, indicando o montante em dívida e a sua discriminação. Sem esse papel, a reclamação não arranca. Tem o procedimento completo no nosso guia sobre o que fazer com os condóminos em incumprimento.

O livro de atas: como se legaliza e o que deve conter

As deliberações da assembleia não se apontam num caderno qualquer: o artigo 19.1 exige que sejam registadas num livro de atas legalizado pelo Conservador do Registo Predial na forma que estiver regulamentarmente disposta. Esse trâmite, a legalização, é o que converte o livro no registo oficial da vida do condomínio.

Dentro do livro, cada ata deve expressar no mínimo as circunstâncias do artigo 19.2 que víamos antes. E a própria lei dá uma margem de segurança: os defeitos da ata são sanáveis se a ata expressar de forma inequívoca a data e o local, os presentes, as deliberações e os votos, e estiver assinada pelo presidente e pelo secretário; a sanação deve fazer-se antes da assembleia seguinte, que deverá ratificá-la (artigo 19.3).

Secretário num condomínio autogerido: como repartir o papel

Num condomínio sem administrador, a repartição por defeito é simples: o presidente assume tudo (artigo 13.5). Mas a lei permite algo mais inteligente: que a assembleia nomeie secretário outro condómino por deliberação maioritária. Assim, quem preside representa o condomínio e toma as decisões do dia a dia, e outra pessoa trata da papelada: atas, arquivo e certificados. Dois condóminos envolvidos em vez de um esgotado.

Se estão nesse ponto, interessam-lhes estes dois guias: as funções completas do presidente num condomínio sem administrador e o passo a passo de como gerir um condomínio sem administrador.

Ferramentas que fazem sozinhas o trabalho de secretaria

A parte boa de digitalizar o condomínio é que o grosso do trabalho do secretário é, precisamente, o que melhor se automatiza. Com o FixrOS, a convocatória compõe-se com a sua ordem de trabalhos e chega a todos os condóminos; durante a assembleia a contagem de votos corre sozinha; ao encerrar, a ata sai redigida com os presentes, as deliberações e o resultado de cada votação, pronta para as duas assinaturas; e tudo fica arquivado e acessível a qualquer proprietário a partir do telemóvel, com a documentação sempre guardada e à mão. O sistema avisa ainda dos prazos: o encerramento da ata em dez dias, a assembleia anual, a renovação de cargos.

Perguntas rápidas sobre o secretário do condomínio

O secretário pode ser a mesma pessoa que o administrador? Sim. O artigo 13.6 permite expressamente acumular ambos os cargos numa mesma pessoa, o chamado secretário-administrador.

Quanto dura o cargo? Um ano, salvo se os estatutos dispuserem outra coisa, com possibilidade de remoção antecipada pela assembleia (artigo 13.7).

É preciso ser proprietário? Não necessariamente: pode sê-lo um proprietário, um profissional qualificado ou uma pessoa coletiva (artigo 13.6).

E se ninguém quiser o cargo? Se não for nomeado ninguém em separado, as funções recaem automaticamente no presidente (artigo 13.5). Pode consultar o texto integral da lei no BOE.

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