Fazer as contas de um condomínio sem administrador de condomínios é perfeitamente possível, de facto, milhares de condomínios em Espanha fazem-no todos os anos, mas exige organização, um mínimo de método e saber o que a lei exige. A boa notícia: não é preciso ser contabilista. A Lei espanhola de Propriedade Horizontal pede poucas coisas em matéria económica, e todas se podem cumprir com constância e as ferramentas adequadas.
Neste guia, contamos-lhe, pela ordem em que os vai encontrar, as cinco frentes económicas de qualquer condomínio: o orçamento, as quotas, o fundo de reserva, o dia a dia de recibos e pagamentos, e os incumprimentos. Se o seu condomínio se gere sozinho, interessa-lhe também a nossa plataforma para condomínios autogeridos, pensada precisamente para vos tirar o trabalho manual do caminho.
Quem faz as contas quando não há administrador
Quando um condomínio não nomeia administrador, as suas funções não desaparecem: passam para o presidente. Assim o estabelece o artigo 13.5 da Lei de Propriedade Horizontal, que dispõe que as funções do secretário e do administrador serão exercidas pelo presidente da comunidade, salvo se os estatutos ou a assembleia decidirem prover esses cargos separadamente.
E quais são essas funções no plano económico? O artigo 20 da LPH descreve-as: preparar com a devida antecedência o plano de despesas previsíveis e submetê-lo à assembleia, e efetuar os pagamentos e realizar as cobranças que sejam devidas. Traduzido para o dia a dia: preparar o orçamento, emitir as quotas, pagar a luz da escada e ao técnico da manutenção do elevador, e manter registo de tudo isso. Se quiser o mapa completo do cargo, tem o nosso guia sobre o presidente num condomínio sem administrador.
O orçamento anual: a base de tudo
Tudo o resto depende do orçamento. O artigo 14 da LPH atribui à assembleia de condóminos a aprovação do plano de despesas e receitas previsíveis e das contas correspondentes, e o artigo 16.1 obriga o condomínio a reunir-se pelo menos uma vez por ano precisamente para aprovar os orçamentos e contas.
Na prática, fazer o orçamento de um condomínio é mais simples do que parece: parte-se das despesas reais do ano anterior (fornecimentos, manutenção, seguro, limpeza), ajusta-se o que se sabe que vai mudar e acrescenta-se a dotação do fundo de reserva. Tem o processo completo, rubrica a rubrica, no nosso artigo sobre o orçamento anual do condomínio.
As quotas: como se repartem entre os condóminos
Aprovado o orçamento, é preciso reparti-lo. Em regra, cada proprietário contribui segundo a sua permilagem ou coeficiente de participação, aquela percentagem que aparece na escritura da sua fração e que reflete o peso de cada apartamento ou loja no total do edifício. Uma fração com um coeficiente de 5% assume 5% do orçamento, salvo se os estatutos do condomínio estabelecerem outra regra de repartição.
Para não fazer as contas à mão, no FixrOS publicamos uma calculadora gratuita de quota de condomínio por coeficiente: introduz o orçamento anual e o seu coeficiente, e devolve-lhe a quota anual e mensal no momento.
O fundo de reserva: os 10% que a lei exige
É a obrigação económica que mais condomínios autogeridos deixam passar. O artigo 9.1.f da LPH obriga a dotar um fundo de reserva, cuja titularidade pertence ao condomínio, com um montante que em caso algum poderá ser inferior a 10% do seu último orçamento ordinário. A sua finalidade: fazer face às obras de conservação, reparação e reabilitação do prédio, bem como a obras de acessibilidade e eficiência energética.
A própria lei acrescenta uma possibilidade que poucos conhecem: com cargo ao fundo de reserva, o condomínio pode subscrever um seguro que cubra os danos do prédio ou um contrato de manutenção permanente do imóvel. Se quiser aprofundar, temos dois guias dedicados: o que é o fundo de reserva e quanto deve ter e como contabilizá-lo corretamente.
O dia a dia: recibos, pagamentos e conciliação
Entre assembleia e assembleia, fazer as contas de um condomínio resume-se a três hábitos. O primeiro: emitir os recibos sempre na mesma data e deixar registo de quem pagou e quem não. O segundo: pagar as faturas a partir da conta do condomínio, nunca de contas pessoais, nem sequer «para adiantar», e guardar cada fatura junto com o seu comprovativo de pagamento. O terceiro: uma vez por mês, verificar que o saldo do banco bate certo com o que dizem os seus registos. A isto os contabilistas chamam conciliar; pode chamar-lhe simplesmente rever.
- Um único registo. Não importa que comecem com uma folha de cálculo: o importante é que só haja uma, com receitas e despesas datadas e o seu documento associado.
- Tudo por banco. O dinheiro vivo é o inimigo da transparência. Cada movimento por conta deixa rasto e evita discussões.
- Fecho anual com calma. Antes da assembleia ordinária, prepare o resumo do exercício: o orçamentado, o gasto, o desvio e o saldo. É o que a assembleia deve aprovar todos os anos.
O que fazer com os condóminos que não pagam
Os incumprimentos são a parte mais incómoda de fazer as contas de um condomínio, sobretudo quando o devedor é o vizinho do terceiro andar. A lei dá ao condomínio ferramentas concretas. O artigo 21.1 da LPH permite à assembleia deliberar medidas dissuasoras face ao incumprimento, como juros superiores ao legal ou a privação temporária do uso de serviços e instalações (desde que não sejam abusivas nem afetem a habitabilidade), e estabelece que os créditos a favor do condomínio vencem juros desde a data em que o pagamento deveria ter sido efetuado.
Se a dívida persistir, o artigo 21.2 habilita o processo de injunção especial para condomínios, com o qual reclamar judicialmente quotas ordinárias, extraordinárias e fundo de reserva. E entretanto, o artigo 15.2 priva do direito de voto na assembleia o proprietário que não esteja com os pagamentos em dia (embora possa participar nas deliberações). O procedimento completo, passo a passo, está no nosso guia sobre o que fazer com os devedores no condomínio.
Transparência: as contas, à vista de todos
Num condomínio autogerido, a confiança é o ativo mais valioso. A maioria dos conflitos económicos entre condóminos não nasce de um desfalque, mas sim da opacidade: ninguém sabe quanto há na conta, as contas mostram-se uma vez por ano numa folha e as dúvidas acumulam-se durante meses. A solução é simples de enunciar: que qualquer condómino possa consultar a qualquer momento o saldo, os movimentos e os comprovativos. Quando a informação está disponível, as suspeitas desaparecem sozinhas.
Ferramentas para não fazer tudo à mão
Tudo o que foi dito pode ser feito com uma folha de cálculo, uma pasta de faturas e força de vontade. Mas cada hora que o presidente dedica a emitir recibos ou a perseguir comprovativos é uma hora oferecida. Uma plataforma de gestão faz esse trabalho sozinha: emite os recibos, regista cada pagamento, avisa dos incumprimentos, calcula a dotação do fundo de reserva e deixa as contas à vista de todos os condóminos em tempo real.
Se o vosso condomínio se gere sem administrador, veja como o FixrOS vos ajuda a gerir o condomínio sem administrador: contas claras, recibos automáticos e as obrigações da Lei de Propriedade Horizontal avisadas antes de o prazo vencer. E se está a avaliar o modelo completo de autogestão, comece pelo nosso guia para gerir um condomínio sem administrador e pela revisão das obrigações legais de um condomínio sem administrador.