Portar els comptes d’una comunitat de veïns sense administrador de finques és perfectament possible, de fet, milers de comunitats a Espanya ho fan cada any, però exigeix ordre, un mínim de mètode i saber què exigeix la llei. La bona notícia: no cal ser comptable. La Llei de Propietat Horitzontal demana poques coses en matèria econòmica, i totes es poden complir amb constància i les eines adequades.
En aquesta guia t’expliquem, en l’ordre en què te’ls trobaràs, els cinc fronts econòmics de qualsevol comunitat: el pressupost, les quotes, el fons de reserva, el dia a dia de rebuts i pagaments, i els impagaments. Si la teva comunitat es gestiona sola, t’interessa també la nostra plataforma per a comunitats autogestionades, pensada justament per treure-us la feina manual del mig.
Qui porta els comptes quan no hi ha administrador
Quan una comunitat no nomena administrador, les seves funcions no desapareixen: passen al president. Així ho estableix l’article 13.5 de la Llei de Propietat Horitzontal, que disposa que les funcions del secretari i de l’administrador seran exercides pel president de la comunitat, llevat que els estatuts o la junta acordin proveir aquests càrrecs per separat.
I quines són aquestes funcions en l’àmbit econòmic? L’article 20 de la LPH les descriu: preparar amb la deguda antelació el pla de despeses previsibles i sotmetre’l a la junta, i efectuar els pagaments i fer els cobraments que siguin procedents. Traduït al dia a dia: preparar el pressupost, girar les quotes, pagar la llum de l’escala i el del manteniment de l’ascensor, i portar registre de tot plegat. Si vols el mapa complet del càrrec, tens la nostra guia sobre el president en una comunitat sense administrador.
El pressupost anual: la base de tot
Tota la resta penja del pressupost. L’article 14 de la LPH atribueix a la junta de propietaris l’aprovació del pla de despeses i ingressos previsibles i dels comptes corresponents, i l’article 16.1 obliga la comunitat a reunir-se almenys un cop l’any precisament per aprovar els pressupostos i comptes.
A la pràctica, fer el pressupost d’una comunitat és més senzill del que sona: es parteix de les despeses reals de l’any anterior (subministraments, manteniment, assegurança, neteja), s’ajusta el que se sàpiga que canviarà i s’hi afegeix la dotació del fons de reserva. Tens el procés complet, partida a partida, al nostre article sobre el pressupost anual de la comunitat de propietaris.
Les quotes: com es reparteixen entre els veïns
Aprovat el pressupost, cal repartir-lo. Amb caràcter general, cada propietari contribueix segons el seu coeficient de participació, aquell percentatge que apareix a l’escriptura del teu habitatge i que reflecteix el pes de cada pis o local en el total de l’edifici. Un pis amb un coeficient del 5% assumeix el 5% del pressupost, llevat que els estatuts de la comunitat estableixin una altra regla de repartiment.
Per no fer els comptes a mà, a FixrOS publiquem una calculadora gratuïta de quota de comunitat per coeficient: introdueixes el pressupost anual i el teu coeficient, i et retorna la quota anual i mensual a l’instant.
El fons de reserva: el 10% que exigeix la llei
És l’obligació econòmica que més comunitats autogestionades passen per alt. L’article 9.1.f de la LPH obliga a dotar un fons de reserva, la titularitat del qual correspon a la comunitat, amb una quantitat que en cap cas podrà ser inferior al 10% del seu darrer pressupost ordinari. La seva finalitat: atendre les obres de conservació, reparació i rehabilitació de la finca, així com obres d’accessibilitat i eficiència energètica.
La mateixa llei afegeix una possibilitat que pocs coneixen: amb càrrec al fons de reserva, la comunitat pot subscriure una assegurança que cobreixi els danys de la finca o un contracte de manteniment permanent de l’immoble. Si vols aprofundir-hi, tenim dues guies dedicades: què és el fons de reserva i quant ha de tenir i com comptabilitzar-lo correctament.
El dia a dia: rebuts, pagaments i conciliació
Entre junta i junta, portar els comptes d’una comunitat de veïns es redueix a tres hàbits. El primer: girar els rebuts sempre en la mateixa data i deixar constància de qui ha pagat i qui no. El segon: pagar les factures des del compte de la comunitat, mai des de comptes personals, ni tan sols «per avançar», i guardar cada factura al costat del seu justificant de pagament. El tercer: un cop al mes, comprovar que el saldo del banc quadra amb el que diuen els teus registres. Els comptables en diuen conciliar; tu en pots dir simplement repassar.
- Un únic registre. Tant és que comenceu amb un full de càlcul: l’important és que només n’hi hagi un, amb ingressos i despeses datats i el seu document associat.
- Tot per banc. L’efectiu és l’enemic de la transparència. Cada moviment per compte deixa rastre i evita discussions.
- Tancament anual amb calma. Abans de la junta ordinària, prepara el resum de l’exercici: el pressupostat, el gastat, la desviació i el saldo. És el que la junta ha d’aprovar cada any.
Què fer amb els veïns que no paguen
Els impagaments són la part més incòmoda de portar els comptes d’una comunitat de veïns, sobretot quan el deutor és el veí del tercer. La llei dona a la comunitat eines concretes. L’article 21.1 de la LPH permet a la junta acordar mesures dissuasòries davant la morositat, com interessos superiors al legal o la privació temporal de l’ús de serveis i instal·lacions (sempre que no siguin abusives ni afectin l’habitabilitat), i estableix que els crèdits a favor de la comunitat meriten interessos des que el pagament s’hauria d’haver efectuat.
Si el deute persisteix, l’article 21.2 habilita el procés monitori especial per a comunitats de propietaris, amb el qual reclamar judicialment quotes ordinàries, extraordinàries i fons de reserva. I mentrestant, l’article 15.2 priva del dret de vot a la junta el propietari que no estigui al corrent de pagament (encara que pot participar en les deliberacions). El procediment complet, pas a pas, el tens a la nostra guia sobre què fer amb els morosos a la comunitat.
Transparència: els comptes, a la vista de tothom
En una comunitat autogestionada, la confiança és l’actiu més valuós. La majoria dels conflictes econòmics entre veïns no neixen d’una malversació, sinó de l’opacitat: ningú no sap quant hi ha al compte, els comptes s’ensenyen un cop l’any en un full i els dubtes s’acumulen durant mesos. La solució és senzilla d’enunciar: que qualsevol veí pugui consultar en qualsevol moment el saldo, els moviments i els justificants. Quan la informació està disponible, les suspicàcies desapareixen soles.
Eines per no fer-ho tot a mà
Tot l’anterior es pot fer amb un full de càlcul, una carpeta de factures i força de voluntat. Però cada hora que el president dedica a girar rebuts o a perseguir justificants és una hora regalada. Una plataforma de gestió fa aquesta feina sola: emet els rebuts, registra cada pagament, avisa dels impagaments, calcula la dotació del fons de reserva i deixa els comptes a la vista de tots els veïns en temps real.
Si la vostra comunitat es gestiona sense administrador, fes una ullada a com FixrOS us ajuda a gestionar la comunitat sense administrador: comptes clars, rebuts automàtics i les obligacions de la Llei de Propietat Horitzontal avisades abans que venci el termini. I si estàs valorant el model complet d’autogestió, comença per la nostra guia per gestionar una comunitat de veïns sense administrador i el repàs de les obligacions legals d’una comunitat sense administrador.