El secretari de la comunitat de propietaris és el càrrec més discret de la finca: gairebé ningú no sap qui l’ocupa i, tanmateix, la seva signatura és als documents més importants de la comunitat. L’acta de cada junta, el llibre d’actes, els certificats de deute que calen per reclamar a un morós… tot passa per les seves mans. En aquesta guia t’expliquem qui pot ser secretari segons la Llei de Propietat Horitzontal, què signa exactament i com es reparteix el paper quan la comunitat no té administrador.
Què és el secretari de la comunitat i per què gairebé mai no el veus
L’article 13.1 de la LPH enumera els òrgans de govern de la comunitat: la junta de propietaris, el president (i els vicepresidents, si n’hi ha), el secretari i l’administrador. Sobre el paper són quatre figures; a la pràctica solen ser una o dues persones. La raó és a l’article 13.5: les funcions del secretari i de l’administrador les exerceix el president de la comunitat, llevat que els estatuts o la junta, per acord majoritari, disposin que aquests càrrecs es cobreixin per separat.
Per això, a la majoria de les finques ningú no «veu» el secretari: o ho és el mateix president sense adonar-se’n, o ho és l’administrador contractat, que acumula tots dos càrrecs. A les comunitats autogestionades, les que funcionen sense despatx extern, entendre aquest repartiment és especialment útil, perquè permet repartir la càrrega entre diversos veïns en lloc de concentrar-la tota en qui presideix.
Qui pot ser secretari de la comunitat de propietaris
L’article 13.6 ho deixa obert expressament. Els càrrecs de secretari i administrador es poden acumular en una mateixa persona o nomenar-se per separat, i el càrrec pot recaure en:
- Qualsevol propietari de la comunitat, sense necessitat de cap titulació.
- Persones físiques amb qualificació professional suficient i legalment reconeguda per exercir aquestes funcions, el cas típic de l’administrador de finques col·legiat.
- Corporacions i altres persones jurídiques, en els termes que estableix l’ordenament jurídic.
Pel que fa a la durada, regeix la regla general de l’article 13.7: llevat que els estatuts diguin una altra cosa, el nomenament es fa per un any, i la junta pot renovar, canviar o remoure el secretari abans que acabi el mandat mitjançant acord adoptat en sessió extraordinària.
Les funcions del secretari, una a una
1. Redactar i signar l’acta de cada junta. L’acta ha de recollir el que exigeix l’article 19.2: data i lloc, autor de la convocatòria, caràcter ordinari o extraordinari, relació d’assistents amb els seus càrrecs i quotes de participació, ordre del dia i acords adoptats amb el resultat de les votacions. L’acta es tanca amb les signatures del president i del secretari, en acabar la reunió o dins dels deu dies naturals següents; des d’aquest tancament, els acords són executius (article 19.3). Si vols veure com queda una acta ben feta, tens el nostre model d’acta de junta amb format legal.
2. Trametre l’acta als propietaris. Després del tancament, l’acta s’envia a tots els propietaris conforme al procediment de comunicacions de la llei, de manera que qualsevol veí, hi hagi assistit o no, sàpiga què es va acordar.
3. Custodiar el llibre d’actes i la documentació. L’article 19.4 encarrega al secretari la custòdia dels llibres d’actes de la junta i la conservació, durant el termini de cinc anys, de les convocatòries, comunicacions, apoderaments i altres documents rellevants de les reunions. És la memòria oficial de la comunitat.
Aquesta custòdia importa més del que sembla: quan un propietari ven el seu pis, quan cal demostrar què es va acordar sobre una obra fa tres anys o quan la comunitat canvia d’administrador, tot depèn que aquest arxiu existeixi i estigui complet. Un secretari endreçat, o un arxiu digital ben portat, estalvia discussions senceres.
4. Emetre el certificat de deute per reclamar als morosos. Quan la comunitat reclama judicialment un deute pel procés monitori, l’article 21.3 exigeix acompanyar un certificat de l’acord de liquidació del deute emès per qui faci les funcions de secretari, amb el vistiplau del president, indicant l’import degut i el seu desglossament. Sense aquest paper, la reclamació no arrenca. Tens el procediment complet a la nostra guia sobre què fer amb els morosos de la comunitat.
El llibre d’actes: com es legalitza i què ha de contenir
Els acords de la junta no s’apunten en una llibreta qualsevol: l’article 19.1 exigeix que es reflecteixin en un llibre d’actes diligenciat pel Registrador de la Propietat en la forma que es disposi reglamentàriament. Aquest tràmit, la diligència, és el que converteix el llibre en el registre oficial de la vida de la comunitat.
Dins del llibre, cada acta ha d’expressar com a mínim les circumstàncies de l’article 19.2 que vèiem abans. I la mateixa llei dona un marge de seguretat: els defectes de l’acta són esmenables si l’acta expressa de manera inequívoca la data i el lloc, els assistents, els acords i els vots, i està signada pel president i el secretari; l’esmena s’ha de fer abans de la junta següent, que l’haurà de ratificar (article 19.3).
Secretari en una comunitat autogestionada: com repartir el paper
En una comunitat sense administrador, el repartiment per defecte és simple: el president ho assumeix tot (article 13.5). Però la llei permet una cosa més intel·ligent: que la junta nomeni secretari un altre veí per acord majoritari. Així, qui presideix representa la comunitat i pren les decisions del dia a dia, i una altra persona porta la paperassa: actes, arxiu i certificats. Dos veïns implicats en lloc d’un de cremat.
Si sou en aquest punt, us interessen aquestes dues guies: les funcions completes del president en una comunitat sense administrador i el pas a pas de com gestionar una comunitat de veïns sense administrador.
Eines que fan soles la feina de secretaria
La part bona de digitalitzar la comunitat és que el gruix de la feina del secretari és, precisament, el que millor s’automatitza. Amb FixrOS, la convocatòria es compon amb el seu ordre del dia i arriba a tots els veïns; durant la junta el recompte de vots corre sol; en tancar, l’acta surt redactada amb els assistents, els acords i el resultat de cada votació, a punt per a les dues signatures; i tot queda arxivat i accessible per a qualsevol propietari des del mòbil, amb la documentació sempre custodiada i a mà. El sistema avisa a més dels terminis: el tancament de l’acta en deu dies, la junta anual, la renovació de càrrecs.
Preguntes ràpides sobre el secretari de la comunitat
Pot ser el secretari la mateixa persona que l’administrador? Sí. L’article 13.6 permet expressament acumular tots dos càrrecs en una mateixa persona, l’anomenat secretari-administrador.
Quant dura el càrrec? Un any, llevat que els estatuts disposin una altra cosa, amb possibilitat de remoció anticipada per part de la junta (article 13.7).
Cal ser propietari? No necessàriament: ho pot ser un propietari, un professional qualificat o una persona jurídica (article 13.6).
I si ningú no vol el càrrec? Si no es nomena ningú per separat, les funcions recauen automàticament en el president (article 13.5). Pots consultar el text íntegre de la llei al BOE.
La vostra comunitat es gestiona sola o s’ho està plantejant? Descobreix com FixrOS ajuda les comunitats que funcionen sense administrador: actes, quotes, incidències i terminis legals en un sol lloc, amb una demo gratuïta per veure-ho funcionant.