Pregunta a qualsevol administrador de finques què li roba més hores i més tranquil·litat, i pocs diran «les juntes de propietaris» o «la comptabilitat». Diran els sinistres. Una fuita al garatge, un temporal que aixeca part de la coberta, un embús que inunda dos baixos. El dany físic s’arregla en dies; l’expedient es pot arrossegar mesos.
El motiu gairebé mai és l’asseguradora. És que l’expedient no viu enlloc. Viu repartit entre un correu amb el comunicat, un WhatsApp amb les fotos del veí, una trucada al pèrit que ningú va apuntar, un pressupost en PDF que algú va reenviar, i un full de càlcul on l’administrador intenta recordar per on anava cadascun dels trenta sinistres oberts de la seva cartera.
Aquest article explica com es pot tramitar un sinistre de comunitat quan l’expedient és un de sol i tots els que hi intervenen hi treballen alhora.
Per què es perd el control d’un sinistre
Un sinistre de comunitat té una particularitat que el fa especialment difícil de seguir: hi intervenen almenys quatre parts amb interessos i calendaris diferents.
- L’administrador, que fa el comunicat i respon davant la junta de propietaris.
- La corredoria o l’asseguradora, que obre l’expedient i decideix.
- El pèrit, que visita, mesura i valora.
- El proveïdor, que repara quan li donen llum verda.
Cadascú fa servir les seves pròpies eines. El resultat és previsible: ningú té la foto completa, tothom pregunta per correu «com va això?», i l’administrador es converteix en centraleta de reenviaments. Quan un veí pregunta a la junta de propietaris per què la gotera del quart porta cinc mesos sense arreglar, la resposta honesta sol ser «estic esperant que em contestin», sense poder dir a qui ni des de quan.
Un expedient, quatre portes
L’alternativa és deixar de moure documents i començar a compartir l’expedient. A FixrOS el sinistre no és un correu: és un cas amb estat propi al qual cada part entra per la seva pròpia porta i veu exactament el que li correspon.
L’administrador treballa des del seu panell. L’asseguradora, la corredoria i el pèrit entren a un portal independent, amb els seus propis accessos i la seva pròpia vista. No s’envia l’expedient: s’hi dona accés. Per això, quan la corredoria actualitza una dada, l’administrador la veu al moment, sense que ningú hagi d’avisar ningú.
L’enviament inicial és el més senzill de tot: des de la incidència ja oberta, l’administrador envia el comunicat al portal de la seva corredoria amb una sola acció. A partir d’aquí l’expedient ja no li pertany en exclusiva: és un espai de treball compartit.
Onze estats, i cadascun amb el seu responsable
La part que de debò evita el descontrol no és l’accés compartit, sinó que l’expedient només pot avançar en un ordre, i cada pas només el pot fer qui correspon. Aquest és el recorregut complet:
- Esborrany: l’administrador prepara el comunicat.
- Notificat: l’envia al portal. Aquí comença a comptar el rellotge.
- Reconegut: l’asseguradora o la corredoria confirma que l’ha rebut i obre expedient.
- Pèrit assignat: es designa el professional que ha de valorar.
- Pèrit ha visitat: el pèrit confirma la visita.
- Informe rebut: lliura la seva valoració.
- Aprovat: l’asseguradora accepta la indemnització.
- Reparació programada: l’administrador contracta i dona data.
- Reparat: el proveïdor acaba.
- Pagat: l’asseguradora abona.
- Tancat: l’administrador dona l’expedient per acabat.
Hi ha un dotzè estat, Rebutjat, al qual es pot arribar des de qualsevol punt a partir de la notificació. I té una condició important: rebutjar obliga a escriure el motiu. No hi ha rebuig mut. Si l’asseguradora decideix que el dany no està cobert, aquesta raó queda escrita a l’expedient, amb data i autor, i l’administrador la pot portar a la junta de propietaris o discutir-la amb arguments.
El repartiment de competències és igual d’estricte. L’administrador pot enviar el comunicat, programar la reparació i tancar. L’asseguradora i la corredoria confirmen, assignen pèrit, aproven i paguen. El pèrit només pot fer dues coses: marcar que ha visitat i lliurar el seu informe. Ningú pot saltar-se un pas ni signar per un altre.
L’informe del pèrit deixa de ser un PDF
La peça que més endarrereix un expedient sol ser el peritatge, i gairebé sempre pel mateix motiu: l’informe arriba com un document lliure que cal llegir sencer per extreure’n quatre dades.
A FixrOS el pèrit no redacta un document: omple un informe guiat de sis passos, que pot completar des del mòbil durant la mateixa visita.
- Causa i mecanisme del dany.
- Mesuraments presos sobre el terreny.
- Danys per unitat, identificant quin habitatge o element està afectat i quin element patrimonial és.
- Valoració per partides, amb base imposable, IVA i franquícia.
- Proposta i recomanacions tècniques.
- Tancament i lliurament.
Com que la informació entra estructurada, en acabar no cal interpretar res: l’expedient ja sap quines unitats estan afectades, quins elements patrimonials s’han danyat, quant suma cada partida i quin és el total. La feina es desa sola a mesura que el pèrit avança, de manera que una visita interrompuda no obliga a començar de zero.
El sinistre i la incidència, sincronitzats
Hi ha un detall de disseny que resol un problema molt concret del dia a dia. A FixrOS un sinistre no és una entitat solta: és el carril de l’asseguradora sobre una incidència que ja existeix. La gotera que va reportar el veí del quart és la mateixa gotera que viatja a la corredoria.
Això vol dir que, a mesura que avança l’expedient de l’assegurança, la incidència en reflecteix l’avenç: quan s’assigna pèrit passa a estar pendent de valoració, quan arriba l’informe passa a pressupost enviat, quan l’asseguradora aprova passa a pressupost aprovat. L’administrador deixa de veure una incidència «oberta» de fa quatre mesos que en realitat està peritada i aprovada.
Amb una salvaguarda important: la incidència mai retrocedeix. Si l’administrador ja la va donar per resolta pel seu compte, l’expedient de l’assegurança no la torna a obrir. El criteri de qui gestiona la comunitat mana sobre l’automatisme.
Què hi guanya cada part
L’administrador deixa de ser centraleta. Pot obrir la seva cartera i veure, d’un cop d’ull, en quin estat està cada sinistre i qui té la pilota. Quan un veí pregunta, la resposta té data i nom.
La corredoria rep expedients complets des del primer moment, en lloc de correus als quals els falta la referència de pòlissa o les fotos. I actualitza l’estat una sola vegada, en un sol lloc, sense haver d’escriure després un correu explicant-ho.
El pèrit treballa amb un guió, no amb una plantilla en blanc, i lliura des del mateix lloc.
I la comunitat obté el que més pesa en una junta de propietaris: traçabilitat. Qui va fer què, quan, i per què es va decidir el que es va decidir.
Preguntes freqüents sobre la gestió de sinistres en comunitats
Qui fa el comunicat del sinistre, l’administrador o el veí?
El més habitual és que el veí reporti el dany i l’administrador, com a secretari de la comunitat, faci el comunicat a l’assegurança de la comunitat. A FixrOS l’avís del veí i el comunicat són el mateix expedient en dos moments diferents: el veí obre la incidència des de l’app i l’administrador l’envia al portal de la corredoria quan decideix que escau passar-la a l’assegurança.
Poden la comunitat i un propietari reclamar per separat?
Sí, i és el més habitual quan el mateix fet danya elements comuns i l’interior d’un habitatge. La comunitat reclama per la seva pòlissa els danys en elements comuns i cada propietari per la seva els danys a la seva part privativa. Són expedients diferents encara que l’origen sigui el mateix.
Què passa si l’asseguradora rebutja el sinistre?
L’expedient passa a l’estat Rebutjat i el motiu queda registrat per escrit, amb data i autor. Aquest registre és la base per demanar una revisió, acudir al defensor de l’assegurat de l’entitat o, si escau, valorar altres vies. Sense motiu escrit no hi ha rebuig.
El pèrit pot omplir l’informe sense cobertura al garatge?
L’informe es completa per passos i l’avenç es desa a mesura que s’omple, de manera que una visita interrompuda no obliga a repetir la feina.
La corredoria veu dades de la comunitat que no li corresponen?
No. Cada part entra al seu propi portal i veu l’expedient i les dades necessàries per tramitar-lo, no la cartera del despatx ni la resta de comunitats.
Quant es triga a tramitar un sinistre així?
Depèn de l’asseguradora i del tipus de dany, i cap eina canvia els terminis d’una companyia. El que sí que canvia és el temps mort: el que es perd entre que una part fa alguna cosa i la següent se n’assabenta. Aquest temps, en un expedient compartit, tendeix a zero.
Et pot interessar
- FixrOS per a administradors de finques
- Com reclamar danys al Consorci de Compensació d’Assegurances
- FixrOS per a pèrits d’assegurances
- FixrOS per a asseguradores i corredories
Els sinistres són només un dels fronts que un despatx porta alhora. Si estàs valorant canviar d’eina, en aquesta guia per triar programari d’administració de finques hi ha les preguntes que convé fer en qualsevol demo.
Conclusió
Els sinistres no es descontrolen per falta de diligència, sinó perquè l’expedient no existeix com a tal: existeixen fragments repartits entre quatre bústies. Reunir-los en un únic cas, amb estats definits, permisos per rol i un informe de pèrit estructurat, converteix el sinistre d’un forat negre d’hores en un procés que es pot seguir, explicar i tancar.