La vostra comunitat ha decidit, o està a punt de decidir, prescindir d’administrador. Ara toca la part pràctica: com gestionar una comunitat de veïns sense administrador sense que l’edifici se’n ressenti i sense incomplir la llei. La bona notícia és que la Llei de Propietat Horitzontal ho permet expressament i que la feina, ben organitzada, és molt més portable del que sembla. En aquesta guia repassem pas a pas tot el que cal cobrir: càrrecs, juntes, comptes, actes, incidències i morositat, i com una plataforma per a comunitats autogestionades pot fer la part pesada.
Si encara teniu dubtes sobre la part legal de la decisió, comença pel nostre article sobre si és obligatori tenir administrador de finques: la resposta curta és que no ho és. Tot el que segueix està contrastat amb el text consolidat de la Llei 49/1960 publicat al BOE.
1. Organitza els càrrecs: president, secretari i administrador
El primer és tenir clar qui fa què. El president és obligatori sempre: es nomena entre els propietaris mitjançant elecció o, si no, per torn rotatori o sorteig, i el càrrec no es pot rebutjar sense més, només es pot demanar el relleu al jutge durant el mes següent al nomenament al·legant motius (article 13.2).
Si no nomeneu ningú més, el president assumeix també les funcions de secretari i d’administrador (article 13.5). Però la junta pot repartir la feina per acord majoritari: un veí de secretari, un altre d’administrador, o tots dos càrrecs en la mateixa persona (article 13.6). Tret que els estatuts diguin una altra cosa, tots els càrrecs duren un any (article 13.7). Repartir funcions és la primera decisió intel·ligent d’una comunitat autogestionada: evita que tot el pes caigui sobre una sola persona. Tenim una guia específica sobre les funcions del president d’una comunitat sense administrador.
2. Convoca la junta anual com mana la llei
La junta de propietaris s’ha de reunir com a mínim un cop l’any per aprovar els pressupostos i els comptes (article 16.1). També caldrà convocar-la quan ho demani la quarta part dels propietaris o un nombre que representi el 25 % de les quotes.
La convocatòria la fa el president i indica els assumptes a tractar, el lloc, el dia i l’hora, en primera i, si escau, segona convocatòria. Ha d’incloure la relació de propietaris amb deutes pendents i advertir que poden quedar privats del vot (articles 16.2 i 15.2). Per a la junta ordinària anual, la citació s’envia amb almenys sis dies d’antelació (article 16.3). Si en primera convocatòria no hi ha majoria de propietaris que representin la majoria de quotes, la junta se celebra en segona convocatòria sense subjecció a quòrum, fins i tot el mateix dia, mitja hora després (article 16.2).
Un truc que la llei permet: si hi sou tots i així ho decidiu, la junta es pot celebrar vàlidament sense convocatòria prèvia (article 16.3). En edificis petits és habitual. I recorda que els acords ordinaris s’aproven per majoria de propietaris i quotes; en segona convocatòria n’hi ha prou amb la majoria dels assistents sempre que representi més de la meitat del valor de les quotes presents (article 17.7).
3. Porta els comptes i el pressupost al dia
La junta ha d’aprovar cada any el pla de despeses i ingressos previsibles i els comptes corresponents (article 14.b). A la pràctica, gestionar una comunitat de veïns sense administrador vol dir que algú ha de preparar aquest pressupost, girar les quotes, pagar els subministraments i poder ensenyar en què s’ha gastat cada euro.
No us oblideu del fons de reserva: és obligatori i ha d’estar dotat amb una quantitat no inferior al 10 % de l’últim pressupost ordinari (article 9.1.f). Serveix per a obres de conservació, reparació i rehabilitació, i amb càrrec a ell la comunitat pot contractar una assegurança o un contracte de manteniment. Expliquem tot el circuit dels diners a com portar els comptes d’una comunitat de veïns.
4. Redacta i guarda les actes com exigeix l’article 19
Cada reunió ha de quedar reflectida al llibre d’actes, que es diligencia al Registre de la Propietat (article 19.1). L’acta té un contingut mínim obligatori (article 19.2): data i lloc, autor de la convocatòria, caràcter ordinari o extraordinari, celebració en primera o segona convocatòria, relació d’assistents i representats amb les seves quotes, ordre del dia i acords adoptats amb els vots quan sigui rellevant per a la seva validesa.
L’acta es tanca amb les signatures del president i del secretari en acabar la reunió o dins dels deu dies naturals següents; des del tancament, els acords són executius (article 19.3). I el secretari ha de custodiar els llibres d’actes i conservar durant cinc anys les convocatòries, comunicacions i altres documents de les reunions (article 19.4). Si us toca redactar la primera, aquí teniu un model d’acta de junta de propietaris amb format legal.
5. Gestiona incidències i proveïdors amb mètode
Aquí és on més es nota l’absència d’administrador. Una gotera, el porter automàtic espatllat, la bombeta del portal: sense un sistema, cada avaria són trucades creuades, pressupostos que ningú no apunta i factures que apareixen mesos després. El mètode mínim viable és senzill:
- Un únic canal per comunicar avaries, en lloc de l’escala i tres grups de WhatsApp.
- Un registre de cada incidència: qui la va comunicar, què es va decidir, quin proveïdor la va atendre i quant va costar.
- Pressupostos sempre per escrit, encara que siguin del lampista de confiança.
- Un responsable clar per incidència, que no ha de ser sempre el president.
6. Tingues un pla contra la morositat abans de necessitar-lo
L’impagament de quotes és el problema que més desgasta les comunitats autogestionades, perquè reclamar a un veí incomoda. La llei us dona eines: la junta pot acordar mesures dissuasives com ara interessos superiors al legal o la privació temporal de l’ús de serveis i instal·lacions, sempre que no siguin abusives ni afectin l’habitabilitat (article 21.1). El propietari morós, a més, pot participar a les juntes però no votar (article 15.2).
Si cal anar més lluny, la comunitat pot reclamar el deute pel procés monitori especial, acompanyant un certificat de la liquidació del deute emès per qui faci de secretari amb el vistiplau del president (articles 21.2 i 21.3). Que no us enxampi sense papers: la clau del monitori és tenir cada quota i cada impagament documentats. Tenim una guia completa sobre què fer amb els morosos d’una comunitat de propietaris.
7. Recolza’t en una eina pensada per a l’autogestió
Tot l’anterior es pot fer amb carpetes, fulls de càlcul i força de voluntat. Però és justament la part que millor s’automatitza: els rebuts poden sortir sols, la convocatòria es pot redactar sola amb els requisits de l’article 16, l’acta pot quedar escrita en tancar la junta amb tot el que exigeix l’article 19, i les incidències es poden registrar soles quan el veí les descriu des del mòbil.
Això és FixrOS: la plataforma amb què les comunitats autogestionades porten quotes, actes, incidències i obligacions legals en un sol lloc, amb avisos automàtics de cada termini legal. Descobreix com gestionar la teva comunitat sense administrador amb FixrOS i demana una demo gratuïta.
Errors freqüents en gestionar la comunitat sense administrador
- No dotar el fons de reserva. És obligatori (mínim el 10 % de l’últim pressupost ordinari) i el dia que apareix una obra urgent s’agraeix.
- Convocar la junta anual tard o sense els sis dies d’antelació. Un defecte de convocatòria pot acabar en impugnació d’acords.
- Actes incompletes o sense signar dins de termini. Sense acta tancada, els acords no són executius.
- Comptes al cap d’una sola persona. La transparència evita la meitat dels conflictes entre veïns.
- Deixar passar els impagaments. Com més tard es reclama, més costa cobrar.