O vosso condomínio decidiu, ou está prestes a decidir, prescindir de administrador. Agora vem a parte prática: como gerir um condomínio sem administrador sem que o edifício se ressinta e sem incumprir a lei. A boa notícia é que a Lei espanhola de Propriedade Horizontal o permite expressamente e que o trabalho, bem organizado, é muito mais leve do que parece. Neste guia repassamos passo a passo tudo o que é preciso cobrir: cargos, assembleias, contas, atas, ocorrências e incumprimentos, e como uma plataforma para condomínios autogeridos pode fazer a parte pesada.
Se ainda tiverem dúvidas sobre a parte legal da decisão, comece pelo nosso artigo sobre se é obrigatório ter administrador de condomínios: a resposta curta é que não é. Tudo o que se segue está confirmado com o texto consolidado da Lei 49/1960 publicado no BOE.
1. Organize os cargos: presidente, secretário e administrador
O primeiro é ter claro quem faz o quê. O presidente é sempre obrigatório: é nomeado de entre os proprietários por eleição ou, na sua falta, por turno rotativo ou sorteio, e o cargo não pode ser recusado sem mais, apenas cabe pedir a substituição ao juiz durante o mês seguinte à nomeação alegando motivos (artigo 13.2).
Se não nomearem mais ninguém, o presidente assume também as funções de secretário e de administrador (artigo 13.5). Mas a assembleia pode repartir o trabalho por deliberação maioritária: um condómino como secretário, outro como administrador, ou ambos os cargos na mesma pessoa (artigo 13.6). Salvo se os estatutos disserem outra coisa, todos os cargos duram um ano (artigo 13.7). Repartir funções é a primeira decisão inteligente de um condomínio autogerido: evita que todo o peso caia sobre uma só pessoa. Temos um guia específico sobre as funções do presidente de um condomínio sem administrador.
2. Convoque a assembleia anual como manda a lei
A assembleia de condóminos deve reunir-se pelo menos uma vez por ano para aprovar os orçamentos e as contas (artigo 16.1). Também terá de ser convocada quando o pedir um quarto dos proprietários ou um número que represente 25 % das quotas.
A convocatória é feita pelo presidente e indica os assuntos a tratar, o local, o dia e a hora, em primeira e, se for o caso, segunda convocatória. Deve incluir a relação de proprietários com dívidas pendentes e advertir de que podem ficar privados do voto (artigos 16.2 e 15.2). Para a assembleia ordinária anual, a convocatória é enviada com pelo menos seis dias de antecedência (artigo 16.3). Se em primeira convocatória não houver maioria de proprietários que representem a maioria das quotas, a assembleia realiza-se em segunda convocatória sem sujeição a quórum, mesmo no próprio dia, meia hora depois (artigo 16.2).
Um truque que a lei permite: se estiverem todos e assim o decidirem, a assembleia pode realizar-se validamente sem convocatória prévia (artigo 16.3). Em edifícios pequenos é habitual. E lembre-se de que as deliberações ordinárias se aprovam por maioria de proprietários e quotas; em segunda convocatória basta a maioria dos presentes desde que represente mais de metade do valor das quotas presentes (artigo 17.7).
3. Mantenha as contas e o orçamento em dia
A assembleia deve aprovar todos os anos o plano de despesas e receitas previsíveis e as contas correspondentes (artigo 14.b). Na prática, gerir um condomínio sem administrador significa que alguém tem de preparar esse orçamento, emitir as quotas, pagar os fornecimentos e poder mostrar em que foi gasto cada euro.
Não se esqueçam do fundo comum de reserva: é obrigatório e deve estar dotado com um montante não inferior a 10 % do último orçamento ordinário (artigo 9.1.f). Serve para obras de conservação, reparação e reabilitação, e por conta dele o condomínio pode contratar um seguro ou um contrato de manutenção. Explicamos todo o circuito do dinheiro em como fazer as contas de um condomínio.
4. Redija e guarde as atas como exige o artigo 19
Cada reunião deve ficar refletida no livro de atas, que é legalizado no Registo da Propriedade (artigo 19.1). A ata tem um conteúdo mínimo obrigatório (artigo 19.2): data e local, autor da convocatória, caráter ordinário ou extraordinário, realização em primeira ou segunda convocatória, relação de presentes e representados com as suas quotas, ordem de trabalhos e deliberações adotadas com os votos quando for relevante para a sua validade.
A ata é encerrada com as assinaturas do presidente e do secretário no final da reunião ou dentro dos dez dias corridos seguintes; a partir do encerramento, as deliberações são executivas (artigo 19.3). E o secretário deve guardar os livros de atas e conservar durante cinco anos as convocatórias, comunicações e demais documentos das reuniões (artigo 19.4). Se lhe calhar redigir a primeira, aqui tem um modelo de ata de assembleia de condóminos com formato legal.
5. Faça a gestão de ocorrências e fornecedores com método
É aqui que mais se nota a ausência de administrador. Uma infiltração, o intercomunicador avariado, a lâmpada da entrada: sem um sistema, cada avaria são telefonemas cruzados, orçamentos que ninguém aponta e faturas que aparecem meses depois. O método mínimo viável é simples:
- Um único canal para comunicar avarias, em vez da escada e três grupos de WhatsApp.
- Um registo de cada ocorrência: quem a comunicou, o que se decidiu, que fornecedor a atendeu e quanto custou.
- Orçamentos sempre por escrito, mesmo que sejam do canalizador de confiança.
- Um responsável claro por ocorrência, que não tem de ser sempre o presidente.
6. Tenha um plano contra o incumprimento antes de precisar dele
O não pagamento de quotas é o problema que mais desgasta os condomínios autogeridos, porque exigir a um vizinho incomoda. A lei dá-vos ferramentas: a assembleia pode deliberar medidas dissuasoras como juros superiores ao legal ou a privação temporária do uso de serviços e instalações, desde que não sejam abusivas nem afetem a habitabilidade (artigo 21.1). O condómino em incumprimento, além disso, pode participar nas assembleias mas não votar (artigo 15.2).
Se for preciso ir mais longe, o condomínio pode reclamar a dívida pelo processo de injunção especial, juntando uma certidão da liquidação da dívida emitida por quem exerça de secretário com o visto do presidente (artigos 21.2 e 21.3). Que não vos apanhe sem papéis: a chave da injunção é ter cada quota e cada incumprimento documentados. Temos um guia completo sobre o que fazer com os condóminos em incumprimento.
7. Apoie-se numa ferramenta pensada para a autogestão
Tudo o anterior pode fazer-se com pastas, folhas de cálculo e força de vontade. Mas é justamente a parte que melhor se automatiza: os recibos podem sair sozinhos, a convocatória pode redigir-se sozinha com os requisitos do artigo 16, a ata pode ficar escrita ao encerrar a assembleia com tudo o que o artigo 19 exige, e as ocorrências podem registar-se sozinhas quando o condómino as descreve a partir do telemóvel.
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Erros frequentes ao gerir o condomínio sem administrador
- Não dotar o fundo comum de reserva. É obrigatório (mínimo de 10 % do último orçamento ordinário) e no dia em que aparece uma obra urgente agradece-se.
- Convocar a assembleia anual tarde ou sem os seis dias de antecedência. Um vício de convocatória pode acabar em impugnação de deliberações.
- Atas incompletas ou sem assinatura dentro do prazo. Sem ata encerrada, as deliberações não são executivas.
- Contas na cabeça de uma só pessoa. A transparência evita metade dos conflitos entre condóminos.
- Deixar passar os incumprimentos. Quanto mais tarde se reclama, mais custa cobrar.