Hi ha una idea equivocada molt estesa: que una comunitat que no contracta administrador «va per lliure». És just al revés. Les obligacions d’una comunitat de propietaris sense administrador són exactament les mateixes que les de qualsevol altra comunitat: junta anual, llibre d’actes, fons de reserva, fiscalitat, protecció de dades i conservació de l’edifici. L’únic que canvia és qui respon que es compleixin: sense cap professional pel mig, aquesta responsabilitat recau en el president i, en darrer terme, en tots els propietaris.
En aquesta guia repassem una per una les obligacions que la teva comunitat ha de tenir al dia, amb el seu article de la Llei de Propietat Horitzontal (LPH) al costat, i com les comunitats que es gestionen soles aconsegueixen no deixar-se’n cap pel camí.
Les obligacions no desapareixen amb l’administrador
El punt de partida legal és l’article 13.5 de la LPH: si la comunitat no nomena administrador, les seves funcions «seran exercides pel president de la comunitat». La llei no diu «queden suspeses»: diu que les fa el president. Convocar la junta, preparar el pressupost, pagar i cobrar, custodiar la documentació… tot continua sent obligatori; només canvia la persona que ho executa. Si vols el detall d’aquest repartiment, ho expliquem a la guia del president d’una comunitat sense administrador.
Junta ordinària: almenys un cop l’any
L’article 16.1 obliga la junta de propietaris a reunir-se «almenys una vegada l’any per aprovar els pressupostos i comptes». No és opcional ni depèn de la mida de la finca: una comunitat de sis veïns sense administrador té el mateix deure que una de dos-cents amb despatx professional.
A més, la citació per a aquesta junta ordinària anual s’ha de fer amb sis dies d’antelació com a mínim (article 16.3), indicant assumptes, lloc, dia i hora, i amb la relació de propietaris amb deutes pendents (article 16.2). Recorda que el propietari morós que no hagi impugnat o consignat el seu deute pot participar en la junta però no votar (article 15.2), i que l’acta ho ha de reflectir.
Llibre d’actes al dia, i ben fet
Els acords de la junta es reflecteixen en un llibre d’actes «diligenciat pel Registrador de la Propietat» (article 19.1). Cada acta ha d’expressar, com a mínim (article 19.2): data i lloc, autor de la convocatòria, caràcter ordinari o extraordinari, relació d’assistents i representats amb les seves quotes, ordre del dia i acords adoptats amb els vots quan sigui rellevant per a la seva validesa.
Dos terminis que s’escapen sovint a les comunitats autogestionades: l’acta s’ha de tancar amb les signatures del president i del secretari en acabar la reunió o dins dels deu dies naturals següents (article 19.3), i el secretari ha de custodiar els llibres d’actes i conservar convocatòries, comunicacions i apoderaments durant cinc anys (article 19.4). Tens el format complet, amb model, a la nostra guia d’actes de la junta de propietaris.
Fons de reserva: com a mínim, el 10% del pressupost
Una altra obligació que no perdona: l’article 9.1.f exigeix dotar un fons de reserva, la titularitat del qual correspon a la comunitat, «amb una quantitat que en cap cas podrà ser inferior al 10 per cent del seu darrer pressupost ordinari». La seva destinació és atendre les obres de conservació, reparació i rehabilitació de la finca, així com les obres d’accessibilitat i eficiència energètica previstes a la llei. Amb càrrec a aquest fons, la comunitat pot a més subscriure una assegurança de danys o un contracte de manteniment permanent de l’immoble.
Si els vostres comptes es porten en un Excel heretat, comprova avui mateix que aquest 10% existeix de debò. Com calcular-lo i comptabilitzar-lo ho expliquem a la guia del fons de reserva de la comunitat de propietaris i, més en general, a com portar els comptes d’una comunitat de veïns.
Obligacions fiscals bàsiques d’una comunitat sense administrador
Encara que una comunitat de propietaris no és una empresa, tampoc no és invisible per a Hisenda. Com a regla general, la comunitat necessita el seu propi NIF per operar (obrir un compte, contractar subministraments, pagar proveïdors), i pot haver de presentar declaracions informatives quan obté rendes, per exemple, pel lloguer de la façana per a publicitat o d’una antena, o quan paga a professionals i empresaris per sobre dels llindars establerts.
Sense administrador, ningú no presentarà aquestes declaracions «d’ofici»: convé que la junta encarregui expressament a algú la revisió fiscal anual, encara que sigui amb suport extern puntual.
Protecció de dades: també al portal
La comunitat gestiona dades personals de tots els veïns: noms, comptes bancaris, deutes, imatges si hi ha càmeres. El RGPD i la LOPDGDD s’apliquen també a les comunitats de propietaris, tinguin o no administrador. Dos exemples pràctics on més es falla:
- Morosos al tauler d’anuncis: la LPH sí que preveu que la convocatòria contingui la relació de propietaris amb deutes pendents (article 16.2), però publicar llistes de morosos fora d’aquesta via pot vulnerar la normativa de protecció de dades.
- Videovigilància: instal·lar càmeres en zones comunes exigeix acord de junta i complir requisits d’informació i conservació de les imatges.
Conservació de l’edifici i inspeccions tècniques
La comunitat està obligada a conservar l’edifici en condicions de seguretat, salubritat i accessibilitat. A aquesta obligació general s’hi sumen les inspeccions tècniques periòdiques que fixen les normatives autonòmiques i municipals, la denominació i periodicitat de les quals varien segons el municipi i l’antiguitat de l’edifici, i les revisions obligatòries d’instal·lacions com l’ascensor.
Què passa si la comunitat incompleix?
Depèn de l’obligació: des d’acords impugnables i responsabilitat davant de tercers si algú pateix un dany per manca de conservació, fins a sancions administratives en matèria fiscal, de protecció de dades o d’inspeccions tècniques. No et donarem xifres de multes perquè depenen de cada norma i de cada cas; la idea que importa és una altra: l’incompliment gairebé mai no neix de la mala fe, sinó del despistament. Ningú no portava el calendari, ningú no custodiava els papers, ningú no es va recordar del fons de reserva. El text íntegre de la llei el pots consultar al BOE (Llei 49/1960 consolidada).
Com arribar a tot sense administrador
La llista de dalt imposa, però fixa’t en la seva naturalesa: són obligacions de calendari i de documentació. Una junta l’any, una acta signada en deu dies, un fons dotat al 10%, uns papers custodiats cinc anys. És exactament el que un sistema pot vigilar per vosaltres: FixrOS porta el calendari d’obligacions de la comunitat, avisa abans de cada termini, redacta convocatòries i actes amb el contingut que exigeix l’article 19 i deixa cada document arxivat i accessible per a tots els veïns. I si dubtes de si us compensa continuar sense administrador, comença per la nostra guia sobre com gestionar una comunitat de veïns sense administrador.
Vols veure el teu calendari d’obligacions a la pantalla, amb les teves dades i la teva comunitat? Demana una demo a la pàgina de FixrOS per a comunitats autogestionades: 30 minuts, sense compromís.