Há uma ideia errada muito difundida: que um condomínio que não contrata administrador «anda à solta». É precisamente o contrário. As obrigações de um condomínio sem administrador são exatamente as mesmas que as de qualquer outro condomínio: assembleia anual, livro de atas, fundo de reserva, fiscalidade, proteção de dados e conservação do edifício. A única coisa que muda é quem responde por que se cumpram: sem profissional pelo meio, essa responsabilidade recai sobre o presidente e, em última instância, sobre todos os proprietários.
Neste guia, revemos uma a uma as obrigações que o seu condomínio deve ter em dia, com o respetivo artigo da Lei espanhola de Propriedade Horizontal (LPH) ao lado, e como os condomínios que se gerem sozinhos conseguem não deixar nenhuma pelo caminho.
As obrigações não desaparecem com o administrador
O ponto de partida legal é o artigo 13.5 da LPH: se o condomínio não nomear administrador, as suas funções «serão exercidas pelo presidente da comunidade». A lei não diz «ficam suspensas»: diz que as faz o presidente. Convocar a assembleia, preparar o orçamento, pagar e cobrar, guardar a documentação… tudo continua a ser obrigatório; só muda a pessoa que o executa. Se quiser o detalhe dessa distribuição, contamos tudo no guia do presidente de um condomínio sem administrador.
Assembleia ordinária: pelo menos uma vez por ano
O artigo 16.1 obriga a assembleia de condóminos a reunir-se «pelo menos uma vez por ano para aprovar os orçamentos e contas». Não é opcional nem depende do tamanho do prédio: um condomínio de seis condóminos sem administrador tem o mesmo dever que um de duzentos com escritório profissional.
Além disso, a convocatória para essa assembleia ordinária anual deve ser feita com seis dias de antecedência, no mínimo (artigo 16.3), indicando assuntos, local, dia e hora, e com a relação de proprietários com dívidas pendentes (artigo 16.2). Lembre-se de que o proprietário em incumprimento que não tenha impugnado ou consignado a sua dívida pode participar na assembleia mas não votar (artigo 15.2), e que a ata deve refleti-lo.
Livro de atas em dia, e bem feito
As deliberações da assembleia ficam registadas num livro de atas «autenticado pelo Registador da Propriedade» (artigo 19.1). Cada ata deve expressar, no mínimo (artigo 19.2): data e local, autor da convocatória, caráter ordinário ou extraordinário, relação de presentes e representados com as suas quotas, ordem do dia e deliberações adotadas com os votos quando for relevante para a sua validade.
Dois prazos que escapam frequentemente nos condomínios autogeridos: a ata deve ser fechada com as assinaturas do presidente e do secretário no fim da reunião ou nos dez dias de calendário seguintes (artigo 19.3), e o secretário deve guardar os livros de atas e conservar convocatórias, comunicações e procurações durante cinco anos (artigo 19.4). Tem o formato completo, com modelo, no nosso guia de atas da assembleia de condóminos.
Fundo de reserva: no mínimo, 10% do orçamento
Outra obrigação que não perdoa: o artigo 9.1.f exige dotar um fundo de reserva, cuja titularidade pertence ao condomínio, «com um montante que em caso algum poderá ser inferior a 10 por cento do seu último orçamento ordinário». O seu destino é fazer face às obras de conservação, reparação e reabilitação do prédio, bem como às obras de acessibilidade e eficiência energética previstas na lei. Com cargo a ele, o condomínio pode ainda subscrever um seguro de danos ou um contrato de manutenção permanente do imóvel.
Se as vossas contas são feitas num Excel herdado, verifique hoje mesmo se esses 10% existem de verdade. Como calculá-lo e contabilizá-lo, explicamos no guia do fundo de reserva do condomínio e, de forma mais geral, em como fazer as contas de um condomínio.
Obrigações fiscais básicas de um condomínio sem administrador
Embora um condomínio não seja uma empresa, também não é invisível para o Fisco. Como regra geral, o condomínio precisa do seu próprio NIF para operar (abrir conta, contratar serviços, pagar a fornecedores), e pode ter de apresentar declarações informativas quando obtém rendimentos, por exemplo, pelo aluguer da fachada para publicidade ou de uma antena, ou quando paga a profissionais e empresários acima dos limites estabelecidos.
Sem administrador, ninguém vai apresentar essas declarações «por iniciativa própria»: convém que a assembleia encarregue expressamente alguém da revisão fiscal anual, ainda que seja com apoio externo pontual.
Proteção de dados: também na entrada do prédio
O condomínio gere dados pessoais de todos os condóminos: nomes, contas bancárias, dívidas, imagens se houver câmaras. O RGPD e a LOPDGDD aplicam-se também aos condomínios, tenham ou não administrador. Dois exemplos práticos onde mais se falha:
- Devedores no quadro de avisos: a LPH prevê, de facto, que a convocatória contenha a relação de proprietários com dívidas pendentes (artigo 16.2), mas publicar listas de devedores fora desse canal pode violar a legislação de proteção de dados.
- Videovigilância: instalar câmaras em zonas comuns exige deliberação da assembleia e o cumprimento de requisitos de informação e conservação das imagens.
Conservação do edifício e inspeções técnicas
O condomínio está obrigado a conservar o edifício em condições de segurança, salubridade e acessibilidade. A essa obrigação geral somam-se as inspeções técnicas periódicas fixadas pelas normas regionais e municipais, cuja designação e periodicidade variam consoante o município e a idade do edifício, e as revisões obrigatórias de instalações como o elevador.
O que acontece se o condomínio incumprir?
Depende da obrigação: desde deliberações impugnáveis e responsabilidade perante terceiros se alguém sofrer um dano por falta de conservação, até sanções administrativas em matéria fiscal, de proteção de dados ou de inspeções técnicas. Não lhe vamos dar valores de multas porque dependem de cada norma e de cada caso; a ideia que importa é outra: o incumprimento quase nunca nasce da má-fé, mas sim do esquecimento. Ninguém controlava o calendário, ninguém guardava os papéis, ninguém se lembrou do fundo de reserva. O texto integral da lei pode ser consultado no BOE (Lei 49/1960 consolidada).
Como chegar a tudo sem administrador
A lista acima impõe respeito, mas repare na sua natureza: são obrigações de calendário e de documentação. Uma assembleia por ano, uma ata assinada em dez dias, um fundo dotado a 10%, uns papéis guardados cinco anos. É exatamente o que um sistema pode vigiar por vós: o FixrOS mantém o calendário de obrigações do condomínio, avisa antes de cada prazo, redige convocatórias e atas com o conteúdo exigido pelo artigo 19 e deixa cada documento arquivado e acessível a todos os condóminos. E se tem dúvidas sobre se vos compensa continuar sem administrador, comece pelo nosso guia sobre como gerir um condomínio sem administrador.
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