Verifactu és un dels temes que més soroll genera als despatxos professionals aquest 2026. La raó és senzilla: a diferència de la majoria de comunitats de propietaris, els despatxos sí que estan plenament obligats a adaptar-s’hi. A més, tot i que el termini formal s’ha ajornat, qualsevol sistema de facturació nou exigeix mesos d’adaptació i proves, per la qual cosa el marge real és més curt del que sembla.
En aquest article t’expliquem què canvia des de la vista del despatx d’administració, no des de la comunitat. Veuràs quan et toca, quins requisits tècnics exigeix l’AEAT, quin risc tens si no arribes a temps i com enfocar la transició sense paralitzar el dia a dia. Tota la informació està verificada contra el RD 1007/2023, el RD-ley 15/2025 (BOE de 3 de desembre de 2025) i les preguntes freqüents oficials de l’AEAT.
Què és Verifactu i per què afecta el teu despatx
Verifactu, també conegut com a VERI*FACTU, és el sistema oficial de facturació verificable de l’Agència Tributària. Forma part del marc normatiu introduït pel Real Decreto 1007/2023 i modificat pel RD-ley 15/2025. El seu objectiu principal és garantir la integritat i la inalterabilitat de cada factura que emet un professional o una empresa.
El sistema funciona així. Cada vegada que emets una factura des del teu despatx, el programari genera un codi QR únic i una empremta digital encadenada amb la factura anterior. Si t’aculls a la modalitat VERI*FACTU ple, aquests registres s’envien en temps real als servidors de l’AEAT. Si operes en modalitat no Verifactu, els registres es conserven localment amb tots els requisits tècnics exigits. En tots dos casos, qualsevol intent d’alterar la factura a posteriori queda evidenciat, i el client que rep la factura pot verificar-ne la validesa escanejant el QR.
Per a un despatx d’administració de finques, això significa una cosa concreta. Qualsevol factura que emetis a una comunitat, propietari, proveïdor o client extern haurà de passar per aquest sistema abans del termini legal. En conseqüència, el teu programari de gestió actual haurà d’estar adaptat, amb declaració responsable del fabricant, i operatiu des del primer dia.
Verifactu i administradors de finques: quan entra en vigor
El RD-ley 15/2025, de 2 de desembre, va ajornar els terminis un any complet. Aquesta és l’única informació oficial vigent. Les dates prèvies que van circular el 2024 i el 2025 ja no s’apliquen.
- 1 de gener de 2027: despatxos constituïts com a societats subjectes a l’Impost sobre Societats (SL, SA i similars).
- 1 de juliol de 2027: administradors autònoms en IRPF, no residents amb establiment permanent i entitats en règim d’atribució de rendes.
Convé tenir clara una distinció important. La majoria de despatxos d’administració de finques a Espanya són SL amb menys de deu empleats o autònoms professionals. Les SL tributen per l’Impost sobre Societats, així que molts despatxos queden al primer grup, amb termini límit l’1 de gener de 2027. Els administradors autònoms en IRPF queden al segon grup, amb termini l’1 de juliol de 2027. Per tant, convé revisar la forma jurídica concreta del teu despatx per saber quina data s’aplica exactament.
D’altra banda, els desenvolupadors i comercialitzadors de programari tenien com a termini el 29 de juliol de 2025 per oferir productes plenament adaptats al reglament, comptat des de l’entrada en vigor de l’Ordre HAC/1177/2024. Aquesta data no va canviar amb l’ajornament. Tanmateix, a la pràctica molts proveïdors continuen ultimant versions, per la qual cosa convé exigir al teu proveïdor un pla d’adaptació clar amb dates i compromisos per contracte.
Diferències entre Verifactu i altres sistemes que ja fas servir
Molts administradors es pregunten si Verifactu reemplaça el SII o si és una cosa nova. La resposta curta és que conviuen, però apunten a perfils diferents d’obligat tributari.
SII i Verifactu: rols diferents
El SII (Subministrament Immediat d’Informació) afecta grans empreses amb facturació superior a 6 milions d’euros, grups consolidats d’IVA i entitats inscrites al REDEME. És una minoria. En canvi, Verifactu cobreix la resta del teixit empresarial i professional, incloent-hi pràcticament tots els despatxos de finques. Els qui estan al SII queden exclosos del Reglament Verifactu.
Si el teu despatx factura per sota dels 6 milions anuals i no estàs inscrit al REDEME, no estàs al SII. Tanmateix, sí que estàs dins del perímetre de Verifactu. Això és l’habitual al sector.
TicketBAI i sistemes forals
Al País Basc existeix TicketBAI, sistema autonòmic que compleix una funció similar a Verifactu. Si el teu despatx té domicili fiscal a Àlaba, Guipúscoa o Biscaia, has de seguir les normes forals de TicketBAI. Navarra compta amb el seu propi règim foral i regles específiques. A la resta del territori comú s’aplica Verifactu sense excepció.
Qui queda fora del perímetre
Convé saber que hi ha supòsits d’exclusió que poden afectar algun administrador autònom concret. Queden fora del Reglament Verifactu, entre d’altres, els autònoms en estimació objectiva (mòduls), els acollits al recàrrec d’equivalència, i els qui facturen exclusivament de manera manual sense utilitzar un sistema informàtic de facturació en sentit estricte. L’AEAT també ha aclarit que l’ús de fulls de càlcul o processadors de text com a mer suport d’impressió, sense un SIF al darrere, no entra en l’àmbit del reglament. A la pràctica aquesta via manual és inviable per a un despatx professional amb diverses comunitats, però convé tenir-ho present.
Quins requisits tècnics exigeix l’AEAT
El RD 1007/2023 fixa una sèrie d’exigències concretes per a qualsevol sistema informàtic de facturació que emeti factures verificables. El teu programari les ha de complir totes. La forma jurídica d’acreditar el compliment és la declaració responsable que emet el fabricant o productor del programari, d’acord amb l’article 13.4 del RD 1007/2023. No existeix una «certificació per l’AEAT» en sentit estricte. L’AEAT manté informació orientativa a la seva seu electrònica, però el document jurídicament vinculant que protegeix el despatx davant d’una inspecció és la declaració responsable signada del proveïdor.
Els requisits clau són els següents:
- Traçabilitat i empremta digital: cada factura ha d’anar encadenada amb l’anterior mitjançant una empremta criptogràfica.
- Codi QR obligatori: ha d’aparèixer imprès a cada factura emesa i permetre la verificació immediata.
- Registre d’esdeveniments (event log): el sistema desa un log inalterable de qualsevol acció sobre les factures i del mateix sistema.
- Mode Verifactu: les factures s’envien en temps real a l’AEAT, o bé s’emmagatzemen localment amb tots els requisits en mode no Verifactu.
- Inalterabilitat: cap usuari, ni l’administrador del sistema, no pot modificar factures emeses.
Per tant, no n’hi ha prou que el teu programari actual digui que compleix. Convé exigir al proveïdor la seva declaració responsable i revisar que els requisits tècnics estiguin realment implementats. La responsabilitat jurídica recau sobre el mateix despatx, no sobre el proveïdor, encara que aquest també pugui ser sancionat.
Quins riscos té el teu despatx si no arriba a temps
El règim sancionador de Verifactu està recollit a l’article 201 bis de la Llei General Tributària (LGT), introduït per la Llei 11/2021 (Llei Antifrau). Les quanties són significatives. Per això, l’adaptació tardana no és només un problema d’imatge, sinó també un risc econòmic real.
Sancions per al despatx com a usuari
La sanció principal és a l’article 201 bis.2 LGT:
- 50.000 € per exercici: per la mera tinença d’un sistema informàtic de facturació amb capacitat d’emetre factures que no estigui adaptat al reglament (és a dir, sense la declaració responsable corresponent). L’AEAT ha aclarit que aquesta sanció s’aplica pel simple fet de tenir instal·lat i operatiu el programari no conforme, independentment que s’hagi manipulat o no algun registre.
Si a més el teu programari sí que compleix Verifactu però emets factures amb dades incorrectes o sense el QR quan és obligatori, t’exposes a les sancions del règim general de facturació (article 201 LGT): multa proporcional sobre l’import de les operacions incorrectament facturades, normalment de l’1% o el 2%, amb un mínim de 300 € per operació.
Sancions al teu proveïdor de programari
L’article 201 bis.1 LGT també castiga el fabricant:
- 150.000 € per exercici i per cada tipus de sistema comercialitzat que no compleixi les especificacions tècniques o que permeti «doble ús» (alterar registres, portar comptabilitats B, etc.).
- 1.000 € per cada sistema informàtic comercialitzat sense la declaració responsable quan sigui obligatòria.
Això t’interessa perquè, si el teu proveïdor incompleix, pot deixar-te sense servei operatiu o amb risc legal en plena temporada de juntes.
Riscos operatius més enllà de la sanció
Més enllà de l’import, hi ha tres riscos pràctics que afecten el funcionament del despatx:
- Pèrdua d’imatge professional: una comunitat que rep una factura sense QR quan ja és obligatori pot dubtar de la professionalitat del despatx.
- Risc en inspeccions: si l’AEAT inspecciona i detecta factures o sistemes no conformes, presumeix incompliment sistemàtic, cosa que agreuja qualsevol procediment sancionador.
- Validesa fiscal de les factures: una factura emesa amb programari no conforme pot ser qüestionada, cosa que complica la deducció de la despesa per al receptor i obliga a rectificacions.
Com preparar la transició des del despatx
L’adaptació a Verifactu no és només un canvi de programari. També és un canvi de processos interns. Per experiència treballant amb desenes de despatxos, recomanem un enfocament per fases. Així s’evita la pressió d’última hora i s’aprofita la transició per millorar altres aspectes de la gestió.
Fase 1: auditoria interna del flux de facturació
Abans de canviar d’eina, revisa què emets avui i com ho emets. Anota quantes factures mensuals emets, quins tipus de client factures, quin programari fas servir i quins passos manuals hi ha encara. Aquesta foto inicial serveix per dimensionar el canvi.
Així mateix, convé revisar el teu pla de comptes i la nomenclatura de les sèries de facturació. Alguns despatxos arrosseguen inconsistències que es noten més quan l’AEAT exigeix integritat.
Fase 2: elecció del programari amb declaració responsable
Un cop tens la foto inicial, avalua els proveïdors. Demana tres coses a qualsevol candidat. Primer, la seva declaració responsable signada conforme al RD 1007/2023, on el fabricant certifica el compliment tècnic. Segon, una demo en entorn real amb el teu propi pla de comptes, no amb dades de catàleg. Tercer, una clàusula de compliment normatiu al contracte, amb compromís d’actualització si l’AEAT modifica especificacions i compensació si la solució no arriba a temps.
Si el proveïdor evita algun d’aquests punts, busca’n un altre. El teu despatx no pot assumir el risc legal per una eina opaca.
Fase 3: migració i proves
Reserva com a mínim tres mesos abans de la data límit per migrar i provar. Comença emetent factures en paral·lel durant un mes amb el sistema antic i el nou. Verifica el QR, l’empremta, l’arxiu de registres i la integració amb el teu programa comptable. Finalment, valida amb el teu assessor fiscal que tot quadra abans de tallar el sistema antic.
Fase 4: comunicació als clients
Avisa les comunitats, els propietaris i els proveïdors de qualsevol canvi en la numeració de factures, en la passarel·la de cobrament o en el format. Una comunicació clara evita disputes innecessàries i reforça la imatge professional.
Com enfocar la transició sense lligar-te a un proveïdor
L’adaptació a Verifactu és una decisió de despatx, no de marca. Per consegüent, convé mantenir el control del procés i exigir a qualsevol proveïdor de programari un compromís per contracte, en lloc de confiar en promeses comercials. Aquestes són les quatre regles que recomanem seguir abans de signar res.
- Exigeix la declaració responsable signada del proveïdor conforme al RD 1007/2023. És l’únic document jurídicament vinculant.
- Demana una demo amb el teu pla de comptes. Una demo genèrica amb dades de catàleg no demostra res.
- Clàusula de compliment normatiu al contracte, amb compensació si la solució no arriba a temps o si l’AEAT modifica el reglament i el proveïdor no s’actualitza.
- Calendari de proves en entorn real com a mínim tres mesos abans de la data límit del despatx.
Aquestes quatre regles s’apliquen a qualsevol proveïdor del mercat, sigui gran o petit, tradicional o modern. L’important és que el teu despatx tingui el control i la traçabilitat del procés, no que depengui de la paraula de ningú.
Com encaixa FixrOS amb Verifactu des del rol de l’administrador
FixrOS aborda Verifactu des del rol real d’un administrador de finques. És a dir, no es posiciona com a programari de facturació professional substitut del teu A3, Sage o programa comptable, sinó com a capa de control i traçabilitat sobre les factures que entren i surten de la comunitat.
Les capacitats previstes al full de ruta de FixrOS per a Verifactu inclouen:
- Verificació de factures rebudes: quan un proveïdor factura a la comunitat, FixrOS permet confrontar el QR amb el servei públic de validació de l’AEAT i alertar si la factura no està registrada.
- Arxiu digital amb traçabilitat: totes les factures de proveïdors queden arxivades amb la seva empremta i referència, a punt per a auditoria o requeriment.
- Integració amb el teu programari comptable: FixrOS no substitueix el teu programa de facturació professional, sinó que el complementa exportant les dades en formats estàndard.
Aquest enfocament té un avantatge clar per al despatx. L’obligació d’emetre les teves pròpies factures professionals conforme a Verifactu continua recaient sobre el programari de facturació que facis servir. FixrOS aporta una capa de control sobre allò que la comunitat rep de l’exterior. Si vols veure com funciona la verificació sobre factures reals, pots demanar una demo personalitzada.
Preguntes freqüents sobre Verifactu en despatxos
Verifactu és obligatori si només facturo a comunitats de propietaris?
Sí, l’obligació recau en l’emissor, no en el destinatari. Encara que la comunitat receptora no estigui subjecta a IVA, el teu despatx sí que ho està. Per tant, has d’emetre totes les teves factures amb un SIF adaptat des de la data límit del teu règim fiscal.
He d’enviar totes les factures en temps real a l’AEAT?
Només si t’aculls al mode Verifactu ple, que és voluntari. En mode no Verifactu, les factures s’emmagatzemen localment complint tots els requisits tècnics. L’AEAT pot sol·licitar-ne l’enviament en qualsevol inspecció.
Què passa amb les factures antigues emeses abans del canvi?
Les factures anteriors a la data d’obligació no necessiten adaptació retroactiva. Tanmateix, els registres comptables complets del despatx s’han de conservar segons els terminis generals: quatre anys de prescripció tributària i sis anys per als llibres mercantils segons el Codi de Comerç.
Què faig si el meu programari actual no serà compatible?
Tens dues opcions. La primera, exigir al proveïdor un pla d’adaptació amb dates concretes i compromís per contracte. La segona, planificar una migració a un proveïdor amb declaració responsable disponible. Com més aviat ho decideixis, més marge tindràs.
Puc continuar fent servir Excel o programes no homologats?
Si fas servir un sistema informàtic de facturació (SIF) en sentit estricte, després de la data d’obligació ha d’estar adaptat al reglament i comptar amb declaració responsable. Qui factura íntegrament de manera manual, sense un SIF al darrere, queda fora del perímetre. Per a un despatx professional amb diverses comunitats, aquesta via és inviable a la pràctica.
Hauré de canviar els meus números de factura?
No és obligatori canviar la sèrie completa, però sí garantir la continuïtat i la traçabilitat de la nova numeració. Molts despatxos aprofiten el canvi de sistema per reordenar sèries i simplificar l’arxiu.
I si soc autònom en mòduls o recàrrec d’equivalència?
Els autònoms en estimació objectiva (mòduls) i en recàrrec d’equivalència estan exclosos del Reglament Verifactu. És un supòsit poc habitual entre administradors de finques, però convé revisar-ho si és el teu cas concret.
Conclusió: l’adaptació és ara, no el 2027
El termini formal és el 2027, però l’adaptació operativa comença molt abans. Un despatx professional no pot arribar a l’1 de juliol de 2027 (o a l’1 de gener de 2027 si és SL) amb dubtes sobre el seu programari de facturació. Per tant, convé auditar el flux, triar proveïdor amb declaració responsable i provar el sistema durant diversos mesos abans de la data límit.
Si vols aprofundir en com afecta la fiscalitat de l’IVA les comunitats de propietaris que gestiones, pots llegir també la guia Verifactu per a comunitats de propietaris. Allà expliquem quan la mateixa comunitat queda obligada i quan no, cosa que és complementària al que has llegit aquí des de la vista del despatx.