La facturación de los administradores de fincas está a punto de cambiar por partida doble. A las puertas de Verifactu y de la factura electrónica obligatoria entre empresas, el sector fiscal ha encendido las alarmas: el pasado 17 de junio, la Asociación Española de Asesores Fiscales (AEDAF) pidió al Gobierno frenar Verifactu para evitar que «nazca obsoleto» y obligue a cambiar de sistema dos veces en pocos años. Si gestionas una cartera de comunidades, esto te afecta de lleno.
Vamos a poner orden con el máximo rigor: qué es cada obligación, qué plazos son firmes y cuáles dependen aún de una norma pendiente, qué reclama exactamente el sector y, sobre todo, qué debe hacer hoy un software de administración de fincas y el profesional que lo usa para no llevarse un susto. Todo contrastado con el BOE, la Agencia Tributaria y la rueda de prensa de AEDAF.
Verifactu, factura electrónica y SII: tres cosas distintas que conviene no confundir
Buena parte del lío actual viene de mezclar tres obligaciones que, aunque suenan parecidas, regulan cosas diferentes. Esta es la distinción que todo administrador debería tener clara.
Verifactu: cómo se generan las facturas
Verifactu (Real Decreto 1007/2023) regula el Sistema Informático de Facturación (SIF): el programa con el que emites tus facturas debe garantizar la trazabilidad, la inalterabilidad y la conservación de cada registro, y permitir su remisión automática a Hacienda. En la práctica significa el fin del Excel y de los programas «caseros» para facturar: tu software tendrá que estar homologado.
Factura electrónica B2B: cómo se intercambian las facturas
La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales nace de la Ley 18/2022 «Crea y Crece» y se desarrolla en el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026 y en vigor desde el 20 de abril de 2026. Aquí lo que cambia es el formato y el canal: las facturas deberán emitirse en formato electrónico estructurado (CII, UBL, EDIFACT o Facturae), firmarse cuando se usen plataformas privadas y comunicarse a una solución pública, con la obligación añadida de informar la aceptación, el rechazo y el pago efectivo de cada factura en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales.
El SII: el precedente de las grandes empresas
El Suministro Inmediato de Información (SII) funciona desde 2017 y obliga a las grandes empresas a intercambiar sus registros de IVA con Hacienda casi en tiempo real. Es el tercer sistema en juego y la razón de fondo del debate que veremos más abajo.
El calendario oficial (y la letra pequeña de las fechas)
Aquí es donde conviene separar lo que es ley firme de lo que todavía está pendiente. Lo decimos claro porque circulan fechas que no están cerradas.
- Verifactu — fechas firmes. Tras la ampliación aprobada por el Real Decreto-ley 15/2025, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán tener su sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios (autónomos incluidos) antes del 1 de julio de 2027.
- Factura electrónica B2B — fechas condicionadas. El RD 238/2026 fija plazos de 12 meses (facturación superior a 8 millones de euros) y 24 meses (resto de empresarios y profesionales), pero —y esto es clave— esos plazos empiezan a contar desde la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolle la solución pública, una norma que aún no se ha publicado en el BOE. El proyecto de esa orden se sometió a audiencia pública, que finalizó el 8 de mayo de 2026, y queda pendiente de aprobación definitiva. Por eso, aunque verás citadas con frecuencia las fechas del 1 de octubre de 2027 y del 1 de octubre de 2028, son estimaciones basadas en el calendario previsto: la fecha real dependerá de cuándo se apruebe esa orden.
La novedad: los fiscalistas piden frenar Verifactu para no cambiar dos veces de sistema
Esta es la noticia que ha reactivado el debate. La AEDAF ha reclamado al Gobierno posponer la entrada en vigor de Verifactu hasta adaptarlo a la nueva Directiva europea del IVA, conocida como ViDA («VAT in the Digital Age»), que obligará a partir de 2030 a un único sistema homogéneo en toda la UE: factura electrónica obligatoria para todos y reporte en tiempo real, también de las operaciones intracomunitarias.
El argumento es de pura lógica operativa: España tendrá funcionando tres sistemas distintos (Verifactu, factura electrónica y SII) que en 2030 deberán converger en uno solo por exigencia europea. Si Verifactu arranca en 2027 y ViDA llega en 2030, los sistemas que las empresas implanten ahora tendrían una vida útil de apenas tres años.
El presidente de AEDAF, Bernardo Bande, matizó que no piden parar la digitalización: defendió que no hay problema si Verifactu entra en enero, pero siempre que esté totalmente adaptada a la norma europea. «Lo que queremos es que entre en vigor bien», dijo, y pidió que las nuevas obligaciones se lleven a cabo de forma coherente, planificada y ordenada para evitar incertidumbre y costes adicionales. En la misma línea, la asociación —según explicó su experto Albert Folguera— ha colaborado con Junts para presentar una moción en el Senado que reclama replantear Verifactu y adaptarlo a ViDA; la moción salió adelante con los votos de PP, Vox y PNV, con el PSOE en contra. Y Fernando Matesanz, coordinador de su grupo de impuestos indirectos, resumió la petición: lo que entre en vigor debe tener el horizonte de 2030.
Conviene subrayarlo con rigor: esto es una reclamación del sector, no un cambio legal. A día de hoy, los plazos de Verifactu siguen siendo los de enero y julio de 2027. Pero el propio Ejecutivo reconoce que los tres proyectos tendrán que adaptarse en el futuro a la directiva europea, así que el escenario es de movimiento.
¿Qué significa todo esto para el administrador de fincas?
Un despacho de administración de fincas está afectado por una vía doble que mucha gente pasa por alto:
- Como profesional que factura. Las facturas de tus honorarios a las comunidades y clientes son operaciones entre profesionales: entran de lleno en Verifactu (cómo las generas) y, cuando llegue, en la factura electrónica B2B (cómo las intercambias). El programa con el que facturas tendrá que estar homologado.
- Como gestor de la facturación de cada comunidad. Manejas las facturas de los proveedores de decenas de comunidades. Con la factura electrónica B2B tendrás que recibirlas en formato estructurado y, además, comunicar su aceptación y su pago en plazos muy cortos. Multiplicado por toda tu cartera, hacerlo a mano es inviable.
La conclusión es la misma en los dos casos: el Excel y los programas sin actualizar tienen los días contados, y el riesgo de sanción por no cumplir con un SIF homologado no es menor.
Plan de acción: cómo prepararte sin cambiar dos veces de sistema
La lección que deja el debate de AEDAF es justo esta: lo importante no es solo cumplir en 2027, sino elegir una herramienta que no haya que tirar a la basura en 2030. Estos son los pasos sensatos:
- Audita con qué facturas hoy. Si usas hojas de cálculo o un programa que no garantiza inalterabilidad ni reporte automático, ya sabes que tendrás que cambiar.
- Elige software que evolucione contigo. En lugar de comprar una solución cerrada para «cumplir Verifactu» y otra distinta para la factura electrónica, apuesta por un software de administración de fincas que centralice la operativa y se actualice a cada hito normativo sin que tengas que migrar de cero.
- Habla con tu asesor fiscal. Confirma qué obligación te aplica según tu forma jurídica y tu volumen, y en qué fecha exacta.
- Forma a tu equipo. El cambio no es solo técnico: afecta a cómo registráis y aceptáis cada factura de proveedor.
- Anticípate, no improvises. Los plazos parecen lejanos, pero adaptar una cartera entera lleva meses. Empezar ahora es lo que diferencia un cambio ordenado de uno a contrarreloj.
Preguntas frecuentes
¿Verifactu y la factura electrónica obligatoria son lo mismo?
No. Verifactu regula cómo se generan las facturas (el software debe ser inalterable y reportar a Hacienda). La factura electrónica B2B regula cómo se intercambian entre empresas (formato estructurado y comunicación a una solución pública). Son obligaciones complementarias con calendarios distintos.
¿Cuándo entra en vigor exactamente la factura electrónica B2B?
El RD 238/2026 fija plazos de 12 y 24 meses según la facturación, pero contados desde una orden ministerial que todavía no se ha publicado. El proyecto de esa orden ya pasó audiencia pública (finalizada el 8 de mayo de 2026), pero hasta que el texto definitivo salga en el BOE, cualquier fecha concreta (como octubre de 2027 o 2028) es una estimación, no una fecha firme.
¿Va a posponerse Verifactu como pide AEDAF?
De momento no. La petición de AEDAF y la moción del Senado son una presión política, pero la ley vigente mantiene los plazos en enero de 2027 (Impuesto sobre Sociedades) y julio de 2027 (resto). Conviene seguir preparándose con esas fechas como referencia.
¿Mi comunidad de propietarios tiene que hacer algo?
Una comunidad de propietarios estándar, que no realiza actividad económica, no emite facturas y por tanto no está obligada por Verifactu. La obligación recae sobre el administrador como profesional y sobre las comunidades que sí desarrollen actividad sujeta (por ejemplo, alquiler de espacios con IVA). En caso de duda, consúltalo con tu asesor.
¿Puedo seguir facturando con Excel?
Una vez te aplique Verifactu, no. El sistema exige un software que garantice la inalterabilidad de los registros y permita su reporte, algo que una hoja de cálculo no cumple.
Cómo encaja FixrOS en este escenario
En FixrOS construimos un software de administración de fincas pensado para este contexto de cambio normativo continuo. Por eso estamos integrando una solución de facturación conforme a Verifactu, de modo que el administrador pueda emitir sus facturas cumpliendo los requisitos de trazabilidad, inalterabilidad y reporte automático sin salir de la plataforma. Lo abordamos junto con la factura electrónica B2B y la futura convergencia europea ViDA como hitos de un mismo calendario: nuestro objetivo es que cada nueva obligación llegue al despacho como una actualización, no como una mudanza.
Conclusión: la fecha es 2027, pero la decisión inteligente se toma hoy
El mensaje de fondo del aviso de los fiscalistas es válido para cualquier administrador: no se trata solo de cumplir con Verifactu y la factura electrónica, sino de hacerlo con una herramienta que aguante el siguiente cambio europeo sin obligarte a empezar de cero. La normativa va a seguir moviéndose hasta 2030; tu mejor seguro es centralizar la gestión de tu cartera en un software de administración de fincas que se mantenga al día por ti. Así, cuando lleguen los plazos, el cambio será una actualización y no una mudanza.