Quase todos os condomínios têm um. Começa por ser prático, «assim avisamo-nos se acontecer alguma coisa», e acaba por ser um problema: cento e trinta mensagens num domingo à noite a discutir por um lugar de garagem, fotografias do lixo no patamar às duas da madrugada e o administrador lá dentro, a receber mensagens a qualquer hora e sem poder sair sem ficar mal visto.
O grupo de WhatsApp dos condóminos tem três defeitos que não se resolvem com boa vontade.
Os três problemas do grupo de condóminos
1. Expõe o telemóvel de todos a todos
Quando alguém entra num grupo, fica com o número de telemóvel de cada um dos restantes. Esse número é um dado pessoal, e partilhá-lo com o resto do edifício não é algo que cada condómino tenha consentido de forma informada: simplesmente acontece ao ser adicionado. Num condomínio com rotação de inquilinos, a lista de telemóveis acaba nas mãos de pessoas que já não vivem ali.
2. Não deixa um registo utilizável
O que se combina no grupo não vale como comunicação formal, não pode ser apresentado de forma ordenada se houver um conflito e perde-se no deslizar infinito do ecrã. Quando é mesmo preciso demonstrar que se avisou de alguma coisa, o grupo não serve.
3. Não respeita o horário de ninguém
E este é o que mais desgasta o gabinete. O administrador que está no grupo está disponível vinte e quatro horas por dia. Não há forma elegante de não responder a um sábado.
Uns identificados, outros pseudonimizados
O chat do condomínio da FixrOS parte de uma decisão que resolve o primeiro problema pela raiz: ninguém vê o telemóvel de ninguém, e os condóminos não aparecem com o seu nome e apelidos.
O critério é deliberado e distingue entre quem exerce uma função e quem é simplesmente um condómino:
- O administrador, o presidente e o porteiro aparecem sempre com nome completo e cargo. Exercem uma responsabilidade no condomínio e quem lhes escreve tem o direito de saber com quem está a falar.
- O condómino aparece identificado pela sua fração: «3ºB». Nem nome, nem apelidos, nem telemóvel.
Essa pseudonimização aplica o princípio da minimização dos dados do art. 5.1.c do RGPD: só são tratados os dados adequados, pertinentes e limitados ao necessário. Para se coordenar com um condómino por causa de uma infiltração basta saber que é o do terceiro B; o nome e o telemóvel não fazem falta.
O administrador, no seu próprio contexto de gestão, vê efetivamente a quem corresponde cada fração, porque precisa disso para fazer o seu trabalho. O que não acontece é esse dado circular pelo chat.
Desconexão digital: o direito que quase ninguém aplica
O art. 88 da Lei Orgânica espanhola 3/2018 (LOPDGDD) reconhece o direito à desconexão digital no âmbito laboral, para garantir o respeito pelo tempo de descanso e pela intimidade pessoal e familiar fora do horário de trabalho. É uma norma que quase nenhum gabinete aplica à sua relação com os condomínios, simplesmente porque a ferramenta não o permitia.
Na FixrOS o administrador configura o seu horário de atendimento por dias e períodos, e ativa a fila de espera fora de horas. Quando um condómino escreve a um domingo, a mensagem não se perde: fica registada, entra na fila e é entregue no início do período de atendimento seguinte. O condómino não fica sem escrever e o administrador não fica sem descansar.
As urgências reais têm outro caminho: o circuito de ocorrências urgentes e a linha telefónica de permanência, que não dependem do chat.
O que acontece às mensagens com o tempo
A política de conservação é uma decisão de produto explícita, e merece ser explicada porque costuma gerar dúvidas. As mensagens não caducam por antiguidade: enquanto a conta estiver ativa, a conversa continua disponível. Não há um apagamento aos seis ou aos doze meses que faça desaparecer o histórico precisamente quando é preciso consultá-lo.
O apagamento produz-se por dois factos concretos, não pela passagem do tempo: quando uma conta é encerrada e termina o seu período de bloqueio legal, e quando é encerrada a sala de uma ocorrência com um fornecedor e termina o respetivo período. É um critério mais respeitador do princípio da limitação da conservação do que um apagamento indiscriminado por idade, porque vincula o apagamento ao facto de o dado deixar de ser necessário.
Quando é preciso apresentar uma conversa (um conflito entre condóminos, uma reclamação) a transcrição pode ser exportada de forma ordenada, com as suas datas e os seus intervenientes.
Salas por assunto, não um único grupo
A outra mudança estrutural é que não há um grupo único onde cabe tudo. Há salas: a do condomínio, a de cada ocorrência com o fornecedor que a trata, a do administrador com um condómino em concreto. Cada conversa decorre onde lhe compete, e quem não tem de estar nela, não está.
Isso elimina o ruído que leva as pessoas a acabar por silenciar o grupo, que é a forma mais comum de um aviso importante não chegar.
Perguntas frequentes sobre o chat do condomínio
É legal o grupo de WhatsApp de um condomínio?
Não é ilegal em si mesmo, mas a sua utilização levanta problemas de proteção de dados: divulga o número de telemóvel de cada participante aos restantes sem uma base jurídica clara, e não foi pensado para conservar comunicações do condomínio. Como canal informal entre condóminos pode funcionar; como canal de comunicação do condomínio é uma má ferramenta.
Pode o administrador ser obrigado a responder fora do seu horário?
Não. O direito à desconexão digital do art. 88 da LOPDGDD protege o respeito pelo tempo de descanso fora do horário de trabalho. Outra coisa são as urgências reais, que devem ter o seu próprio canal e a sua linha telefónica de permanência.
Porque é que os condóminos aparecem como «3ºB» e não com o seu nome?
Por minimização dos dados (art. 5.1.c do RGPD): para a finalidade do chat basta identificar a fração. Quem exerce um cargo (administrador, presidente, porteiro) aparece identificado, porque a transparência sobre quem exerce a função é legítima e necessária.
As mensagens do chat podem ser usadas num conflito?
A transcrição pode ser exportada de forma ordenada com datas e intervenientes. O seu valor probatório dependerá do caso e do critério do tribunal, mas um registo estruturado é um ponto de partida incomparavelmente melhor do que capturas de ecrã soltas.
O que acontece às mensagens quando um condómino vende a sua fração?
Ao ser encerrada a sua conta e ao terminar o período de bloqueio legal aplicável, as suas mensagens são apagadas. Não ficam indefinidamente associadas a uma pessoa que já não faz parte do condomínio.
O chat substitui as comunicações formais?
Não. As convocatórias, as atas e as interpelações têm o seu próprio canal, com comprovativo de entrega. O chat é para a coordenação do dia a dia.
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Conclusão
O grupo de condóminos não se substitui pedindo às pessoas que escrevam menos. Substitui-se por um canal que proteja o dado de cada um, que separe as conversas por assunto, que deixe um registo utilizável e que respeite o horário de quem trabalha. O resto é pedir boa educação a um grupo de cento e vinte pessoas.