O Livro de Ouro: toda a vida do condomínio num único documento

Pergunte a qualquer administrador de condomínios quanto é que um condomínio gastou no elevador desde que foi instalado, e verá sempre a mesma cena: pastas, um arquivador, um programa antigo que já ninguém abre e várias horas de trabalho para reconstruir algo que devia estar à distância de um clique. É exatamente essa lacuna que o Livro de Ouro do condomínio fecha: o documento que reúne a vida inteira do edifício, desde o primeiro dado até ao exercício em curso. Neste artigo explicamos o que é, o que contém, o que diz a lei sobre a documentação do condomínio e porque somos, tanto quanto sabemos, os únicos a entregá-lo.

O que é o Livro de Ouro do condomínio

O Livro de Ouro é um relatório que não fotografa um período. Os relatórios clássicos de qualquer programa de gestão contam um mês, um trimestre ou um exercício. Este conta o condomínio completo: desde o primeiro dado que consta no arquivo até ao dia em que o abre.

Lá dentro cabem o património e as suas instalações, as contas ano a ano, a dívida com a sua antiguidade, as quotas extraordinárias aprovadas, os fornecedores que passaram pelo edifício, as apólices contratadas, as contas bancárias que o condomínio teve e todas as assembleias realizadas, com a sua ordem de trabalhos e as suas deliberações. Tudo num único documento, ordenado e pronto a ler ou a entregar.

Chamamos-lhe assim por uma razão simples: quando o mostramos a administradores com vinte anos de escritório às costas, a reação é sempre a mesma. É o santo graal. A informação que sempre tiveram, mas espalhada por sítios que não falam entre si.

Não é o livro de atas: o que diz a LPH sobre a documentação

Convém deixar clara uma distinção antes de continuar, porque o nome presta-se a confusão. O Livro de Ouro não é uma figura legal nem substitui nenhum livro obrigatório. É um documento de gestão que construímos com os dados do condomínio.

A Lei espanhola de Propriedade Horizontal fala de outra coisa. O seu artigo 19.1 estabelece que «as deliberações da Assembleia de proprietários serão registadas num livro de atas legalizado pelo Conservador do Registo Predial na forma que regulamentarmente se disponha». Esse livro de atas é obrigatório e tem o seu próprio regime.

O artigo 19.4 acrescenta quem o guarda e durante quanto tempo: «O secretário custodiará os livros de atas da Assembleia de proprietários. Deverá igualmente conservar, durante o prazo de cinco anos, as convocatórias, comunicações, procurações e demais documentos relevantes das reuniões». E o artigo 20.e, entre as funções do administrador, inclui «atuar, se for o caso, como secretário da Assembleia e custodiar, à disposição dos titulares, a documentação do condomínio».

Repare no verbo que se repete: custodiar. A lei obriga a guardar e a ter a documentação disponível, e faz bem. Mas guardar não é o mesmo que compreender. Nenhum artigo obriga ninguém a explicar o que dizem esses vinte anos de papéis quando são lidos em conjunto, e é precisamente aí que vive o valor que quase ninguém está a extrair.

O que contém exatamente

O documento organiza-se em quatro grandes blocos. Cada um responde a uma pergunta que fazem a um administrador várias vezes por ano.

O imóvel e as suas instalações

Ano de construção, frações habitacionais, lojas, arrecadações e garagens, número de proprietários, elevadores com a sua marca, piscina e restantes instalações. A isso somam-se as apólices de seguro contratadas, com ramo, seguradora, número e vencimento, e as contas bancárias que o condomínio usou, com as suas datas de abertura e de encerramento. É a ficha do edifício, e responde à pergunta «o que temos».

O dinheiro, exercício a exercício

Receitas e despesas ano a ano representadas no mesmo gráfico, despesa por conta contabilística, dívida gerada em cada exercício, antiguidade da dívida por escalões, mapa de dívida fração a fração, quotas extraordinárias aprovadas com o seu valor e a sua repartição, honorários do administrador ao longo do tempo e receitas por arrendamento de partes comuns. Responde à pergunta «para onde foi o dinheiro».

A vida política do condomínio

Todas as assembleias realizadas, ordinárias e extraordinárias, com a sua data, a sua ordem de trabalhos completa e a deliberação alcançada em cada ponto. Postas em fila, essas assembleias contam uma história: quando se discutiu a fachada pela primeira vez, quantas vezes se adiou a mesma obra, o que se prometeu e o que se executou. Responde à pergunta «o que se decidiu e quando».

Quem trabalhou no edifício

Fornecedores com o valor acumulado que faturaram e, no caso dos fornecimentos, os intervalos de datas em que cada companhia serviu o edifício. Ver a eletricidade, a água, a manutenção do elevador ou a limpeza numa linha temporal é o que transforma uma renegociação numa conversa com argumentos. Responde à pergunta «com quem trabalhamos e desde quando».

Porque nenhum outro software de condomínios o tem

A resposta curta é que quase todo o setor constrói software de gestão, e o Livro de Ouro não é gestão. É inteligência de negócio aplicada a um edifício.

Registar não é o mesmo que explicar

Um programa de gestão de condomínios está desenhado para registar operações: emitir recibos, contabilizar faturas, fechar o exercício. Cumpre a sua função e cumpre-a bem. Mas a sua unidade de trabalho é o lançamento e o seu horizonte é o exercício, por isso a pergunta «como evoluiu este condomínio em quinze anos» fica fora do seu desenho. Não é uma falha, é outro problema.

Para responder a essa pergunta é preciso fazer algo diferente: percorrer o histórico completo, unificar critérios entre exercícios que foram geridos de formas diferentes, detetar o que falta e, depois, decidir o que merece ser contado e por que ordem. Isso é analítica, não contabilidade.

Vimos dos dados, não do papel

Aqui está a diferença de origem. Quem fundou a FixrOS vem dos dados e da inteligência de negócio, não da administração de condomínios. Há anos que construímos sistemas que transformam informação dispersa em decisões, e é esse o reflexo que aplicamos quando olhamos para um condomínio.

A primeira pergunta que nos fizemos ao entrar no setor não foi «como emitimos recibos», que é um problema resolvido há décadas. Foi outra: se um condomínio gera dados desde o dia em que se constitui, porque é que ninguém os está a ler em conjunto. O Livro de Ouro é a resposta a essa pergunta, e surge de forma natural quando se traz o hábito da análise vestido. Não conhecemos nenhum outro software de gestão de condomínios que entregue algo equivalente.

Seis momentos em que o Livro de Ouro muda uma conversa

Um documento vale apenas o que valem as decisões que permite tomar. Estes são os seis cenários em que os nossos utilizadores o abrem.

• Angariar um condomínio. Chegar a uma assembleia com a história do edifício já ordenada diz mais de um escritório do que qualquer apresentação comercial. Mostra método antes de assinar o que quer que seja.
• Receber ou entregar um prédio. Quando um administrador assume um condomínio novo, herda caixas. O Livro de Ouro transforma essa herança numa fotografia legível na primeira semana, não no segundo ano.
• Defender uma quota extraordinária em assembleia. Uma série de quinze anos de despesa numa rubrica concreta desativa a discussão antes de começar. Os números em fila convencem mais do que as explicações.
• Cobrar a dívida a tempo. Ver a antiguidade de cada saldo por escalões permite priorizar e não deixar que se aproxime a prescrição das quotas de condomínio enquanto se cobra o mais recente.
• Renegociar contratos e apólices. Com o acumulado por fornecedor e as datas de cada intervalo de fornecimento em cima da mesa, a conversa com a companhia muda de tom.
• Responder a um investidor. Um comprador que analisa um edifício pede exatamente o que o livro já tem reunido. É o ponto de partida natural de uma due diligence de um edifício residencial.

De onde saem vinte anos de dados

A pergunta lógica é como se preenche um documento assim se o condomínio acabou de entrar na plataforma. A resposta é que o histórico não se perde na mudança: importa-se a partir do programa anterior. Recibos emitidos, despesas registadas, assembleias realizadas, quotas extraordinárias e fornecedores de exercícios que nem sequer eram geridos de forma homogénea entram no livro com o ano correspondente.

Por isso o livro distingue entre o que já vive na plataforma e o que vem do arquivo histórico. Os dois blocos convivem no mesmo documento e leem-se na mesma linha temporal, que é a única coisa que importa a quem o abre. Se está a ponderar dar o salto, é isto que verdadeiramente marca a diferença entre migrar e começar do zero, e tratamos o tema em detalhe no nosso guia para escolher software de administrador de condomínios.

Perguntas frequentes sobre o Livro de Ouro

O Livro de Ouro substitui o livro de atas?

Não. O livro de atas é obrigatório, é legalizado pelo Conservador do Registo Predial e tem o seu próprio regime no artigo 19 da LPH. O Livro de Ouro é um documento de gestão que compila e explica a informação do condomínio, e convive com o livro de atas sem o substituir.

O que acontece se faltarem anos no arquivo?

O livro é gerado com o que consta e arranca no primeiro dado disponível, seja de 2004 ou de 2019. Uma lacuna documentada também é informação útil, porque assinala com precisão o que seria preciso recuperar e a quem pedi-lo.

Pode entregar-se à assembleia ou a um terceiro?

Sim, foi pensado para isso. É um documento apresentável perante a assembleia de condóminos, perante um proprietário que pede explicações ou perante um investidor que analisa o edifício, sem ter de montar nada à mão para a ocasião.

Com que frequência é atualizado?

É gerado no momento em que é pedido, por isso inclui sempre o exercício em curso. Não há um fecho anual à espera nem uma versão que fique velha numa pasta.

Serve para um condomínio pequeno?

Serve, e às vezes é onde mais se nota. Num condomínio de doze condóminos sem obras recentes, ter a série de despesa e as assembleias ordenadas é o que permite justificar uma subida de quota sem que a assembleia se transforme num julgamento.

A memória do condomínio, finalmente num só sítio

Todos os condomínios geram há anos informação valiosa. O problema nunca foi tê-la, mas sim que estava espalhada entre pastas, programas antigos e a memória do administrador que geria o prédio. Quando essa informação é lida em conjunto, deixa de ser arquivo morto e transforma-se em critério para decidir.

O Livro de Ouro do condomínio faz parte do centro de relatórios do dashboard da FixrOS, juntamente com os restantes relatórios de gestão do escritório. Se quiser vê-lo aplicado a um dos seus condomínios e com o seu próprio histórico, peça uma demo e mostramos-lho aberto.