Que o fundo de reserva é obrigatório e deve atingir 10 % do orçamento, sabe-o quase todo o administrador. A dúvida que aparece em cada fecho de exercício é outra: como contabilizar o fundo de reserva corretamente, onde o refletir nas contas do condomínio e o que fazer com ele de um ano para o outro. E aqui há que começar por uma distinção que evita muitos erros: a lei diz quanto tem de haver e para que serve, mas não dita o lançamento contabilístico. Vamos separar com clareza o que a norma obriga daquilo que é boa prática do setor, para que as suas contas sejam impecáveis e defensáveis em qualquer assembleia.
O que a lei obriga (e o que não)
O artigo 9.1.f da Lei espanhola de Propriedade Horizontal fixa quatro coisas que não admitem discussão: o fundo de reserva tem de existir em todo o condomínio, a sua titularidade pertence ao condomínio no seu conjunto, a sua dotação não pode ser inferior em momento algum a 10 % do último orçamento ordinário, e cada proprietário contribui para ele segundo a sua quota de participação. O destino também está tabelado: obras de conservação, reparação e reabilitação, intervenções de acessibilidade e eficiência energética, e a possibilidade de subscrever com cargo a ele um seguro de danos ou um contrato de manutenção permanente do imóvel.
A Disposição Adicional Primeira da LPH acrescenta um detalhe prático decisivo: a dotação não pode descer abaixo do mínimo legal em momento algum do exercício, e os montantes retirados do fundo para uma obra têm de ser repostos no início do exercício seguinte. A subida de 5 % para 10 % foi trazida pelo Real Decreto-ley 7/2019, em vigor desde março de 2019, pelo que qualquer cálculo que continue a usar os 5 % está desatualizado.
Ora bem, aqui termina o que a lei impõe. Os condomínios não são entidades comerciais e não estão sujeitos ao Plano Geral de Contabilidade: não existe uma conta obrigatória nem um lançamento oficial para o fundo. Tudo o que se segue é prática profissional do setor, não mandato legal, e convém apresentá-lo como tal. Se procura o detalhe do que é e como se calcula o fundo, tem-no no nosso guia do fundo de reserva; aqui concentramo-nos em como o registar nas contas.
Como se dota o fundo no orçamento
Na prática, para contabilizar o fundo de reserva a sua dotação inclui-se como uma rubrica específica do orçamento anual ordinário e o seu montante reparte-se entre os proprietários por coeficiente, dentro da quota ordinária. Não costuma cobrar-se como uma quota extraordinária à parte, salvo na constituição inicial do fundo ou quando é preciso repô-lo após uma obra.
Com um exemplo vê-se logo. Se o orçamento ordinário aprovado em assembleia é de 50.000 euros, a dotação mínima do fundo será 10 %, ou seja, 5.000 euros. Um proprietário com um coeficiente de 3,5 % contribuiria para o fundo com 5.000 × 3,5 % = 175 euros por ano, integrados na sua quota habitual. São números ilustrativos, mas a mecânica é sempre esta: calcula-se 10 % do orçamento e reparte-se por coeficiente.
Onde se reflete nas contas do condomínio
Ao contabilizar o fundo de reserva, este é o ponto em que os profissionais não estão totalmente de acordo, precisamente porque não há uma norma única. Umas empresas de gestão e programas registam o fundo como uma conta de capital próprio do condomínio; outras situam-no no passivo do balanço. As duas posições convivem no setor e partilham a mesma ideia de fundo: um saldo acumulado que pertence ao condomínio e que se mantém separado, nas contas, das despesas correntes do dia a dia.
O importante não é o nome técnico da conta, mas que o fundo fique claramente identificado e rastreável nas contas anuais que se aprovam em assembleia, de forma que qualquer proprietário possa comprovar que se cumpre o mínimo de 10 %. Os números de conta concretos que verá em alguns programas são convenções de cada software, não contas oficiais.
É preciso uma conta bancária separada?
A lei não exige manter o fundo numa conta bancária distinta. É uma recomendação de boa prática, não uma obrigação. Muitos condomínios conservam o dinheiro na mesma conta da tesouraria geral e controlam o fundo contabilisticamente, por rubrica. Separar fisicamente o saldo ajuda a não o confundir com a caixa de despesas correntes e a resistir à tentação de recorrer a ele para pagar a eletricidade ou a limpeza, mas é uma decisão de gestão, não um requisito legal.
O que acontece ao fundo de um ano para o outro
O fundo não se gasta nem se distribui ao fechar o exercício: acumula-se. O saldo não utilizado transita para o ano seguinte como remanescente, e em cada exercício só é preciso dotar o necessário para manter o mínimo sobre o novo orçamento. Como o mínimo é 10 % do último orçamento ordinário, convém recalculá-lo todos os anos em assembleia: se o orçamento sobe, a dotação terá de ser ajustada em alta.
E se durante o ano se usar o fundo para uma obra, a lei obriga a repô-lo. O montante retirado conta como parte do fundo durante esse exercício, e no início do seguinte fazem-se as contribuições necessárias para cobrir o que se retirou. Deixar o fundo abaixo do mínimo legal no ano seguinte é uma das falhas mais frequentes, e é facilmente evitável com um bom acompanhamento.
Erros frequentes ao contabilizar o fundo de reserva
- Usá-lo para despesas correntes. O destino do fundo está tabelado por lei. Pagar com ele a eletricidade ou a limpeza é um erro de gestão e desvirtua a sua finalidade.
- Calcular os 10 % sobre uma base errada. A percentagem aplica-se sobre o último orçamento ordinário aprovado, não sobre as despesas reais nem sobre o orçamento de uma quota extraordinária.
- Não o repor após uma obra. Se se usa, há que repô-lo no início do exercício seguinte para não ficar abaixo do mínimo.
- Devolver «a sua parte» a um proprietário que vende. O fundo é do condomínio, não reembolsável individualmente. Quem vende não leva a sua contribuição.
- Continuar a aplicar os 5 %. É o mínimo revogado em 2019. O vigente é 10 %.
Perguntas frequentes sobre a contabilização do fundo de reserva
O fundo de reserva vai no ativo, no passivo ou no capital próprio?
Não há uma resposta normativa única, porque os condomínios não seguem o Plano Geral de Contabilidade. No setor convivem duas práticas: registá-lo como conta de capital próprio ou situá-lo no passivo do balanço. O essencial é que fique identificado e rastreável nas contas, não a etiqueta exata.
É preciso ter o fundo numa conta bancária separada?
A lei não o exige. É uma recomendação de boa prática para não o misturar com a tesouraria de despesas correntes, mas muitos condomínios mantêm-no na mesma conta e controlam-no por rubrica contabilística.
Posso usar o fundo de reserva para despesas correntes?
Não. O seu destino está tabelado no artigo 9.1.f: obras de conservação, reparação e reabilitação, acessibilidade e eficiência energética, e a contratação de um seguro de danos ou de uma manutenção permanente. As despesas ordinárias pagam-se com a quota ordinária, não com o fundo.
Se gastar o fundo numa obra, quando tenho de o repor?
No início do exercício orçamental seguinte. A Disposição Adicional Primeira obriga a fazer as contribuições necessárias para cobrir os montantes retirados, de modo que o fundo volte a atingir o mínimo legal.
Um fundo de reserva sempre certo
Contabilizar o fundo de reserva não é complicado, mas exige constância: recalcular o mínimo todos os anos sobre o novo orçamento, mantê-lo identificado nas contas, e não descer dos 10 % nem sequer depois de uma obra. Fazê-lo à mão, com folhas de cálculo soltas, é onde se infiltram os erros que depois aparecem na assembleia.
A contabilidade de condomínios do FixrOS calcula a dotação do fundo sobre o orçamento aprovado, reparte-a por coeficiente nas quotas e mantém o saldo do fundo identificado e atualizado exercício a exercício, avisando se descer abaixo do mínimo legal. Se quiser vê-lo com as suas próprias contas, peça uma demo e mostramos-lho em funcionamento.