Nos condomínios com campo de padel, o sistema de reservas costuma ser um caderno na guarita do porteiro. Nos que não têm porteiro, um grupo de WhatsApp ou um papel colado com fita-cola junto ao elevador. Em ambos os casos o resultado é o mesmo: discussões ao sábado de manhã, o condómino que aponta três faixas horárias seguidas em seu nome, o que apaga a reserva de outro e o que chega e encontra o campo ocupado.
É um assunto menor quando comparado com uma quota extraordinária para a fachada, mas gera uma quantidade desproporcionada de conflito entre vizinhos. E o conflito entre vizinhos acaba sempre no mesmo sítio: no telefone do administrador.
Sete tipos de instalação, não apenas campos
A primeira coisa a esclarecer é que isto não é só sobre padel. As zonas comuns reserváveis de um condomínio são mais do que parece, e o FixrOS contempla sete tipos:
- Campo de ténis e campo de padel.
- Ginásio.
- Sala de convívio e sala polivalente: as que se reservam para um almoço de família ou uma reunião.
- Zona de churrasco, que no verão é o foco de conflito número um.
- Piscina, com um tratamento diferente que se explica mais abaixo.
Todas, exceto a piscina, funcionam por faixas horárias reserváveis com as mesmas regras.
As regras são definidas por cada condomínio
Aqui está a chave para que o sistema funcione: as normas de utilização não são universais, cada condomínio decide as suas, e a ferramenta tem de conseguir refletir o que foi acordado em assembleia. Estes são os parâmetros que se configuram por instalação e condomínio:
- Duração da faixa horária: sessenta minutos por defeito, ajustável.
- Horário de abertura e de fecho: das oito da manhã às dez da noite por defeito.
- Máximo de reservas ativas por fração: para que ninguém bloqueie a agenda inteira.
- Antecedência máxima: com quantos dias de antecedência se pode reservar.
- Máximo por fração e por dia: para distribuir nos fins de semana de muita procura.
- Prazo mínimo de cancelamento: para que uma faixa horária libertada tarde possa ser aproveitada por outro.
Estes limites são exatamente as normas que os condomínios discutem e aprovam em assembleia e que depois ninguém faz cumprir, porque o caderno não sabe contar. Aqui aplicam-se sozinhas.
A configuração pode ficar a cargo do administrador ou do próprio porteiro, que é quem conhece a utilização real das instalações e quem tradicionalmente geria o caderno.
Reservar, em três passos
A partir da app, o condómino escolhe a instalação, a data e a faixa horária livre. Mais nada. E assim que confirma, essa faixa horária aparece ocupada para os restantes condóminos, que é precisamente o que o caderno não conseguia fazer: ninguém vê o estado real até descer para o consultar.
O condómino tem a sua lista de reservas futuras e pode cancelar dentro do prazo que o condomínio tiver fixado. Se cancelar, a faixa horária volta a ficar disponível para os outros no momento.
O presidente usa exatamente o mesmo circuito que qualquer outro condómino. Não há uma via preferencial, e isso evita a suspeita, muito habitual, de que os cargos ficam com o melhor.
Bloqueios: manutenção, obras e eventos
Uma instalação nem sempre está disponível. O campo é repintado, a máquina do ginásio avaria, o condomínio reserva a sala de convívio para a assembleia. Para isso existem os bloqueios: períodos em que a instalação não admite reservas, marcados por quem a gere.
O condómino que abre a app vê que esses dias não estão disponíveis e porquê, em vez de reservar e ter uma surpresa.
A piscina, à parte
A piscina tem um tratamento próprio porque não funciona por faixas horárias: não se reserva, abre-se. O que se configura é a sua época, desde quando e até quando está aberta, e o seu horário semanal, dia a dia, com a possibilidade de marcar dias fechados.
Essa informação, que na maioria dos condomínios vive num cartaz que cai com a chuva, está na app e atualiza-se quando o condomínio muda o horário.
O que ganha o administrador
Poderia parecer que esta é uma funcionalidade só para o condómino, mas o benefício para o gabinete é direto e mensurável: desaparece uma categoria inteira de chamadas e de conflitos. As discussões sobre quem reservou primeiro, as queixas por açambarcamento e os pedidos de arbitragem sobre o caderno deixam de chegar ao gabinete, porque o sistema aplica a norma sem que ninguém tenha de fazer de árbitro.
E quando na assembleia alguém propõe alterar as normas de utilização (baixar para uma reserva por fração e por dia, alargar o horário de verão), a deliberação passa para a configuração e entra em vigor sem distribuir circulares.
Perguntas frequentes sobre a reserva de zonas comuns
Quem decide as normas de utilização das zonas comuns?
A assembleia de condóminos, que pode aprovar normas de regime interno sobre a utilização dos elementos comuns. Essas normas obrigam todos os proprietários e ocupantes, e são as que depois se refletem na configuração das reservas.
Um condómino em incumprimento pode usar as instalações?
A falta de pagamento das quotas priva do direito de voto em assembleia nos termos do art. 15.2 da Lei espanhola de Propriedade Horizontal (LPH), mas não implica automaticamente a privação do uso dos elementos comuns. Limitar o uso exige um fundamento nos estatutos ou nas normas de regime interno e convém analisá-lo caso a caso com aconselhamento.
Um inquilino pode reservar, ou só o proprietário?
Depende do que estabelecerem os estatutos e as normas de regime interno de cada condomínio. O sistema trabalha sobre a fração, pelo que reflete o critério que o condomínio tiver acordado para os seus ocupantes.
O que acontece se alguém reservar e não aparecer?
É o motivo pelo qual existe o prazo mínimo de cancelamento: obriga a libertar a faixa horária com antecedência suficiente para que outro a possa usar. As consequências de não comparecer repetidamente são, mais uma vez, uma decisão do condomínio.
Pode cobrar-se pela utilização de uma instalação?
O condomínio pode acordar um regime de utilização com contrapartida para determinadas instalações, sobretudo quando geram despesas específicas. Deve ser deliberado em assembleia e refletir-se nas contas.
É preciso porteiro para gerir as reservas?
Não. Onde existe, o porteiro pode configurar e bloquear instalações. Onde não existe, fá-lo o administrador. O condómino reserva sozinho em ambos os casos.
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Conclusão
O caderno do porteiro não falha por falta de ordem, mas porque não consegue aplicar uma norma: não sabe quantas reservas tem uma fração esta semana nem impede que alguém açambarque o sábado. Quando as regras que a assembleia aprovou se aplicam sozinhas e o estado do campo é visível para todos, o conflito desaparece sem que ninguém tenha de arbitrar.