Modelo de ficha de visita imobiliária para Espanha, gratuito e em PDF

A ficha de visita (em Espanha, hoja de visita ou parte de visita) é o documento que o interessado assina quando um agente lhe mostra um imóvel. Regista quem visitou que imóvel, quando e com que agência, e costuma incluir uma declaração do visitante de que conheceu o imóvel através dessa agência. É uma prática muito comum no setor e tem um objetivo claro: que a agência possa provar, se um dia for necessário, que foi ela quem pôs em contacto comprador e vendedor, ou inquilino e senhorio.

O caso típico: a agência mostra um apartamento, o interessado deixa passar umas semanas e acaba por comprá-lo diretamente ao proprietário, ou através de outra agência, para poupar os honorários. Se o encargo com o proprietário prevê honorários nesse caso, a agência precisa de provas de que esse comprador chegou por ela. A ficha de visita é a primeira dessas provas.

Convém ser honestos: a ficha de visita não é um contrato de mediação com o visitante. O contrato da agência é com o proprietário (a nota de encargo), e é esse contrato que diz quando se pagam os honorários e quem os paga. O visitante que assina a ficha não se obriga a comprar, nem a arrendar, nem a pagar nada à agência por a assinar.

O que é: um documento particular assinado que comprova um facto, que essa pessoa visitou esse imóvel com essa agência nessa data. Em tribunal, os documentos particulares fazem prova plena quando a parte a quem prejudicam não impugna a sua autenticidade; se a impugnar, quem o apresenta pode pedir um exame pericial da letra ou propor outras provas e, se não ficar provada, o tribunal aprecia-o segundo as regras da sã crítica (artigo 326.º da Lei de Processo Civil espanhola). Se a ficha for assinada eletronicamente, o mesmo artigo prevê presunções a favor dos documentos assinados com um serviço de confiança qualificado.

O que não prova por si só é que a intervenção da agência foi a que tornou possível a operação, nem que sejam devidos honorários. Isso depende do acordado na nota de encargo (exclusividade, prazo posterior ao encargo) e de como o juiz aprecie o conjunto das provas: emails, mensagens, propostas transmitidas, agenda de visitas. Por isso a ficha de visita funciona melhor como mais uma peça de um processo organizado do que como um papel solto numa gaveta.

Sim, desde que seja usada com transparência. As partes podem assinar os documentos que entenderem, desde que não sejam contrários à lei, à moral nem à ordem pública (artigo 1255.º do Código Civil espanhol). O que não é aceitável é usá-la para algo diferente do que diz: fazer passar por simples ficha de visita um compromisso de pagamento, ou cobrar ao inquilino de uma habitação despesas que a lei proíbe repercutir-lhe. No arrendamento para habitação, as despesas de gestão imobiliária e de formalização do contrato não podem ser repercutidas no arrendatário, nem direta nem indiretamente (artigo 20.º, n.º 2, da Lei espanhola de Arrendamentos Urbanos).

Ninguém é obrigado a assinar uma ficha de visita: o interessado pode recusar, e a agência pode decidir se lhe mostra ou não o imóvel. Na Catalunha, a ficha de visita pressupõe ainda que o encargo existe por escrito: os agentes não podem oferecer nem anunciar imóveis de terceiros sem terem assinado antes a nota de encargo com o proprietário (artigo 55.º, n.º 6, da Lei catalã 18/2007, do direito à habitação).

A ficha de visita recolhe dados pessoais, pelo que se aplica o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. Os dados devem ser adequados, pertinentes e limitados ao necessário para a finalidade (princípio da minimização, artigo 5.º, n.º 1, alínea c). Para comprovar uma visita basta identificar o visitante e poder contactá-lo: nome, telefone ou email, data e assinatura. O documento de identificação não é imprescindível; se o pedir, explique para quê. No momento da recolha deve informar quem é o responsável, para que se usam os dados, com que fundamento jurídico, a quem são comunicados, durante quanto tempo se conservam, que direitos tem a pessoa e que pode reclamar junto da autoridade de controlo (artigo 13.º). Se o fundamento for o interesse legítimo da agência em comprovar a sua mediação (artigo 6.º, n.º 1, alínea f), é preciso dizê-lo expressamente.

Enviar outras ofertas ao visitante é uma finalidade diferente: peça um consentimento separado e deixe claro que pode retirá-lo quando quiser. O modelo acima separa-o num campo próprio.

• Uma ficha por visita, com data e hora, assinada antes ou logo depois de mostrar o imóvel, nunca dias depois.
• Assinatura do visitante e do agente, e cópia para o visitante: é mais difícil contestar um documento que as duas partes têm.
• Que a morada e a referência coincidam com a nota de encargo do imóvel.
• Que a nota de encargo preveja o que acontece se o proprietário fechar a operação com um visitante da agência depois de terminar o encargo. Sem essa cláusula, a ficha de visita perde boa parte da utilidade.
• Guarde a ficha junto da ficha do imóvel e das mensagens com o interessado, e conserve-a enquanto os honorários puderem ser reclamados.