Modelo de hoja de visita inmobiliaria, gratis y en PDF

La hoja de visita (también parte de visita o ficha de visita) es el documento que firma el interesado cuando un agente le enseña un inmueble. Recoge quién visitó qué inmueble, cuándo y con qué agencia, y suele incluir una declaración del visitante de que conoció el inmueble a través de esa agencia. Es una costumbre muy extendida en el sector y tiene un objetivo claro: que la agencia pueda demostrar, si un día hace falta, que fue ella quien puso en contacto a comprador y vendedor, o a inquilino y propietario.

El caso típico: la agencia enseña un piso, el interesado deja pasar unas semanas y acaba comprándolo directamente al propietario, o a través de otra agencia, para ahorrarse los honorarios. Si el encargo con el propietario prevé honorarios en ese caso, la agencia necesita pruebas de que ese comprador llegó por ella. La hoja de visita es la primera de esas pruebas.

Conviene ser honestos: la hoja de visita no es un contrato de corretaje con el visitante. El contrato de la agencia es con el propietario (la nota de encargo), y es ese contrato el que dice cuándo se cobran los honorarios y quién los paga. El visitante que firma la hoja no se obliga a comprar, ni a alquilar, ni a pagar nada a la agencia por el hecho de firmarla.

Lo que sí es: un documento privado firmado que acredita un hecho, que esa persona visitó ese inmueble con esa agencia en esa fecha. En un juicio, los documentos privados hacen prueba plena cuando la parte a la que perjudican no impugna su autenticidad; si la impugna, quien lo aporta puede pedir un cotejo o proponer otras pruebas, y si no se acredita, el tribunal lo valora según las reglas de la sana crítica (artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil). Si la hoja se firma electrónicamente, el mismo artículo prevé presunciones a favor de los documentos firmados con un servicio de confianza cualificado.

Lo que no prueba por sí sola es que la intervención de la agencia fuera la que hizo posible la operación, ni que se deban honorarios. Eso depende de lo pactado en la nota de encargo (exclusiva, plazo posterior al encargo) y de cómo valore el juez el conjunto de pruebas: correos, mensajes, ofertas trasladadas, agenda de visitas. Por eso la hoja de visita funciona mejor como una pieza más de un expediente ordenado que como un papel suelto en un cajón.

Sí, siempre que se use con transparencia. Las partes pueden firmar los documentos que tengan por conveniente si no son contrarios a las leyes, a la moral ni al orden público (artículo 1255 del Código Civil). Lo que no es aceptable es usarla para algo distinto de lo que dice: hacer pasar por una simple hoja de visita un compromiso de pago, o cobrar al inquilino de una vivienda gastos que la ley prohíbe repercutirle. En el alquiler de vivienda, los gastos de gestión inmobiliaria y de formalización del contrato no pueden repercutirse al arrendatario, ni directa ni indirectamente (artículo 20.2 de la Ley de Arrendamientos Urbanos).

Nadie está obligado a firmar una hoja de visita: el interesado puede negarse, y la agencia puede decidir si le enseña o no el inmueble. En Cataluña, además, la hoja de visita presupone que el encargo existe por escrito: los agentes no pueden ofertar ni anunciar inmuebles de terceros sin haber firmado antes la nota de encargo con el propietario (artículo 55.6 de la Ley 18/2007, del derecho a la vivienda).

La hoja de visita recoge datos personales, así que se aplica el Reglamento General de Protección de Datos. Los datos deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad (principio de minimización, artículo 5.1.c). Para acreditar una visita basta con identificar al visitante y poder contactarle: nombre, teléfono o correo, fecha y firma. El DNI no es imprescindible; si lo pides, explica para qué lo necesitas. En el momento de recoger los datos debes informar de quién es el responsable, para qué se usan, con qué base jurídica, a quién se comunican, cuánto se conservan, qué derechos tiene la persona y que puede reclamar ante la autoridad de control (artículo 13). Si la base es el interés legítimo de la agencia en acreditar su intermediación (artículo 6.1.f), hay que decirlo expresamente.

Enviar otras ofertas al visitante es una finalidad distinta: pide un consentimiento separado y deja claro que puede retirarlo cuando quiera. El modelo de arriba lo separa en una casilla propia.

• Una hoja por visita, con fecha y hora, firmada antes o justo después de enseñar el inmueble, nunca días después.
• Firma del visitante y del agente, y copia para el visitante: es más difícil discutir un documento que las dos partes tienen.
• Que la dirección y la referencia coincidan con la nota de encargo del inmueble.
• Que la nota de encargo prevea qué pasa si el propietario cierra la operación con un visitante de la agencia después de terminar el encargo. Sin esa cláusula, la hoja de visita pierde buena parte de su utilidad.
• Guarda la hoja junto a la ficha del inmueble y los mensajes con el interesado, y consérvala mientras puedan reclamarse los honorarios.