Modelo de nota de encargo inmobiliaria, con o sin exclusiva

La nota de encargo, también llamada hoja de encargo o contrato de mediación inmobiliaria, es el documento en el que el propietario de un inmueble encarga a una agencia que le busque comprador o inquilino. En ella se fijan las reglas del juego: el precio de oferta, los honorarios y cuándo se cobran, cuánto dura el encargo, si es en exclusiva y qué hace cada parte. Todo lo que la agencia hace después (anunciar el piso, enseñarlo, recibir ofertas, preparar las arras) se apoya en ese papel.

No existe un modelo oficial estatal. El contenido lo deciden las partes, con el límite que marca el artículo 1255 del Código Civil: pueden pactar lo que tengan por conveniente siempre que no sea contrario a las leyes, a la moral ni al orden público. Cuando el propietario es un particular que vende o alquila su vivienda, además, entra en juego la normativa de consumidores: una cláusula no negociada que cause, en su perjuicio y en contra de la buena fe, un desequilibrio importante entre las partes puede ser declarada abusiva (artículo 82 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios).

En Cataluña, en cambio, la nota de encargo es obligatoria. La Ley 18/2007, del derecho a la vivienda, obliga a los agentes inmobiliarios a firmarla con el propietario antes de iniciar la oferta de una vivienda (artículo 55.5.b) y prohíbe anunciar inmuebles de terceros sin haberla suscrito (artículos 55.6 y 58.5).

La ley catalana enumera el contenido mínimo (artículo 55.6 de la Ley 18/2007). Fuera de Cataluña no es obligatorio, pero es la mejor lista de comprobación que existe para cualquier encargo:

• Identidad del agente y su número de inscripción en el registro de agentes inmobiliarios.
• Identidad de los propietarios y, en su caso, de su representante.
• Plazo de duración del encargo y descripción de la operación encomendada.
• Identificación de la finca con sus datos registrales, cargas, gravámenes y afectaciones de cualquier naturaleza, y el régimen de protección si es vivienda protegida.
• Precio de la oferta.
• Aspectos jurídicos relevantes que el propietario debe poner de manifiesto, sobre todo procedimientos judiciales pendientes relacionados con el inmueble.
• Retribución del agente (porcentaje del precio o importe fijo) y forma de pago.
• Derechos y obligaciones de las partes y facultades concedidas al agente.

Escribe los honorarios de forma que nadie pueda leerlos de dos maneras: porcentaje o importe fijo, si el IVA está incluido o se suma, sobre qué precio se calcula (el de oferta o el final) y en qué momento se cobran (a la firma de las arras, de la compraventa o del contrato de alquiler). Si el propietario tiene que pagar aunque la operación la cierre otro, dilo de forma expresa y explícaselo antes de firmar.

Dos límites legales que conviene tener presentes. En el alquiler de vivienda, los gastos de gestión inmobiliaria y de formalización del contrato no pueden repercutirse al inquilino, ni directa ni indirectamente (artículo 20.2 de la Ley de Arrendamientos Urbanos). Y en Cataluña el agente no puede cobrar a las dos partes por la misma operación salvo acuerdo expreso en ese sentido (artículo 55.6.i de la Ley 18/2007).

La ley no fija una duración: la pactan las partes. Lo importante es que sea concreta (seis meses, no «hasta la venta») y que, si hay prórroga automática, el propietario pueda evitarla con un preaviso razonable. Evita las exclusivas que se renuevan solas sin una forma clara de salir.

Muchas agencias añaden un plazo posterior: si, acabado el encargo, el propietario cierra la operación con alguien que la agencia le presentó, se deben los honorarios. Para que esa cláusula sirva de algo, la agencia tiene que poder demostrar quién presentó a quién. Para eso está la hoja de visita.

Que una cláusula sea abusiva lo decide un juez caso por caso, atendiendo al servicio contratado y a todas las circunstancias de la firma (artículo 82.3 del texto refundido). No hay una lista cerrada para las notas de encargo, pero la ley sí señala qué tipo de cláusulas son abusivas en todo caso: las que vinculan el contrato a la voluntad del empresario, limitan los derechos del consumidor, determinan falta de reciprocidad o resultan desproporcionadas (artículo 82.4). Con ese criterio, revisa con lupa:

• Penalizaciones por resolver el encargo muy superiores a los honorarios que se habrían cobrado.
• Honorarios que se deben aunque la operación no llegue a firmarse por causas ajenas al propietario.
• Prórrogas automáticas sin preaviso razonable o sin forma clara de terminar.
• Cualquier renuncia del consumidor al derecho de desistimiento o penalización por ejercerlo: son nulas de pleno derecho (artículo 102.2).

Muchas notas de encargo se firman en casa del propietario, el día que se visita el piso para captarlo. Si el propietario actúa como consumidor (una persona física que actúa con un propósito ajeno a su actividad profesional, artículo 3) y el contrato se firma fuera del establecimiento de la agencia, se aplican las reglas de los contratos celebrados fuera del establecimiento (artículo 92.2). La ley presume que todo contrato firmado fuera del establecimiento está sometido a ellas, y es el empresario quien debe probar lo contrario (artículo 92.4).

En ese caso el propietario puede desistir en catorce días naturales sin dar explicaciones ni pagar nada (artículo 102); en los contratos de servicios el plazo cuenta desde el día de la firma (artículo 104.a). Si la agencia no le informa de ese derecho, el plazo se alarga doce meses más (artículo 105). Si el propietario quiere que la agencia empiece a trabajar ya, debe pedirlo en un soporte duradero (artículo 99.3) y, si después desiste, paga solo la parte proporcional del servicio prestado (artículo 108.4). Para comunicarlo puede usar el formulario del anexo B de la ley u otra declaración inequívoca (artículo 106). La exclusión del artículo 93.e se refiere a los contratos de adquisición o transferencia de inmuebles, no al servicio de intermediación; por prudencia, informa del desistimiento siempre que firmes fuera de la oficina con un particular. El modelo de arriba añade la cláusula y el formulario cuando lo marcas.

Al recoger los datos del propietario, la agencia debe informarle en ese momento de quién es el responsable del tratamiento y cómo contactarle, para qué se usan los datos y con qué base jurídica, a quién se comunican, cuánto tiempo se conservan, qué derechos tiene y que puede reclamar ante la autoridad de control (artículo 13 del Reglamento General de Protección de Datos). La base habitual es la ejecución del contrato (artículo 6.1.b). Si además quieres enviarle otras ofertas, pide un consentimiento aparte.

Para ejercer como agente inmobiliario con establecimiento en Cataluña hay que inscribirse en el Registro de Agentes Inmobiliarios de Cataluña, que es público, administrativo y obligatorio, lo gestiona la Agència de l'Habitatge de Catalunya y está regulado por el Decreto 12/2010, de 2 de febrero (ficha oficial del trámite). El registro entrega un distintivo con un número único que debe figurar en la placa, la papelería y la publicidad de la agencia, y ese número es uno de los datos obligatorios de la nota de encargo. La ley exige además un establecimiento abierto al público (o dirección física si se opera a distancia), capacitación profesional, una garantía para las cantidades recibidas y un seguro de responsabilidad civil (artículo 55.3), y obliga a verificar la titularidad y las cargas registrales antes de firmar cualquier documento con terceros (artículo 55.7). La falta de inscripción no afecta a la validez de los contratos (artículo 56.4).