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¿Qué es la nota de encargo y qué suele incluir?
La nota de encargo es el documento con el que el propietario encarga a la agencia la venta o el alquiler de su inmueble. Es la base de la relación: fija qué se encarga, en qué condiciones y qué cobra la agencia si la operación sale. No hay un modelo único obligatorio en toda España, pero un encargo bien hecho suele recoger, como mínimo:
- Identificación del propietario y de la agencia, y la acreditación de que quien firma puede disponer del inmueble.
- Descripción del inmueble, con su referencia catastral y sus cargas conocidas.
- Operación encargada (venta, alquiler, traspaso) y precio de salida.
- Si el encargo es en exclusiva o abierto, y qué pasa si el propietario vende por su cuenta.
- Honorarios de la agencia, quién los paga y cuándo se devengan.
- Duración del encargo, fecha de vencimiento y forma de renovarlo o de terminarlo.
Tienes un punto de partida en nuestro modelo de nota de encargo. Revísalo siempre con tu asesor antes de usarlo, sobre todo las cláusulas de exclusiva y de honorarios, que son las que más conflictos generan.
Si la agencia vende viviendas a consumidores, ten en cuenta también el Real Decreto 515/1989: su artículo 6 pide tener a disposición del público una nota explicativa del precio, y precisa que el precio total de venta se entiende que incluye, en su caso, los honorarios del agente y el IVA.
Agencias en Cataluña: el Registro de Agentes Inmobiliarios
En Cataluña, el Decreto 12/2010, de 2 de febrero, regula los requisitos para ejercer como agente inmobiliario y crea el Registro de Agentes Inmobiliarios de Cataluña, que la Generalitat describe como público y obligatorio para quienes se dedican de forma habitual y retribuida a la mediación inmobiliaria con establecimiento en Cataluña. El agente inscrito debe usar el distintivo oficial, como mínimo en una placa visible al público, en la papelería y en su publicidad. Si trabajas en Cataluña, tus plantillas de encargo y de arras en FixrOS pueden llevar esos datos desde el primer día.
Tipos de arras: penitenciales, confirmatorias y penales
El Código Civil solo regula expresamente un tipo de arras. Su artículo 1454 dice: «Si hubiesen mediado arras o señal en el contrato de compra y venta, podrá rescindirse el contrato allanándose el comprador a perderlas, o el vendedor a devolverlas duplicadas». Son las arras penitenciales: permiten a cualquiera de las partes desistir de la compraventa pagando ese precio.
La doctrina y la jurisprudencia distinguen además otros dos tipos, que dependen de lo que pacten las partes. Las arras confirmatorias son un pago a cuenta del precio que prueba que el contrato existe; si alguien incumple, la otra parte puede exigir el cumplimiento o la resolución con indemnización de daños, según el artículo 1124. Las arras penales funcionan como una cláusula penal (artículo 1152): castigan el incumplimiento, pero no dan derecho a desistir.
En la práctica, el Tribunal Supremo interpreta las arras penitenciales de forma restrictiva: para que lo sean, el contrato debe decirlo de forma clara y expresa. Por eso el documento debe nombrar el tipo de arras y citar el artículo 1454 cuando se quieran penitenciales. En FixrOS el tipo forma parte del documento que generas, y el modelo de contrato de arras gratuito te sirve de referencia.
Reserva, señal y arras no son lo mismo
Muchas agencias usan un documento de reserva antes de las arras: el comprador entrega una cantidad pequeña para que la agencia retire el inmueble del mercado mientras se prepara el contrato. Conviene que ese documento diga con claridad a qué se compromete cada uno, qué pasa con el dinero si el propietario no acepta la oferta y en qué plazo se firmarán las arras. Con FixrOS generas la reserva, la señal y las arras desde el mismo inmueble, con los mismos datos, para que no haya contradicciones entre un papel y el siguiente.
Si después la agencia se queda con la gestión del alquiler o con la de un piso que compra un inversor, el módulo Patrimonio trabaja sobre el mismo inmueble y las mismas personas.
