Un administrador de finques amb vint comunitats té, a la pràctica, una agenda de contactes com a sistema de compres. El lampista de sempre, el tècnic d’ascensors que ve amb el contracte heretat, el pintor que li va recomanar un company fa vuit anys. Funciona fins que falla: el de sempre no pot aquesta setmana, la comunitat és a l’altra punta de la ciutat, o el president demana tres pressupostos i no hi ha d’on treure’ls.
Llavors comença la part feixuga: trucar a coneguts, buscar a internet, demanar pressupostos per correu electrònic, perseguir qui no contesta i explicar la mateixa feina quatre vegades.
El problema no és trobar, és coordinar
Buscar un professional és fàcil. El que costa ve després: que el pressupost arribi en un format comparable, que el proveïdor sàpiga a quin portal va i amb qui parla, que la comunitat s’assabenti que hi anirà algú, que quedi constància del que es va acordar i que la feina acabada es pugui validar.
Aquesta feina de coordinació és la que consumeix les hores, i és exactament la que un directori no resol. Un llistat de telèfons no està connectat amb la incidència que va motivar la trucada.
Un marketplace connectat, no un llistat
El marketplace de FixrOS parteix d’una idea diferent: el professional, l’administrador, el veí i l’expedient de feina són al mateix sistema. No cal exportar res ni reenviar res.
Buscar per categoria i per proximitat
Els professionals estan organitzats per categories de servei agrupades (lampisteria, electricitat, serralleria, pintura, neteja, jardineria, ascensors i la resta) i es poden veure sobre un mapa, perquè en aquest ofici la distància importa: un professional a deu minuts arriba el mateix dia i un a cinquanta, no.
Cada fitxa mostra el nom comercial, la categoria i la valoració mitjana que li han donat els qui ja hi han treballat. Les valoracions venen de feines reals tancades dins del sistema, no de ressenyes obertes a qualsevol.
El proveïdor té el seu propi portal
El professional no rep correus solts: entra al seu portal, veu les sol·licituds que li arriben, respon amb pressupost, accepta o rebutja, coordina la visita i tanca la feina. Tot això es reflecteix a l’instant al tauler de l’administrador i, quan correspon, a l’app del veí.
És la diferència entre enviar un correu i compartir un expedient. Ningú ha de preguntar «ja hi has anat?».
Reserva de franja sense solapaments
Quan la feina s’agenda, la franja del professional es consumeix de manera que dues sol·licituds no es poden quedar amb el mateix horari. Pot semblar un detall tècnic, però és el que evita la trucada més incòmoda del sector: la d’avisar una comunitat que l’operari no hi anirà perquè estava doblement compromès.
El veí també contracta per a casa seva
Aquí hi ha una funcionalitat que sol sorprendre, i que és una font de valor per a la mateixa comunitat. El mateix marketplace està disponible per al veí, des de l’app, per al seu habitatge privat.
El propietari del tercer que necessita canviar una aixeta, pintar el menjador o arreglar la persiana no ha de buscar a internet: entra a l’app de la seva comunitat, busca per categoria, veu professionals propers amb valoracions i contracta. És exactament el mateix circuit que fa servir l’administrador, amb el mateix control de franges i les mateixes valoracions.
Per a l’administrador això té un avantatge poc obvi: redueix la pressió sobre el despatx. Una part gens petita de les trucades que rep una administració són de veïns que pregunten per un professional per a alguna cosa que no és de la comunitat. Amb el marketplace, aquesta consulta es resol sola.
Tot sincronitzat, de debò
Quatre superfícies (el tauler de l’administrador, l’app del veí, el marketplace i el portal del proveïdor) treballen sobre la mateixa informació i en temps real. Quan el professional accepta una feina, no hi ha cap procés nocturn que sincronitzi res: el canvi ja hi és.
I com que la feina neix gairebé sempre d’una incidència, la traçabilitat és completa: qui va avisar, què es va demanar, qui va pressupostar, què es va aprovar, qui hi va anar, quan va acabar i com es va valorar. Això és el que permet respondre en una junta de propietaris sense buscar al correu.
Què cal mirar abans de contractar un professional per a la comunitat
Amb eina o sense, hi ha quatre comprovacions que cap administrador s’hauria de saltar:
- Assegurança de responsabilitat civil en vigor i amb cobertura suficient per al tipus de feina.
- Situació d’alta en l’activitat i al corrent de les seves obligacions.
- Pressupost per escrit amb partides desglossades, no un import únic.
- Garantia de la feina i termini d’execució, per escrit i abans de començar.
Quan el pressupost es demana i s’accepta dins del sistema, aquestes dades queden associades a l’expedient i no depenen que algú arxivi el PDF a la carpeta correcta.
Preguntes freqüents sobre el marketplace de professionals
Puc continuar treballant amb els meus proveïdors de sempre?
Sí. El marketplace amplia les opcions, no substitueix la cartera de proveïdors del despatx. Els professionals habituals poden treballar en el mateix circuit, amb el mateix portal i la mateixa traçabilitat.
Com es trien els professionals que hi apareixen?
Es mostren per categoria de servei i ubicació, i cada fitxa porta la valoració mitjana de les feines que ja ha tancat a la plataforma. La decisió de contractar continua sent de l’administrador o del veí.
El veí pot contractar en nom de la comunitat?
No. El circuit del veí és per al seu habitatge privat. La contractació de serveis per a elements comuns correspon a la comunitat, a través del seu administrador i amb els acords que pertoquin.
Qui paga la feina contractada per un veí?
El mateix veí, com en qualsevol contractació particular. És un servei per al seu habitatge, aliè als comptes de la comunitat.
Es poden demanar diversos pressupostos per a la mateixa feina?
Sí, i és el més recomanable en despeses rellevants. Com que arriben en el mateix format i queden associats a la mateixa incidència, la comparació deixa de ser un exercici de memòria.
Les valoracions les pot escriure qualsevol?
Només qui ha contractat i tancat una feina dins del sistema. És l’única manera que una valoració signifiqui alguna cosa.
Et pot interessar
- Ets professional? Com aconseguir feines de comunitats
- Gestionar més comunitats sense ampliar l’equip
- FixrOS per a proveïdors de comunitats
- El marketplace de FixrOS
La contractació de serveis és una de les funcions que convé mirar a l’hora de comparar programari per a administradors de finques, perquè és on se’n van més hores i on queda menys rastre.
Conclusió
Un directori de professionals resol la part fàcil del problema. El que crema hores en un despatx no és trobar un lampista, sinó coordinar-lo: demanar, comparar, agendar, avisar, comprovar i deixar constància. Quan el professional, l’administrador, el veí i l’expedient comparteixen sistema, aquesta coordinació deixa de ser feina manual.