Um administrador com vinte condomínios contrata, sem dar por isso, vinte vezes o mesmo serviço. A mesma empresa de elevadores faz a manutenção dos equipamentos de oito dos seus edifícios. A mesma seguradora tem a apólice de doze. A mesma empresa de limpeza trata de cinco prédios.
E em quase todos os casos, os preços são diferentes. Não por má-fé do fornecedor: por história. Cada contrato foi assinado num momento, com um presidente diferente, com um aumento diferente aplicado todos os anos. Nunca ninguém os viu juntos porque nunca estiveram juntos: vivem em vinte contabilidades separadas.
O resultado é que o administrador chega a uma renovação sem saber a única coisa que lhe daria poder nessa conversa: quanto lhe fatura esse fornecedor no total e a que preço cobra a cada condomínio.
A cegueira custa dinheiro, e pode medir-se
Imaginemos o caso mais simples. A manutenção do elevador custa 1.400 € por ano num condomínio e 2.100 € noutro do mesmo bairro, com o mesmo número de paragens e o mesmo fornecedor. Vistos em separado, os dois valores parecem razoáveis. Postos lado a lado, um dos dois condomínios está a pagar mais 50 % pela mesma coisa.
Essa comparação é impossível de fazer à mão com vinte condomínios e dez rubricas de despesa. Não por ser difícil, mas porque são duzentos valores espalhados por duzentos sítios.
Pôr todos os condomínios na mesma tabela
O módulo de Negociação do FixrOS faz uma coisa concreta: pega no histórico de pagamentos de todos os condomínios da carteira e agrupa-o por fornecedor e por rubrica de despesa. O que era cegueira transforma-se numa tabela.
Para cada fornecedor vê-se em quantos condomínios trabalha, quanto se lhe paga em cada um e como evoluiu de ano para ano. E isso permite fazer a pergunta que muda uma renovação: «fatura-me em oito condomínios, porque é que neste cobra mais 40 %?».
Filtra-se pelo que importa
A comparação admite os cortes de que um administrador precisa para que seja justa:
- Condomínios concretos, ou toda a carteira.
- Província, localidade ou código postal: porque comparar preços de Madrid capital com os de uma aldeia não faz sentido.
- Intervalo de anos, para ver a evolução e não apenas a fotografia.
- Rubrica de despesa, pela respetiva conta contabilística (a da eletricidade, a da limpeza, a da manutenção), de modo a comparar o que é comparável.
Os condomínios sem número de frações registado são listados à parte, porque sem o número de habitações não é possível normalizar o custo, e incluí-los na média iria distorcê-la. É preferível dizer «destes três não consigo calcular» do que dar um valor falso.
As apólices de seguro, um capítulo à parte
Os seguros merecem um tratamento próprio porque é onde costuma haver mais diferença e menos transparência. Para cada seguradora vê-se:
- Em quantos condomínios tem apólice e que prémio cobra em cada um.
- O histórico de prémios por ano de cada condomínio.
- A variação homóloga da última renovação face à anterior.
- As coberturas em falta numa apólice face ao que é habitual.
- A vigência de cada apólice, com as respetivas datas de início e de fim.
Esse dado, o das coberturas ausentes, é o que mais se agradece: descobrir na renovação que um condomínio está há três anos sem uma cobertura que o resto da carteira tem é bastante mais útil do que descobri-lo quando o sinistro acontece.
As apólices sem prémio indicado são listadas à parte e não entram nos cálculos, pela mesma razão que os condomínios sem número de frações registado.
Um valor que se pode dizer em voz alta
O valor real disto não é a poupança automática, que não existe, mas sim o argumento. Um administrador que entra numa renovação a dizer «parece-me caro» não consegue nada. Um que entra a dizer «trabalha em oito dos meus condomínios, faturam-nos 31.000 € por ano no conjunto, e em dois deles cobra 40 % acima da média» está noutra conversa.
E é um argumento que se aguenta, porque nasce do que realmente se pagou, não de uma impressão.
Uma nota honesta sobre o alcance
É preciso dizer com rigor o que esta ferramenta faz e o que não faz. O que faz é reunir e comparar: o histórico real de pagamentos por fornecedor e condomínio, a evolução ao longo dos anos, a variação homóloga dos prémios e as datas de vigência de cada apólice. Com isso, o administrador pode preparar uma renovação com dados.
O que não substitui é o critério profissional: que fornecedor interessa manter pela qualidade mesmo não sendo o mais barato, que cobertura é realmente necessária num edifício concreto e quando um preço alto se justifica pelo serviço. A ferramenta põe os números em cima da mesa; a negociação continua a ser do administrador.
Perguntas frequentes sobre a negociação com fornecedores
O administrador pode negociar em nome de vários condomínios ao mesmo tempo?
Pode negociar condições e apresentá-las a cada condomínio, mas a contratação cabe a cada um, com a deliberação da respetiva assembleia de condóminos quando for o caso. Agregar volume para obter melhor preço é legítimo; contratar por todos sem o seu acordo, não.
Que maioria é necessária para mudar de fornecedor?
Mudar de fornecedor de um serviço que o condomínio já tem contratado é gestão corrente e costuma aprovar-se por maioria simples. Diferente é estabelecer ou suprimir o serviço: o art. 17.3 da Lei espanhola de Propriedade Horizontal (LPH) exige três quintos do total de proprietários que representem três quintos das quotas de participação para estabelecer ou suprimir portaria, receção, vigilância ou outros serviços comuns de interesse geral.
Porque se pagam preços tão diferentes pelo mesmo serviço?
Quase sempre pela antiguidade do contrato e pelas atualizações aplicadas ano após ano sem revisão. Um contrato assinado há doze anos com aumentos anuais automáticos pode acabar muito acima do preço de mercado sem que ninguém tenha feito nada de errado.
Comparar preços entre condomínios viola alguma confidencialidade?
O administrador gere esses condomínios e conhece legitimamente as suas despesas. Outra coisa é divulgar os valores de um condomínio a terceiros, o que não é admissível. A utilização interna para preparar uma negociação faz parte do seu trabalho de gestão.
Quando convém rever um contrato de manutenção?
Antes de se renovar tacitamente. A maioria destes contratos prorroga-se automaticamente salvo pré-aviso, pelo que o momento útil para os rever é com margem suficiente em relação à data de termo indicada no contrato.
Isto serve para as apólices além dos fornecedores?
Sim, e é onde costuma haver mais margem: prémios por condomínio, histórico por ano, variação da última renovação e coberturas em falta em relação ao resto da carteira.
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Conclusão
Nenhum administrador paga a mais de propósito. Paga a mais porque os seus vinte condomínios são vinte contabilidades separadas e nunca ninguém viu os números juntos. Pô-los na mesma tabela não poupa dinheiro por si só, mas transforma uma renovação às cegas numa conversa com dados. E essa é, na prática, a diferença entre aceitar o aumento e negociá-lo.