Amanhã cortam a água das oito às duas. É preciso avisar cento e vinte frações, e é preciso avisá-las hoje. O método tradicional consiste em imprimir um cartaz, colá-lo na entrada do prédio com fita-cola e confiar. No dia seguinte, três condóminos telefonam indignados porque ninguém os avisou. E têm razão: ninguém consegue demonstrar que foram avisados.
O aviso no quadro da entrada do prédio é o canal mais usado do setor e o único do qual não fica absolutamente nenhum registo.
Três coisas diferentes que se enviam igualmente mal
Num condomínio comunicam-se coisas de natureza muito diferente, e o quadro de avisos trata-as todas da mesma maneira:
- Avisos urgentes: um corte de água, um elevador parado, uma obra que começa amanhã. O que importa é a rapidez.
- Circulares: o resumo da assembleia, o lembrete da quota, as regras da piscina no verão. O que importa é que chegue a todos.
- Interpelações formais: ao condómino que tem uma fuga que danifica a fração de baixo, ao que deve quatro quotas, ao que fez uma obra sem autorização. Aqui o que importa, acima de tudo, é poder demonstrar que foi enviada.
Meter os três no mesmo cartaz é a razão pela qual o condómino deixa de olhar para o quadro de avisos: se tudo tem o mesmo aspeto, nada parece importante.
Enviar a todo o condomínio com um clique
No FixrOS a comunicação redige-se uma vez e envia-se a todo o condomínio, a um grupo ou a um condómino em concreto. Anexam-se os documentos que forem necessários (a ata, o orçamento, o relatório técnico, a fatura do dano) e sai pelos canais que o destinatário tem ativos.
Os tipos distinguem-se visualmente pela cor, de modo que o condómino vê de relance se o que acabou de receber é um aviso urgente ou a circular das regras da piscina. É um pormenor menor com um efeito grande: devolve significado ao aviso.
O que muda de verdade: saber quem leu
A diferença substancial em relação ao cartaz da entrada não é a comodidade do envio. É a confirmação de leitura.
Cada comunicação tem um painel que mostra, sobre o total de destinatários, quantos a abriram e quem: «lida por 94 de 120». E não é um dado agregado: o registo guarda por que canal foi aberta e quando, combinando as leituras com o histórico de aberturas.
Isto serve para duas coisas muito diferentes. A primeira, operacional: se faltam vinte e seis por ler o corte de água, ainda há tempo para insistir por outra via ou para colar o cartaz na entrada, desta vez sabendo quem é preciso procurar. A segunda, de defesa: quando o condómino afirma que não foi avisado, existe um registo com data e hora.
A interpelação formal, que são outros quinhentos
É preciso ser rigoroso aqui, porque é onde as pessoas mais se confundem. Que uma comunicação conste como lida na plataforma é uma prova útil, mas não equivale aos meios de notificação com prova fidedigna que determinados trâmites exigem.
A Lei espanhola de Propriedade Horizontal (LPH) estabelece no seu art. 9.1.h a obrigação de cada proprietário de comunicar ao secretário uma morada em Espanha para efeitos de citações e notificações, por qualquer meio que permita ter prova da sua receção. E o mesmo preceito regula o que fazer quando essa morada não consta ou a citação se revela impossível: considera-se como morada o andar ou a loja do condomínio e, em último caso, afixa-se a comunicação no quadro de avisos, o que produz plenos efeitos jurídicos ao fim de três dias de calendário.
Dito de outro modo: para determinados atos (a convocatória da assembleia, a notificação de deliberações, uma interpelação prévia a uma ação judicial) é preciso seguir o procedimento do art. 9 e, nos casos que o exijam, recorrer ao burofax ou aos meios que confiram prova fidedigna. A plataforma ajuda a documentar o envio e a leitura, e a saber quando uma tentativa não funcionou; não substitui o meio fidedigno quando a lei ou a prudência o exigem.
Menos chamadas, que é o objetivo real
Há um efeito secundário que os gabinetes notam de imediato. Uma parte importante das chamadas que entram numa administração de condomínios é de pessoas a pedir informação que já foi comunicada: quando é a assembleia, de quanto é a quota extraordinária, em que dia volta a água.
Quando o condómino recebe a comunicação no telemóvel, com o anexo lá dentro e acessível sempre que o procurar, essas chamadas diminuem. Não desaparecem, nunca desaparecem, mas deixam de ocupar metade do dia.
Perguntas frequentes sobre as comunicações ao condomínio
É válido notificar um proprietário por correio eletrónico?
O art. 9.1.h da LPH obriga o proprietário a comunicar ao secretário uma morada em Espanha para efeitos de citações e notificações, por qualquer meio que permita ter prova da sua receção. Quando o proprietário designou um meio eletrónico e fica prova da receção, é uma via válida. Para atos que exijam prova fidedigna, convém reforçá-lo com burofax.
O que acontece se um proprietário não comunicou nenhuma morada?
O art. 9.1.h da LPH resolve-o em dois patamares. Se não foi comunicada morada, considera-se como tal o andar ou a loja do condomínio, e a entrega ao ocupante produz plenos efeitos. Se a citação nesse local se revelar impossível, afixa-se a comunicação no quadro de avisos do condomínio ou em local visível de uso geral destinado a esse fim; efetuada assim, produz plenos efeitos jurídicos ao fim de três dias de calendário.
A confirmação de leitura serve como prova?
É um indício documentado e datado do envio e da abertura, muito superior a não ter nada. O seu valor concreto dependerá do assunto e do critério do tribunal. Para interpelações com consequências jurídicas relevantes, o burofax continua a ser a referência.
É possível avisar apenas uma parte do condomínio?
Sim. Há comunicações que afetam uma entrada, uma escada ou os proprietários de lugares de garagem, e enviá-las a todos gera ruído desnecessário.
É possível anexar documentos?
Sim: atas, orçamentos, relatórios técnicos ou faturas. Anexar o documento ao aviso evita a ronda de chamadas a pedir «que mo envie».
É preciso continuar a pôr o cartaz na entrada do prédio?
Para os atos em que a lei prevê a publicação no quadro de avisos, sim. E como reforço para quem não usa meios digitais, também. O que muda é que deixa de ser o único canal e o único rasto.
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A confirmação de leitura é uma daquelas funções de que não se sente falta até serem necessárias. Neste guia de software de gestão de condomínios está o resto do que se deve exigir a uma plataforma.
Conclusão
O cartaz da entrada informa, mas não prova nada. Uma comunicação que sai para todo o condomínio com os seus anexos, se distingue por tipo e regista quem a abriu converte o aviso num facto documentado. E para aquilo em que a lei exige prova fidedigna, continua a ser necessário o burofax: a ferramenta ajuda a documentar, não a substituir a norma.