Muitos condomínios são senhorios sem terem interiorizado por completo o que isso implica. Arrendam a casa do porteiro quando deixam de ter porteiro, uma loja no rés-do-chão, lugares de garagem excedentes, uma arrecadação, a cobertura a uma operadora de telecomunicações para instalar antenas ou a fachada a uma empresa de publicidade.
São receitas que aliviam a quota, e é precisamente por isso que têm de ser bem geridas. Porque cada um desses contratos gera obrigações que não desaparecem por estarem guardados numa pasta: uma renda a cobrar, uma atualização anual a aplicar, uma fatura a emitir ou a não emitir consoante o caso, uma retenção na fonte a efetuar e modelos trimestrais a entregar.
Seis tipos de arrendamento, seis tratamentos distintos
O erro mais comum é tratar todos os arrendamentos da mesma forma. Não são iguais. O FixrOS distingue o tipo desde o primeiro momento, porque dele dependem a fiscalidade e a contabilidade:
- Habitação: arrendamento habitacional comum.
- Casa do porteiro: a habitação do porteiro que o condomínio arrenda quando o serviço deixa de ser prestado.
- Loja: o espaço comercial do rés-do-chão, o mais habitual e o de maior alcance fiscal.
- Arrecadação e lugar de garagem: arrendamentos menores, muitas vezes aos próprios condóminos.
- Cobertura: cedência da cobertura para antenas ou equipamentos.
- Publicidade: cedência de fachada ou empena para lonas e cartazes.
A distinção é importante. O arrendamento habitacional está isento de IVA; o de loja não está e, além disso, está sujeito a retenção de IRPF (o imposto espanhol sobre o rendimento das pessoas singulares) quando o arrendatário está obrigado a efetuá-la. Aplicar o critério errado não é um pormenor contabilístico: é uma liquidação mal feita.
A atualização pelo IPC, que é onde se perde dinheiro
Se há uma tarefa que é sistematicamente esquecida nos gabinetes, é a atualização anual da renda. Não por desleixo, mas porque são contratos pequenos, dispersos por muitos condomínios, com datas de efeito diferentes, e ninguém tem um alarme para cada um.
O custo de a esquecer é cumulativo e silencioso: uma renda que não é atualizada três anos seguidos deixa de ser a renda acordada e ninguém dá por isso até alguém rever o contrato.
No FixrOS a atualização é aplicada sobre o contrato e fica registada num histórico: que renda havia, que índice foi aplicado, que renda resulta e desde quando. Esse histórico é o que permite responder a um arrendatário que contesta o aumento, e o que evita aplicar duas vezes a mesma atualização.
Do recibo ao lançamento, sem digitar nada
Aqui está a parte que mais trabalho manual elimina. Cada recibo de renda leva a sua discriminação fiscal completa: base tributável, IVA liquidado quando aplicável e retenção de IRPF quando aplicável. Daí saem sozinhas duas coisas.
Os lançamentos contabilísticos
Os arrendamentos em que o senhorio é o condomínio são receita do condomínio e têm de constar dos seus livros. Antes de isto ser automatizado, as receitas da casa do porteiro simplesmente não apareciam na contabilidade de muitos condomínios.
O lançamento de receita segue as partidas dobradas habituais: débito a devedores por arrendamentos (deudores por arrendamientos) pelo valor líquido, débito a Fazenda Pública, retenções e pagamentos por conta (Hacienda pública retenciones y pagos a cuenta) pela retenção efetuada, e crédito a rendimentos de arrendamentos (ingresos por arrendamientos) pela base. Fecha por construção, porque líquido mais retenção é igual a renda, e igual a base mais IVA.
O tratamento separa-se por tipo: a loja é documentada com fatura emitida, que gera o seu próprio lançamento; a casa do porteiro está isenta de fatura, mas continua a ser receita e gera lançamento na mesma. E os contratos de um proprietário particular, que não são do condomínio, ficam fora dos seus livros, como deve ser.
Os modelos da Agência Tributária espanhola
Os recibos alimentam a posição fiscal do condomínio nos modelos que lhe correspondem:
- Modelo 303: o IVA liquidado nos recibos do trimestre soma ao IVA devido pelo condomínio.
- Modelo 115: a retenção de IRPF por arrendamento do trimestre soma ao campo correspondente.
- Modelo 180: o resumo anual agrega os quatro trimestres com o mesmo critério.
O administrador não monta esses números à mão nem os cruza com o diário: saem do mesmo sítio de onde saem os recibos.
Cauções e depósitos
A caução legal do arrendamento deve ser depositada no organismo autonómico competente, e a sua devolução no final do contrato é uma fonte clássica de conflito. O contrato guarda o registo do depósito e da sua situação, que é o que permite saber, anos depois, quanto foi depositado e onde.
Perguntas frequentes sobre os arrendamentos do condomínio
Pode um condomínio arrendar uma parte comum?
Sim, mediante deliberação da assembleia de condóminos. O arrendamento de partes comuns (loja, casa do porteiro, cobertura, fachada) é um ato de disposição sobre uma parte comum e exige a deliberação correspondente, que é importante refletir com precisão na ata: o que se arrenda, a quem, por quanto tempo e por que valor.
É preciso emitir fatura pelo arrendamento da casa do porteiro?
O arrendamento habitacional está isento de IVA e não exige fatura, ao contrário da loja. Isso não significa que não seja receita do condomínio: deve refletir-se nas suas contas na mesma.
Há retenção na fonte no arrendamento de uma loja por um condomínio?
Quando o arrendatário é um empresário ou profissional obrigado a reter, sim: efetua a retenção sobre a renda e o condomínio reflete-a na sua posição fiscal. Convém confirmar o caso concreto com o consultor fiscal, porque há situações de dispensa.
Como se atualiza a renda todos os anos?
De acordo com o estipulado no contrato e em conformidade com o regime de atualização em vigor. O importante na prática é aplicá-la dentro do prazo e deixar registo do índice utilizado e da data de efeito, para a poder justificar se for contestada.
As receitas de arrendamento reduzem a quota dos condóminos?
Dependerá do que a assembleia de condóminos deliberar: podem destinar-se a reduzir a quota ordinária, a reforçar o fundo comum de reserva ou a financiar obras. O que não podem é ficar fora das contas.
O condomínio paga imposto por estas receitas?
As comunidades de proprietários são entidades em regime de atribuição de rendimentos: os rendimentos são atribuídos aos condóminos na proporção da respetiva quota de participação. O tratamento concreto é revisto com o consultor fiscal do condomínio.
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Que os recibos, os lançamentos e os modelos fiscais saiam do mesmo sítio é precisamente o que separa uma folha de cálculo de um programa para administradores de condomínios a sério.
Conclusão
Os arrendamentos do condomínio são receitas pequenas que geram obrigações grandes: atualização anual, faturação, retenções e três modelos fiscais. Geri-los numa pasta funciona até que uma atualização é esquecida ou uma retenção não é declarada. Quando o contrato, o recibo, o lançamento e o modelo saem do mesmo sítio, o trabalho desaparece e o risco também.