Moltes comunitats són arrendadores sense tenir del tot assumit el que això implica. Lloguen l’habitatge de porteria quan deixen de tenir porter, un local als baixos, places de garatge sobrants, un traster, el terrat a una operadora de telefonia per instal·lar-hi antenes o la façana a una empresa de publicitat.
Són ingressos que alleugen la quota, i precisament per això cal gestionar-los bé. Perquè cadascun d’aquests contractes genera obligacions que no desapareixen pel fet de portar-los en una carpeta: una renda per cobrar, una revisió anual per aplicar, una factura per emetre o no emetre segons el cas, una retenció per practicar i uns models trimestrals per presentar.
Sis tipus de lloguer, sis tractaments diferents
L’error més comú és tractar tots els arrendaments igual. No ho són. FixrOS distingeix el tipus des del primer moment perquè en depenen la fiscalitat i la comptabilitat:
- Habitatge: arrendament d’habitatge ordinari.
- Habitatge de porter: l’habitatge de porteria que la comunitat arrenda quan es deixa de prestar el servei.
- Local: el baix comercial, el més habitual i el de més recorregut fiscal.
- Traster i plaça de garatge: arrendaments menors, moltes vegades als mateixos veïns.
- Terrat: cessió de coberta per a antenes o equips.
- Publicitat: cessió de façana o mitgera per a lones i cartells.
La distinció importa. L’arrendament d’habitatge està exempt d’IVA; el de local no ho està i, a més, suporta retenció d’IRPF quan l’arrendatari està obligat a practicar-la. Aplicar el criteri equivocat no és un matís comptable: és una liquidació mal feta.
La revisió de l’IPC, que és on es perden diners
Si hi ha una tasca que s’oblida sistemàticament als despatxos, és l’actualització anual de la renda. No per deixadesa, sinó perquè són contractes petits, dispersos entre moltes comunitats, amb dates d’efecte diferents, i ningú té una alarma per a cadascun.
El cost d’oblidar-la és acumulatiu i silenciós: una renda que no s’actualitza tres anys seguits deixa de ser la renda pactada i ningú se n’adona fins que algú revisa el contracte.
A FixrOS la revisió s’aplica sobre el contracte i queda registrada en un històric: quina renda hi havia, quin índex es va aplicar, quina renda en resulta i des de quan. Aquest històric és el que permet respondre a un arrendatari que discuteix la pujada, i el que evita aplicar dues vegades la mateixa revisió.
Del rebut a l’assentament, sense teclejar res
Aquí hi ha la part que elimina més feina manual. Cada rebut de renda porta el seu desglossament fiscal complet: base imposable, IVA repercutit quan escau i retenció d’IRPF quan escau. D’aquí en surten soles dues coses.
Els assentaments comptables
Els arrendaments en què l’arrendadora és la comunitat són ingrés de la comunitat i s’han de veure als seus llibres. Abans d’automatitzar-ho, els ingressos de l’habitatge de porteria simplement no apareixien a la comptabilitat de moltes comunitats.
L’assentament d’ingrés segueix la partida doble habitual: càrrec a deutors per arrendaments pel net, càrrec a Hisenda pública retencions i pagaments a compte per la retenció practicada, i abonament a ingressos per arrendaments per la base. Quadra per construcció, perquè net més retenció és igual a renda, i igual a base més IVA.
El tractament se separa per tipus: el local comercial es documenta amb factura emesa, que genera el seu propi assentament; l’habitatge de porteria està exempt de factura però continua sent ingrés i genera assentament igualment. I els contractes d’un propietari particular, que no són de la comunitat, queden fora dels seus llibres, com ha de ser.
Els models d’Hisenda
Els rebuts alimenten la posició fiscal de la comunitat en els models que li corresponen:
- Model 303: l’IVA repercutit dels rebuts del trimestre suma a l’IVA meritat de la comunitat.
- Model 115: la retenció d’IRPF per arrendament del trimestre suma a la casella corresponent.
- Model 180: el resum anual agrega els quatre trimestres amb el mateix criteri.
L’administrador no munta aquestes xifres a mà ni les creua amb el diari: surten del mateix lloc d’on surten els rebuts.
Fiances i dipòsits
La fiança legal de l’arrendament s’ha de dipositar a l’organisme autonòmic competent, i la seva devolució al final del contracte és una font clàssica de conflicte. El contracte porta el registre del dipòsit i de la seva situació, que és el que permet saber, anys després, quant es va dipositar i on.
Preguntes freqüents sobre els lloguers de la comunitat
Pot una comunitat de propietaris llogar un element comú?
Sí, mitjançant acord de la junta de propietaris. L’arrendament d’elements comuns (local, porteria, terrat, façana) és un acte de disposició sobre un element comú i requereix l’acord corresponent, que és important reflectir amb precisió a l’acta: què s’arrenda, a qui, per quant de temps i per quin import.
Cal emetre factura pel lloguer de l’habitatge de porteria?
L’arrendament d’habitatge està exempt d’IVA i no exigeix factura, a diferència del local comercial. Això no vol dir que no sigui ingrés de la comunitat: s’ha de reflectir als seus comptes igualment.
Es practica retenció en el lloguer d’un local per una comunitat?
Quan l’arrendatari és un empresari o professional obligat a retenir, sí: practica la retenció sobre la renda i la comunitat la reflecteix en la seva posició fiscal. Convé confirmar el cas concret amb l’assessor fiscal, perquè hi ha supòsits d’exoneració.
Com s’actualitza la renda cada any?
Segons el que s’hagi pactat al contracte i d’acord amb el règim d’actualització vigent. L’important a la pràctica és aplicar-la dins de termini i deixar constància de l’índex utilitzat i de la data d’efecte, per poder justificar-la si es discuteix.
Els ingressos per lloguer redueixen la quota dels veïns?
Dependrà del que acordi la junta de propietaris: es poden destinar a reduir la derrama ordinària, a dotar el fons de reserva o a finançar obres. El que no poden és quedar fora dels comptes.
Tributa la comunitat per aquests ingressos?
Les comunitats de propietaris són entitats en règim d’atribució de rendes: els rendiments s’atribueixen als comuners en proporció a la seva quota de participació. El tractament concret es revisa amb l’assessor fiscal de la comunitat.
Et pot interessar
- FixrOS per a administradors de finques
- Com portar els comptes d’una comunitat de veïns
- El pressupost anual de la comunitat
- La comptabilitat de FixrOS
Que els rebuts, els assentaments i els models d’Hisenda surtin del mateix lloc és justament el que separa un full de càlcul d’un programa per a administradors de finques com cal.
Conclusió
Els lloguers de la comunitat són ingressos petits que generen obligacions grans: revisió anual, facturació, retencions i tres models d’Hisenda. Gestionar-los en una carpeta funciona fins que una revisió s’oblida o una retenció no es declara. Quan el contracte, el rebut, l’assentament i el model surten del mateix lloc, la feina desapareix i el risc també.