Demà tallen l’aigua de vuit a dues. Cal avisar cent vint habitatges, i cal avisar-los avui. El mètode tradicional consisteix a imprimir un cartell, baixar-lo al portal amb cinta adhesiva i confiar. L’endemà, tres veïns truquen indignats perquè ningú no els va avisar. I tenen raó: ningú no pot demostrar que se’ls avisés.
L’avís al tauler del portal és el canal més utilitzat del sector i l’únic del qual no queda absolutament cap constància.
Tres coses diferents que s’envien igual de malament
En una comunitat es comuniquen coses de naturalesa molt diferent, i el tauler les tracta totes igual:
- Avisos urgents: un tall d’aigua, un ascensor aturat, una obra que comença demà. Importa la immediatesa.
- Circulars: el resum de la junta, el recordatori de la quota, les normes de la piscina a l’estiu. Importa que arribi a tothom.
- Requeriments formals: al veí que té una fuita que fa malbé el pis de sota, al que deu quatre quotes, al que ha fet una obra sense autorització. Aquí importa, sobretot, poder demostrar que es va enviar.
Posar-los tots tres al mateix cartell és la raó per la qual el veí deixa de mirar el tauler: si tot té el mateix aspecte, res no sembla important.
Enviar a tota la comunitat amb un clic
A FixrOS la comunicació es redacta una vegada i s’envia a tota la comunitat, a un grup o a un veí concret. S’hi adjunten els documents que calguin (l’acta, el pressupost, l’informe tècnic, la factura del dany) i surt pels canals que el destinatari té actius.
Els tipus es distingeixen visualment pel color, de manera que el veí veu d’un cop d’ull si el que li acaba d’arribar és un avís urgent o la circular de les normes de la piscina. És un detall menor que té un efecte gran: torna el significat a l’avís.
El que canvia de debò: saber qui l’ha llegit
La diferència substancial amb el cartell del portal no és la comoditat de l’enviament. És la confirmació de lectura.
Cada comunicació porta un panell que mostra, sobre el total de destinataris, quants l’han obert i qui són: «llegida per 94 de 120». I no és una dada agregada: el registre desa per quin canal es va obrir i quan, combinant les lectures amb l’històric d’obertures.
Això serveix per a dues coses molt diferents. La primera, operativa: si en falten vint-i-sis per llegir el tall d’aigua, encara hi ha temps d’insistir per una altra via o de baixar el cartell al portal, aquesta vegada sabent a qui cal anar a buscar. La segona, de defensa: quan el veí afirma que no se’l va avisar, hi ha un registre amb data i hora.
El requeriment formal, que són figues d’un altre paner
Cal ser precís aquí, perquè és on la gent es confon més. Que una comunicació consti com a llegida a la plataforma és una prova útil, però no equival als mitjans de notificació fefaent que exigeixen determinats tràmits.
La Llei de Propietat Horitzontal (LPH) estableix a l’art. 9.1.h l’obligació de cada propietari de comunicar al secretari un domicili a Espanya a l’efecte de citacions i notificacions, per qualsevol mitjà que permeti tenir constància de la seva recepció. I el mateix precepte regula què cal fer quan aquest domicili no consta o la citació resulta impossible: es té per domicili el pis o local de la comunitat i, en darrer terme, es col·loca la comunicació al tauler d’anuncis, que produeix plens efectes jurídics al cap de tres dies naturals.
Dit d’una altra manera: per a determinats actes (la convocatòria de junta, la notificació d’acords, un requeriment previ a una acció judicial) cal seguir el procediment de l’art. 9 i, en els casos que ho requereixin, recórrer al burofax o als mitjans que atorguin fefaència. La plataforma ajuda a documentar l’enviament i la lectura, i a saber quan un intent no ha funcionat; no substitueix el mitjà fefaent quan la llei o la prudència ho exigeixen.
Menys trucades, que és l’objectiu real
Hi ha un efecte secundari que els despatxos noten de seguida. Una part important de les trucades que entren en una administració de finques són de gent que demana informació que ja es va comunicar: quan és la junta, de quant és la derrama, quin dia torna l’aigua.
Quan el veí rep la comunicació al mòbil, amb l’adjunt a dins i accessible quan el busqui, aquestes trucades baixen. No desapareixen, no desapareixen mai, però deixen de ser la meitat del dia.
Preguntes freqüents sobre les comunicacions a la comunitat
És vàlid notificar un propietari per correu electrònic?
L’art. 9.1.h LPH obliga el propietari a comunicar al secretari un domicili a Espanya a l’efecte de citacions i notificacions, per qualsevol mitjà que permeti tenir constància de la seva recepció. Quan el propietari ha designat un mitjà electrònic i queda constància de la recepció, és una via vàlida. Per a actes que exigeixin fefaència convé reforçar-ho amb burofax.
Què passa si un propietari no ha comunicat cap domicili?
L’art. 9.1.h LPH ho resol en dos esglaons. Si no s’ha comunicat cap domicili, es té per tal el pis o local de la comunitat, i el lliurament a l’ocupant té plens efectes. Si la citació en aquest lloc resulta impossible, es col·loca la comunicació al tauler d’anuncis de la comunitat o en un lloc visible d’ús general habilitat a aquest efecte; practicada així, produeix plens efectes jurídics al cap de tres dies naturals.
Serveix la confirmació de lectura com a prova?
És un indici documentat i amb data de l’enviament i de l’obertura, molt superior a no tenir res. El seu valor concret dependrà de l’assumpte i del criteri judicial. Per a requeriments amb conseqüències jurídiques rellevants, el burofax continua sent l’estàndard.
Es pot avisar només una part de la comunitat?
Sí. Hi ha comunicacions que afecten un portal, una escala o els propietaris de places de garatge, i enviar-les a tothom genera soroll innecessari.
Es poden adjuntar documents?
Sí: actes, pressupostos, informes tècnics o factures. Adjuntar el document a l’avís evita la ronda de trucades demanant «que m’ho enviïs».
Cal continuar posant el cartell al portal?
Per als actes en què la llei preveu la publicació al tauler, sí. I com a reforç per a qui no fa servir mitjans digitals, també. El que canvia és que deixa de ser l’únic canal i l’únic rastre.
Et pot interessar
- FixrOS per a administradors de finques
- Requisits legals per convocar una junta
- Morosos a la comunitat: què cal fer pas a pas
- FixrOS per a comunitats de propietaris
La confirmació de lectura és una d’aquelles funcions que no es troben a faltar fins que fan falta. En aquesta guia de programari d’administració de finques hi ha la resta del que cal demanar a una plataforma.
Conclusió
El cartell del portal informa, però no prova res. Una comunicació que surt a tota la comunitat amb els seus adjunts, es distingeix per tipus i registra qui l’ha obert converteix l’avís en un fet documentat. I per al que la llei exigeix fefaència, continua fent falta el burofax: l’eina ajuda a documentar, no a substituir la norma.