Un administrador amb vint comunitats contracta, sense adonar-se’n, vint vegades el mateix servei. La mateixa empresa d’ascensors manté els aparells de vuit dels seus edificis. La mateixa asseguradora té la pòlissa de dotze. La mateixa empresa de neteja cobreix cinc portals.
I en gairebé tots els casos, els preus són diferents. No per mala fe del proveïdor: per història. Cada contracte es va signar en un moment, amb un president diferent, amb una pujada diferent aplicada cada any. Ningú no els ha mirat mai junts perquè mai no han estat junts: viuen en vint comptabilitats separades.
El resultat és que l’administrador arriba a una renovació sense saber l’única cosa que li donaria poder en aquesta conversa: quant li factura aquest proveïdor en total i a quin preu ho cobra a cada comunitat.
La ceguesa costa diners, i es pot mesurar
Imaginem el cas més simple. El manteniment de l’ascensor costa 1.400 € l’any en una comunitat i 2.100 € en una altra del mateix barri, amb el mateix nombre de parades i el mateix proveïdor. Preses per separat, totes dues xifres semblen raonables. Posades l’una al costat de l’altra, una de les dues comunitats està pagant un 50 % més pel mateix.
Aquesta comparació és impossible de fer a mà amb vint comunitats i deu conceptes de despesa. No perquè sigui difícil, sinó perquè són dues-centes xifres repartides en dos-cents llocs.
Posar totes les comunitats a la mateixa taula
El mòdul de Negociació de FixrOS fa una cosa concreta: agafa l’històric de pagaments de totes les comunitats de la cartera i l’agrupa per proveïdor i per concepte de despesa. El que era ceguesa es converteix en una taula.
Per a cada proveïdor es veu en quantes comunitats treballa, què se li paga a cadascuna i com ha evolucionat any rere any. I això permet fer la pregunta que canvia una renovació: «em factures en vuit comunitats, per què en aquesta cobres un 40 % més?».
Es filtra pel que importa
La comparació admet els talls que un administrador necessita perquè sigui justa:
- Comunitats concretes, o tota la cartera.
- Província, localitat o codi postal: perquè comparar preus de Madrid capital amb els d’un poble no té sentit.
- Interval d’anys, per veure l’evolució i no només la foto.
- Concepte de despesa, pel seu compte comptable (el d’electricitat, el de neteja, el de manteniment), de manera que es comparen peres amb peres.
Les comunitats sense cens es llisten a part, perquè sense el nombre d’habitatges no es pot normalitzar el cost i incloure-les a la mitjana la distorsionaria. És preferible dir «d’aquestes tres no ho puc calcular» que donar una xifra falsa.
Les pòlisses d’assegurança, capítol a part
Les assegurances mereixen un tractament propi perquè és on sol haver-hi més diferència i menys transparència. Per a cada asseguradora es veu:
- En quantes comunitats té pòlissa i quina prima cobra a cadascuna.
- L’històric de primes per any de cada comunitat.
- La variació interanual de l’última renovació respecte de l’anterior.
- Les cobertures que falten en una pòlissa respecte del que és habitual.
- La vigència de cada pòlissa, amb les dates d’inici i de final.
Aquesta dada, la de les cobertures absents, és la que més s’agraeix: descobrir a la renovació que una comunitat fa tres anys que no té una cobertura que la resta de la cartera sí que té és força més útil que descobrir-ho quan es produeix el sinistre.
Les pòlisses sense prima informada es llisten a part i no entren en els càlculs, per la mateixa raó que les comunitats sense cens.
Una xifra que es pot dir en veu alta
El valor real de tot això no és l’estalvi automàtic, que no n’hi ha, sinó l’argument. Un administrador que entra a una renovació dient «em sembla car» no aconsegueix res. Un que hi entra dient «treballes en vuit de les meves comunitats, ens factures 31.000 € l’any entre totes, i en dues d’elles cobres un 40 % per sobre de la mitjana» és en una altra conversa.
I és un argument que s’aguanta, perquè surt del que s’ha pagat de debò, no d’una impressió.
Un apunt honest sobre l’abast
Cal dir amb precisió què fa aquesta eina i què no. El que fa és reunir i comparar: l’històric real de pagaments per proveïdor i comunitat, l’evolució per anys, la variació interanual de les primes i les dates de vigència de cada pòlissa. Amb això, l’administrador pot preparar una renovació amb dades.
El que no substitueix és el criteri professional: quin proveïdor interessa mantenir per qualitat encara que no sigui el més barat, quina cobertura és realment necessària en un edifici concret i quan un preu alt està justificat pel servei. L’eina posa les xifres sobre la taula; la negociació continua sent de l’administrador.
Preguntes freqüents sobre la negociació amb proveïdors
Pot l’administrador negociar en nom de diverses comunitats alhora?
Pot negociar condicions i traslladar-les a cada comunitat, però la contractació correspon a cadascuna, amb l’acord de la seva junta de propietaris quan escaigui. Agregar volum per obtenir millor preu és legítim; contractar per totes sense el seu acord, no.
Quina majoria cal per canviar de proveïdor?
Canviar de proveïdor d’un servei que la comunitat ja té contractat és gestió ordinària i se sol aprovar per majoria simple. Una cosa diferent és establir o suprimir el servei: l’art. 17.3 de la Llei de Propietat Horitzontal (LPH) exigeix tres cinquenes parts del total de propietaris que representin tres cinquenes parts de les quotes per establir o suprimir porteria, consergeria, vigilància o altres serveis comuns d’interès general.
Per què es paguen preus tan diferents pel mateix servei?
Gairebé sempre per l’antiguitat del contracte i per les actualitzacions aplicades any rere any sense revisió. Un contracte signat fa dotze anys amb pujades anuals automàtiques pot acabar molt per sobre del preu de mercat sense que ningú hagi fet res malament.
Comparar preus entre comunitats vulnera alguna confidencialitat?
L’administrador gestiona aquestes comunitats i en coneix legítimament les despeses. Una altra cosa és difondre les xifres d’una comunitat a tercers, que no escau. L’ús intern per preparar una negociació forma part de la seva tasca de gestió.
Quan convé revisar un contracte de manteniment?
Abans que es renovi tàcitament. La majoria d’aquests contractes es prorroguen sols llevat de preavís, de manera que el moment útil per revisar-los és amb marge suficient respecte de la data de venciment indicada al contracte.
Això serveix per a les pòlisses a més de per als proveïdors?
Sí, i és on sol haver-hi més recorregut: primes per comunitat, històric per any, variació de l’última renovació i cobertures absents respecte de la resta de la cartera.
Et pot interessar
- El pressupost anual de la comunitat
- Gestionar més comunitats sense ampliar l’equip
- FixrOS per a administradors de finques
Poder comparar la cartera sencera és una de les coses que només dona una plataforma única. Si estàs avaluant opcions, aquesta guia de programari d’administració de finques recull què cal demanar a la demo.
Conclusió
Cap administrador paga de més a propòsit. Paga de més perquè les seves vint comunitats són vint comptabilitats separades i ningú no ha mirat mai les xifres juntes. Posar-les a la mateixa taula no estalvia diners per si sol, però converteix una renovació a cegues en una conversa amb dades. I aquesta és, a la pràctica, la diferència entre acceptar la pujada i negociar-la.