Há administradores de condomínios que querem mudar de software de administração de condomínios há cinco anos e ainda não o fizeram. Não é pelo preço nem por preguiça. É por uma pergunta a que ninguém lhes respondeu bem: o que acontece a tudo o que tenho lá dentro? Quinze, vinte ou trinta anos de condomínios, proprietários, permilagens, recibos, lançamentos e assembleias guardados num programa que já não os convence, mas do qual não se atrevem a sair.
Esse receio fazia sentido. Hoje já não. Na FixrOS migramos o seu escritório a partir do Gesfincas, CMW (Colmadwin), IDS FincasPlus Elite, Fynkus ou qualquer outro programa, e deixamo-lo a funcionar em menos de 48 horas para uma carteira de escritório habitual. Quem o faz é a nossa equipa, sobre uma cópia dos seus dados, e o seu programa atual continua a trabalhar entretanto. Explicamos como funciona e o que diz a lei sobre uns dados que, não se esqueça, são seus.
Em resumo: sim, pode mudar de software de administração de condomínios sem perder o seu histórico. A FixrOS migra a sua carteira completa (condomínios, proprietários, permilagens, contabilidade, recibos e assembleias) a partir do programa que usa hoje, em menos de 48 horas, sem que a sua equipa introduza um único dado e sem parar o escritório. E a lei está do seu lado: os seus dados são seus.
Porque é que tantos escritórios não mudam de programa, mesmo querendo
Se alguma vez pensou em mudar de programa de administração de condomínios, provavelmente já fez a si próprio algumas destas perguntas:
- Vou ter de voltar a introduzir centenas de condomínios e milhares de proprietários?
- Vou perder os exercícios encerrados e ter de começar com um simples saldo de abertura?
- A contabilidade vai bater certo ao cêntimo ou vou passar meses a perseguir diferenças?
- Vou ter de parar o escritório em plena época de assembleias?
- Vou acabar com dois programas abertos durante anos, um para trabalhar e outro para consultar o antigo?
São perguntas razoáveis, porque durante muito tempo a resposta a quase todas foi sim. Mudar de programa significava um trimestre de trabalho administrativo, um saldo de arranque em vez do histórico e um programa antigo que ninguém se atrevia a desinstalar. É por isso que muitos escritórios continuam com um software de que não gostam: não por convicção, mas por cativeiro.
A nossa proposta é simples. Se o que o impede de mudar de software de administração de condomínios é o histórico, o histórico migramo-lo nós.
Os seus dados são seus: o que diz a lei
Antes de falarmos de como migramos, vale a pena deixar claro algo que muitos administradores desconhecem: a informação dos seus condomínios não pertence ao fabricante do seu programa, e a lei está do seu lado quando a quer levar consigo.
O RGPD obriga o seu fornecedor a devolver-lhe os dados
Quando um escritório utiliza um programa para gerir os dados de proprietários e inquilinos, o escritório atua como responsável pelo tratamento e o fornecedor como subcontratante. O artigo 28.3.g) do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados estabelece que o subcontratante, consoante a escolha do responsável pelo tratamento, apaga ou devolve-lhe todos os dados pessoais depois de concluída a prestação de serviços relacionados com o tratamento. Ou seja, a decisão sobre o que acontece a esses dados quando o contrato termina é sua.
Se o seu programa está na nuvem, mudar é além disso um direito reforçado
O Regulamento (UE) 2023/2854, conhecido como Regulamento dos Dados, é aplicável desde 12 de setembro de 2025 e dedica um capítulo inteiro a facilitar a mudança entre serviços de tratamento de dados na nuvem. Entre outras coisas:
- Obriga o fornecedor a eliminar os obstáculos comerciais, técnicos e contratuais que dissuadam o cliente de mudar (art. 23).
- Exige que o contrato preveja um prazo máximo de pré-aviso de dois meses e um período de transição de até trinta dias de calendário durante o qual o fornecedor deve prestar assistência razoável ao cliente e a terceiros por ele autorizados (art. 25).
- A partir de 12 de janeiro de 2027, proíbe cobrar ao cliente custos pelo processo de mudança (art. 29).
Este regime aplica-se aos serviços na nuvem, não a um programa instalado no computador do escritório. Mas nesse segundo caso a situação é ainda mais simples: a cópia de segurança está no seu próprio equipamento.
E o histórico não é opcional
A Lei de Propriedade Horizontal espanhola atribui ao administrador a função de guardar, à disposição dos titulares, a documentação da comunidade (art. 20.1.e LPH), e obriga a conservar durante cinco anos as convocatórias, comunicações, procurações e demais documentos relevantes das assembleias (art. 19.4 LPH). Uma mudança de programa que deixa o histórico para trás não é apenas incómoda: obriga a manter vivo o sistema antigo para cumprir as suas obrigações. Uma migração completa resolve também isso.
Como é uma migração em menos de 48 horas
Mudar de software de administração de condomínios com a FixrOS é um processo de três passos, e o relógio começa a contar quando recebemos a cópia dos seus dados.
Dia 0: envia-nos uma cópia
O seu próprio programa gera uma exportação ou uma cópia de segurança da base de dados. Faz-nos chegar esse ficheiro e trabalhamos sempre sobre essa cópia, num ambiente isolado. A sua instalação atual não é tocada: o escritório continua a emitir recibos, a convocar assembleias e a atender condóminos como em qualquer outro dia.
Dia 1: mapeamos e carregamos
Traduzimos o seu plano de contas, a sua estrutura de condomínios e os seus critérios de repartição para o modelo da FixrOS. Depois carregamos a carteira completa, com vários condomínios de uma vez ou o escritório inteiro numa só passagem, consoante o programa de origem.
Dia 2: conferimos consigo e arranca
Comparamos o registo de proprietários, as permilagens, os recibos, a dívida pendente e a contabilidade com o seu sistema de origem, na sua presença. Quando tudo bate certo, dá o passo. Nem antes, nem às cegas. O único momento de corte é a passagem final, e faz-se no horário que escolher.
As carteiras muito grandes ou repartidas por vários sistemas podem precisar de mais algum dia. Se for o seu caso, dizemos-lho por escrito antes de começar, nunca depois.
Venha do Gesfincas, CMW, FincasPlus ou Fynkus: a alternativa sem medo
Se procura uma alternativa ao Gesfincas, ao CMW (Colmadwin), ao IDS FincasPlus Elite ou ao Fynkus, o que o trava não é encontrar outro programa: é sair daquele que tem. Por isso, na FixrOS a migração não é um extra nem um projeto à parte. Está incluída, é feita pela nossa equipa e comprometemo-nos por escrito antes de começar.
Não importa há quantos anos usa o seu programa atual nem quantos condomínios gere. Se o seu sistema consegue exportar, conseguimos migrá-lo, e na primeira chamada dizemos-lhe exatamente o que vamos trazer e em quanto tempo.
O que não vai ter de fazer
A melhor forma de medir uma migração é pelo que lhe poupa. Com a FixrOS:
- Não introduz dados. Ninguém do seu escritório digita condomínios, proprietários ou lançamentos.
- Não para. O seu programa atual continua operacional até à passagem final.
- Não começa do zero. A sua carteira entra com a sua história, não com uma folha em branco.
- Não salta às cegas. A conferência faz-se na sua presença e repete-se as vezes que forem precisas, porque voltar a importar atualiza o que já foi carregado em vez de o duplicar.
- Não arrisca os dados. Circulam cifrados, são tratados num ambiente de acesso restrito ao abrigo de um contrato de subcontratação conforme ao RGPD, e as cópias de trabalho são eliminadas quando a migração termina.
O dia seguinte: o seu escritório num sistema operativo
Migrar só faz sentido se chegar a algo melhor. A FixrOS não é mais um programa de contabilidade com um menu diferente: é o sistema operativo da propriedade horizontal. Um sistema operativo e seis apps que trabalham sobre os mesmos dados que acabou de migrar: o Dashboard do escritório, o Portal de Sinistros, o Marketplace de profissionais, o Portal imobiliário, o Portal contabilístico e a App móvel para proprietários, condóminos, porteiros, inquilinos e peritos.
Isto significa que, logo no primeiro dia após a migração, os seus proprietários podem consultar os recibos no telemóvel, as ocorrências entram com o respetivo histórico e as assembleias são preparadas com o registo de proprietários e as permilagens que já estavam no seu programa. Pode ver como tudo se articula na página FixrOS para administradores de condomínios.
Checklist antes de mudar de software de administração de condomínios
Quer escolha a FixrOS quer não, estas são as perguntas que deve fazer a qualquer fornecedor antes de assinar:
- Migram o histórico ou apenas saldos de abertura? Peça que lho detalhem por tipo de dado: registo de proprietários, contabilidade, recibos, assembleias e documentos.
- Quem faz o trabalho? Se a resposta for damos-lhe um modelo de Excel, o trabalho será feito pela sua equipa.
- Como se confirma que tudo bate certo? Exija uma verificação face ao sistema de origem antes da passagem, não depois.
- Tenho de parar o escritório? A resposta correta é não.
- O que acontece aos meus dados durante o processo? Peça o contrato de subcontratação e quando são eliminadas as cópias de trabalho.
- Qual é o prazo e está por escrito? Um prazo que não é assumido por escrito não é um prazo.
Se está a comparar opções, este guia sobre como escolher um software para administradores de condomínios reúne o que mais deve verificar antes de decidir.
Perguntas frequentes sobre mudar de software de administração de condomínios
Quanto tempo demora realmente migrar para a FixrOS?
Menos de 48 horas para uma carteira de escritório habitual, contadas a partir do momento em que recebemos a cópia dos seus dados. Nesse prazo incluem-se o carregamento, o mapeamento e a conferência consigo. As carteiras muito grandes ou repartidas por vários sistemas podem precisar de mais algum dia, e confirmamos-lho por escrito antes de começar.
A partir de que programas de administração de condomínios é possível migrar?
A partir do Gesfincas, CMW (Colmadwin), IDS FincasPlus Elite, Fynkus e praticamente qualquer outro programa do mercado, incluindo ficheiros Excel, CSV ou Access. Se o seu sistema consegue exportar, conseguimos migrá-lo.
Perco o histórico ao mudar de programa?
Não. A sua carteira entra com a sua história: registo de proprietários, permilagens, contabilidade, recibos, remessas e assembleias, com o alcance que a cópia de cada programa permitir. O detalhe exato do seu caso é-lhe dado antes de começar.
Tenho de deixar de trabalhar enquanto migram?
Não. Trabalhamos sobre uma cópia isolada, por isso o seu programa atual continua a funcionar durante todo o processo. O único corte é a passagem final, que se faz quando a conferência está verificada e no horário que escolher.
O meu fornecedor atual pode recusar-se a entregar-me os dados?
O art. 28.3.g) do RGPD estabelece que, no final do serviço, o subcontratante apaga ou devolve os dados pessoais consoante a escolha do responsável pelo tratamento, que é o seu escritório. Se o seu programa é um serviço na nuvem, o Regulamento (UE) 2023/2854 reforça ainda o seu direito de mudar de fornecedor e, a partir de 12 de janeiro de 2027, proíbe cobrar custos pela mudança.
Quem se encarrega da migração, a minha equipa ou a vossa?
A nossa. A sua equipa só participa em dois momentos: ao entregar-nos a cópia dos dados e na sessão de conferência, em que confirmamos em conjunto que os saldos e os recibos coincidem com o sistema anterior.
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Conclusão: o histórico já não é desculpa
Durante anos, o maior argumento de venda de muitos programas de administração de condomínios não foi o que fazem, mas sim a dificuldade em sair deles. Isso acabou. A sua carteira, a sua contabilidade e as suas assembleias podem estar a funcionar na FixrOS em menos de 48 horas, sem que ninguém do seu escritório digite um único dado e sem parar um só dia.
Se há algum tempo pensa em mudar de software de administração de condomínios, o passo seguinte é curto: diga-nos que programa utiliza e quantos condomínios gere, e na primeira chamada dir-lhe-emos exatamente o que é possível trazer e em quanto tempo. Marque a sua demo e pergunte pela sua migração, ou escreva-nos para info@fixros.com.
Gesfincas, CMW (Colmadwin), FincasPlus Elite e Fynkus são marcas dos respetivos titulares. A FixrOS não está afiliada a nenhuma delas nem conta com o seu apoio. As menções são exclusivamente identificativas, para indicar a partir de que programas é possível migrar. Os prazos indicados correspondem a carteiras de dimensão habitual e são confirmados por escrito antes de iniciar o projeto.