Hay administradores de fincas que llevan cinco años queriendo cambiar de software de administración de fincas y no lo han hecho. No es por el precio ni por pereza. Es por una pregunta que nadie les ha contestado bien: ¿qué pasa con todo lo que tengo dentro? Quince, veinte o treinta años de comunidades, propietarios, coeficientes, recibos, asientos y juntas guardados en un programa que ya no les convence, pero del que no se atreven a salir.
Ese miedo tenía sentido. Hoy ya no. En FixrOS migramos tu despacho desde Gesfincas, CMW (Colmadwin), IDS FincasPlus Elite, Fynkus o cualquier otro programa, y lo dejamos funcionando en menos de 48 horas para una cartera de despacho habitual. Lo hace nuestro equipo, sobre una copia de tus datos, y tu programa actual sigue trabajando mientras tanto. Te contamos cómo funciona y qué dice la ley sobre unos datos que, no lo olvides, son tuyos.
En resumen: sí, puedes cambiar de software de administración de fincas sin perder tu histórico. FixrOS migra tu cartera completa (comunidades, propietarios, coeficientes, contabilidad, recibos y juntas) desde el programa que uses hoy, en menos de 48 horas, sin que tu equipo teclee un dato y sin parar el despacho. La ley, además, está de tu parte: tus datos son tuyos.
Por qué tantos administradores de fincas no cambian de programa aunque quieran
Si has pensado alguna vez en cambiar de programa de administración de fincas, seguramente te has hecho alguna de estas preguntas:
- ¿Tendré que volver a teclear cientos de comunidades y miles de propietarios?
- ¿Perderé los ejercicios cerrados y tendré que arrancar con un simple saldo de apertura?
- ¿Cuadrará la contabilidad al céntimo o me pasaré meses persiguiendo descuadres?
- ¿Tendré que parar el despacho en plena temporada de juntas?
- ¿Acabaré con dos programas abiertos durante años, uno para trabajar y otro para consultar lo antiguo?
Son preguntas razonables, porque durante mucho tiempo la respuesta a casi todas fue sí. Cambiar de programa significaba un trimestre de trabajo administrativo, un saldo de arranque en lugar del histórico y un programa viejo que nadie se atrevía a desinstalar. Por eso muchos despachos siguen con un software que no les gusta: no por convicción, sino por cautividad.
Nuestra propuesta es sencilla. Si lo que te impide cambiar de software de administración de fincas es el histórico, el histórico lo movemos nosotros.
Tus datos son tuyos: lo que dice la ley
Antes de hablar de cómo migramos, merece la pena dejar claro algo que muchos administradores desconocen: la información de tus comunidades no pertenece al fabricante de tu programa, y la normativa te respalda cuando quieres llevártela.
El RGPD obliga a tu proveedor a devolverte los datos
Cuando un despacho usa un programa para gestionar los datos de propietarios e inquilinos, el despacho actúa como responsable del tratamiento y el proveedor, como encargado. El artículo 28.3.g) del Reglamento General de Protección de Datos establece que el encargado, a elección del responsable, suprimirá o devolverá todos los datos personales una vez finalice la prestación de los servicios de tratamiento. Es decir, la decisión sobre qué pasa con esos datos cuando terminas el contrato es tuya.
Si tu programa está en la nube, cambiar es además un derecho reforzado
El Reglamento (UE) 2023/2854, conocido como Reglamento de Datos, es aplicable desde el 12 de septiembre de 2025 y dedica un capítulo entero a facilitar el cambio entre servicios de tratamiento de datos en la nube. Entre otras cosas:
- Obliga al proveedor a eliminar los obstáculos comerciales, técnicos y contractuales que disuadan al cliente de cambiar (art. 23).
- Exige que el contrato recoja un plazo máximo de preaviso de dos meses y un período transitorio de hasta treinta días naturales en el que el proveedor debe prestar asistencia razonable al cliente y a terceros autorizados por él (art. 25).
- A partir del 12 de enero de 2027, prohíbe cobrar al cliente costes por el proceso de cambio (art. 29).
Este régimen se aplica a los servicios en la nube, no a un programa instalado en el ordenador del despacho. Pero en ese segundo caso la situación es todavía más sencilla: la copia de seguridad está en tu propio equipo.
Y el histórico no es opcional
La Ley de Propiedad Horizontal atribuye al administrador la función de custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad (art. 20.1.e LPH), y obliga a conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (art. 19.4 LPH). Un cambio de programa que deja el histórico atrás no es solo incómodo: te obliga a mantener vivo el sistema antiguo para cumplir con tus obligaciones. Una migración completa resuelve también eso.
Cómo migrar tu programa de administración de fincas en menos de 48 horas
Cambiar de software de administración de fincas con FixrOS es un proceso de tres pasos, y el reloj empieza cuando recibimos la copia de tus datos.
Día 0: nos pasas una copia
Tu propio programa genera una exportación o una copia de seguridad de la base de datos. Nos la haces llegar y trabajamos siempre sobre esa copia, en un entorno aislado. Tu instalación actual no se toca: el despacho sigue emitiendo recibos, convocando juntas y atendiendo vecinos como cualquier otro día.
Día 1: mapeamos y cargamos
Traducimos tu plan contable, tu estructura de comunidades y tus criterios de reparto al modelo de FixrOS. Después cargamos la cartera completa, con varias comunidades a la vez o el despacho entero de una sola pasada, según el programa de origen.
Día 2: cuadramos contigo y arrancas
Comparamos censo, coeficientes, recibos, deuda viva y contabilidad contra tu sistema de origen, contigo delante. Cuando cuadra, das el paso. Ni antes, ni a ciegas. El único momento de corte es el salto final, y lo haces en el horario que tú elijas.
Las carteras muy grandes o repartidas entre varios sistemas pueden necesitar algún día más. Si es tu caso, te lo decimos por escrito antes de empezar, nunca después.
Vengas de Gesfincas, CMW, FincasPlus o Fynkus: la alternativa sin miedo
Si estás buscando una alternativa a Gesfincas, a CMW (Colmadwin), a IDS FincasPlus Elite o a Fynkus, lo que te frena no es encontrar otro programa: es salir del que tienes. Por eso en FixrOS la migración no es un extra ni un proyecto aparte. Está incluida, la hace nuestro equipo y te la comprometemos por escrito antes de empezar.
Da igual cuántos años lleves con tu programa actual o cuántas comunidades gestiones. Si tu sistema puede exportar, podemos migrarlo, y en la primera llamada te decimos exactamente qué vamos a traer y en cuánto tiempo.
Lo que no vas a tener que hacer
La mejor forma de medir una migración es por lo que te ahorra. Con FixrOS:
- No picas datos. Nadie de tu despacho teclea comunidades, propietarios ni asientos.
- No paras. Tu programa actual sigue operativo hasta el salto final.
- No arrancas de cero. Tu cartera entra con su historia, no con una hoja en blanco.
- No saltas a ciegas. El cuadre se hace contigo delante y se repite las veces que haga falta, porque volver a importar actualiza lo ya cargado en lugar de duplicarlo.
- No te juegas los datos. Viajan cifrados, se tratan en un entorno de acceso restringido bajo un contrato de encargo de tratamiento conforme al RGPD, y las copias de trabajo se eliminan cuando la migración termina.
El día después: tu despacho en un sistema operativo
Migrar solo tiene sentido si llegas a algo mejor. FixrOS no es otro programa de contabilidad con un menú distinto: es el sistema operativo de la propiedad horizontal. Un sistema operativo y seis apps que trabajan sobre los mismos datos que acabas de migrar: el Dashboard del despacho, el Portal de siniestros, el Marketplace de profesionales, el Portal inmobiliario, el Portal contable y la App móvil para propietarios, vecinos, porteros, inquilinos y peritos.
Eso significa que el primer día después de la migración tus propietarios pueden consultar sus recibos desde el móvil, las incidencias entran con su historial y las juntas se preparan con el censo y los coeficientes que ya estaban en tu programa. Puedes ver cómo encaja todo en la página de FixrOS para administradores de fincas.
Checklist antes de cambiar de software de administración de fincas
Tanto si eliges FixrOS como si no, estas son las preguntas que deberías hacer a cualquier proveedor antes de firmar:
- ¿Migráis el histórico o solo saldos de apertura? Pide que te lo detallen por tipo de dato: censo, contabilidad, recibos, juntas y documentos.
- ¿Quién hace el trabajo? Si la respuesta es te damos una plantilla de Excel, el trabajo lo hará tu equipo.
- ¿Cómo se comprueba que cuadra? Exige una verificación contra el sistema de origen antes del salto, no después.
- ¿Tengo que parar el despacho? La respuesta correcta es no.
- ¿Qué pasa con mis datos durante el proceso? Pide el contrato de encargo de tratamiento y cuándo se eliminan las copias de trabajo.
- ¿Cuál es el plazo y está por escrito? Un plazo que no se compromete por escrito no es un plazo.
Si estás comparando opciones, esta guía sobre cómo elegir un software para administradores de fincas recoge qué más comprobar antes de decidir.
Preguntas frecuentes sobre cambiar de software de administración de fincas
¿Cuánto tarda de verdad migrar a FixrOS?
Menos de 48 horas para una cartera de despacho habitual, contadas desde que recibimos la copia de tus datos. En ese plazo entran la carga, el mapeo y el cuadre contigo. Las carteras muy grandes o repartidas entre varios sistemas pueden necesitar algún día más, y te lo confirmamos por escrito antes de empezar.
¿Desde qué programas de administración de fincas se puede migrar?
Desde Gesfincas, CMW (Colmadwin), IDS FincasPlus Elite, Fynkus y prácticamente cualquier otro programa del mercado, incluidas las hojas de Excel, CSV o Access. Si tu sistema puede exportar, podemos migrarlo.
¿Pierdo el histórico al cambiar de programa?
No. Tu cartera entra con su historia: censo, coeficientes, contabilidad, recibos, remesas y juntas, con el alcance que permita la copia de cada programa. El detalle exacto de tu caso te lo damos antes de empezar.
¿Tengo que dejar de trabajar mientras migráis?
No. Trabajamos sobre una copia aislada, así que tu programa actual sigue funcionando durante todo el proceso. El único corte es el salto final, que se hace cuando el cuadre está verificado y en el horario que tú elijas.
¿Puede mi proveedor actual negarse a darme los datos?
El art. 28.3.g) del RGPD establece que, al terminar el servicio, el encargado del tratamiento suprimirá o devolverá los datos personales a elección del responsable, que es tu despacho. Si tu programa es un servicio en la nube, el Reglamento (UE) 2023/2854 refuerza además tu derecho a cambiar de proveedor, y desde el 12 de enero de 2027 prohíbe cobrar costes por el cambio.
¿Quién se encarga de la migración, mi equipo o el vuestro?
El nuestro. Tu equipo solo participa en dos momentos: al entregarnos la copia de los datos y en la sesión de cuadre, donde comprobáis juntos que los saldos y los recibos coinciden con el sistema anterior.
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Conclusión: el histórico ya no es una excusa
Durante años, el mayor argumento de venta de muchos programas de administración de fincas no ha sido lo que hacen, sino lo difícil que es salir de ellos. Eso se ha acabado. Tu cartera, tu contabilidad y tus juntas pueden estar funcionando en FixrOS en menos de 48 horas, sin que nadie de tu despacho teclee un dato y sin parar un solo día.
Si llevas tiempo pensando en cambiar de software de administración de fincas, el siguiente paso es corto: cuéntanos qué programa usas y cuántas comunidades llevas, y en la primera llamada te diremos exactamente qué se puede traer y en cuánto tiempo. Reserva tu demo y pregunta por tu migración, o escríbenos a info@fixros.com.
Gesfincas, CMW (Colmadwin), FincasPlus Elite y Fynkus son marcas de sus respectivos titulares. FixrOS no está afiliada a ninguna de ellas ni cuenta con su respaldo. Las menciones son exclusivamente identificativas, para indicar desde qué programas se puede migrar. Los plazos indicados corresponden a carteras de tamaño habitual y se confirman por escrito antes de iniciar el proyecto.