O FixrOS nasceu para gerir o edifício inteiro: as ocorrências, as assembleias, os documentos, os fornecedores, os sinistros, o marketplace e as contas, com uma app diferente para cada um dos cinco perfis que vivem o condomínio. Tudo dentro do mesmo sistema. Tudo menos uma coisa: o dinheiro, que continuava a viver fora, no ecrã do banco. Já não. A integração com a Unibo está feita e a funcionar, e com ela a conta do condomínio entra no sistema operativo da propriedade horizontal.
O que integrámos
A Unibo e o FixrOS resolviam metades diferentes do mesmo trabalho. A Unibo construiu a conta digital pensada para condomínios e gabinetes de administração de condomínios. Nós construímos o sistema que gere todo o resto. Faltava a ponte, e a ponte já está construída.
Os movimentos da conta do condomínio entram no FixrOS já associados ao recibo, ao proprietário ou à fatura de fornecedor a que correspondem. E as ordens que até agora era preciso dar a partir do homebanking passam a dar-se no mesmo ecrã em que já está a trabalhar. Não é uma ligação nem uma exportação: é a conta a funcionar dentro do sistema.
O que é a Unibo e porque escolhemos integrar-nos com ela
A Unibo é uma conta digital concebida especificamente para o setor: condomínios, administradores de condomínios, senhorios e profissionais do imobiliário. Não é um banco generalista com um folheto para condomínios, é um produto que nasce dos problemas concretos deste ofício. O seu próprio lema resume-o sem rodeios: «Não somos um banco. Somos a Unibo».
O que a fez encaixar connosco foi o seu portal. A partir dele, um gabinete gere recibos por débito direto SEPA, devoluções de recibos, débitos diretos, transferências emitidas e recebidas, descargas de ficheiros Norma 19 e Norma 43, alterações de assinaturas de autorizados e a administração de muitas contas ao mesmo tempo com permissões por utilizador. Quem já geriu quarenta condomínios reconhece essa lista: é exatamente o trabalho bancário de um gabinete de administração de condomínios, sem enchimento.
Quem guarda o dinheiro da conta do condomínio
É a primeira pergunta que qualquer presidente fará, e convém ter a resposta clara antes de levar o assunto à assembleia. Os serviços de moeda eletrónica são prestados pela Unnax Regulatory Services, entidade regulada e supervisionada pelo Banco de Espanha. Os fundos mantêm-se segregados e sob custódia no Banco Inversis, ou seja, separados do património da entidade. O dinheiro do condomínio não se mistura com o de ninguém.
A Unibo conta hoje com mais de 1.500 administradores a trabalhar com a plataforma e afirma que os seus clientes poupam até 70% em custos financeiros face à banca tradicional. Esse dado é deles e assim o transmitimos: quem o quiser comprovar, que compare a última liquidação de comissões dos seus condomínios.
O problema que acabámos de resolver
Quando decompomos a semana de um administrador com uma carteira média de trinta a cinquenta condomínios, o bloco de contabilidade, conciliação e recibos ocupa entre 8 e 10 horas. Não são horas de pensar, são horas de transferir dados: descarregar o extrato, conferi-lo com os recibos, localizar as devoluções, atualizar a ficha do condómino em incumprimento, preparar a remessa do mês seguinte, carregá-la, confirmar que entrou.
Esse trabalho não era difícil. Era repetitivo, era frágil e fazia-se no pior momento possível, no fim do mês e com cinquenta prédios ao mesmo tempo. Era aí que se infiltravam os erros que depois apareciam numa assembleia transformados em discussão: um recibo dado como cobrado que tinha sido devolvido, um proprietário cobrado por engano, um saldo que não batia certo com o extrato.
Se quiser o contexto completo deste bloco, desenvolvemo-lo no guia sobre como gerir as contas de um condomínio sem ser contabilista.
O que já pode fazer com a conta do condomínio dentro do FixrOS
Estas são as peças que a integração põe a funcionar:
- Contas associadas. A conta do condomínio fica ligada à sua ficha no FixrOS, e o saldo e os movimentos aparecem junto ao orçamento e ao fundo comum de reserva do prédio.
- Conciliação automática. Os movimentos entram associados ao recibo, ao proprietário ou à fatura de fornecedor a que correspondem. O que antes era conferir um extrato inteiro passa a ser rever uma lista curta de exceções.
- Remessas de recibos a partir do próprio sistema. A remessa gera-se com os dados que o FixrOS já tem, permilagens e quotas incluídas, e envia-se sem exportar um ficheiro à mão.
- Devoluções que atualizam sozinhas o condómino em incumprimento. Quando um recibo é devolvido, a ficha do proprietário muda de estado, o contador de incumprimentos mexe-se e o aviso sai sem que ninguém tenha de se lembrar.
- Pagamentos a fornecedores com a fatura à frente. A transferência é ordenada a partir da própria fatura aprovada, com o seu condomínio, a sua rubrica e o seu comprovativo já associados.
- Aberturas, autorizados e alterações de assinatura em digital. Abrir a conta de um condomínio novo ou mudar os autorizados depois de uma assembleia deixa de ser uma ida ao balcão com a ata debaixo do braço.
- Transparência para o presidente. A partir do seu acesso na app, o presidente vê o estado da conta do condomínio sem ter de lho pedir por telefone numa quinta-feira às nove da noite.
O que ganha o administrador de condomínios
Primeiro, horas. Das 8 a 10 semanais que o bloco financeiro ocupava, a maior parte era transferência manual de dados, e a transferência manual é precisamente o que desaparece quando os dois sistemas falam entre si. No conjunto da jornada, o nosso cálculo por blocos situa a poupança do FixrOS entre 15 e 20 horas por semana para uma carteira média, e o bloco de contabilidade e conciliação é um dos que mais contribui.
Segundo, capacidade. Um gabinete que deixa de perder tardes a conferir extratos pode gerir mais condomínios com a mesma equipa, que é a única forma real de crescer neste setor sem que os salários consumam a margem.
E terceiro, tranquilidade na assembleia. Quando o saldo que mostra no ecrã vem do próprio banco e não de uma folha que alguém atualizou à mão, a conversa sobre as contas dura cinco minutos em vez de quarenta.
O que ganha o condomínio
O condomínio ganha três coisas concretas. Uma conta pensada para ele e não um produto de empresa adaptado pela metade. Menos custos financeiros, segundo os dados da Unibo, que num condomínio são dinheiro que não se paga na quota. E visibilidade: proprietários que veem o estado dos seus recibos a partir da app e presidentes que veem o da conta, sem dependerem de que alguém arranje tempo para lho explicar.
Convém lembrar algo que às vezes se esquece: a conta é do condomínio, não do gabinete. Um sistema em que cada condomínio tem a sua conta identificada, os seus movimentos rastreados e os seus autorizados em dia é também a melhor defesa do próprio administrador no dia em que alguém pergunta numa assembleia de onde saiu cada euro.
Como se ativa nos seus condomínios
A integração já está disponível para os gabinetes que trabalham com o FixrOS. Ativa-se condomínio a condomínio, à medida que cada assembleia a aprove, por isso não é preciso mover a carteira inteira de uma vez: o normal é começar por dois ou três prédios, ver o primeiro fecho de mês com a conciliação a funcionar sozinha e alargar a partir daí.
Se quiser vê-lo a funcionar, peça-nos uma demo do FixrOS e diga-nos quantos condomínios gere. Na mesma sessão mostramos-lhe o bloco financeiro com a Unibo ligada e o que cada condomínio precisa para dar o passo.
Perguntas frequentes
Tenho de mudar de banco todos os meus condomínios? Não. A conta do condomínio migra-se prédio a prédio, ao ritmo que as assembleias marcarem. Pode começar por dois ou três e alargar quando vir o resultado.
Como se leva à assembleia a mudança da conta do condomínio? Na prática inclui-se como um ponto da ordem de trabalhos e fica registada na ata, juntamente com os autorizados que ficam à frente da conta. Se tiver dúvidas sobre o enquadramento concreto no vosso regulamento, consulte o vosso assessor jurídico.
Quem tem o dinheiro? Os fundos estão segregados e sob custódia no Banco Inversis, e os serviços de moeda eletrónica são prestados pela Unnax Regulatory Services, entidade regulada pelo Banco de Espanha.
Posso continuar a usar o FixrOS se os meus condomínios estiverem noutro banco? Sim. O FixrOS funciona como até agora com qualquer entidade. A integração com a Unibo é mais uma camada do sistema para quem a quiser, não um requisito.
O que acontece ao histórico contabilístico do condomínio? Mantém-se. A contabilidade vive no FixrOS e não depende da entidade: ao ligar a conta do condomínio associam-se os movimentos novos, sem mexer nos exercícios já fechados.
Um sistema operativo do edifício que não soubesse do dinheiro estava incompleto. Já não está. Peça a sua demo e mostramos-lhe como fica a gestão quando o banco deixa de ser um separador à parte.