FixrOS va néixer per governar l’edifici sencer: les incidències, les juntes, els documents, els proveïdors, els sinistres, el marketplace i els comptes, amb una app diferent per a cadascun dels cinc perfils que viuen la comunitat. Tot dins del mateix sistema. Tot menys una cosa: els diners, que continuaven vivint fora, a la pantalla del banc. Ja no. La integració amb Unibo està feta i funcionant, i amb ella el compte de la comunitat entra dins del sistema operatiu de la propietat horitzontal.
Què hem integrat
Unibo i FixrOS resolien meitats diferents de la mateixa feina. Unibo ha construït el compte digital pensat per a comunitats de propietaris i despatxos de finques. Nosaltres hem construït el sistema que governa tota la resta. Faltava el pont, i el pont ja està aixecat.
Els moviments del compte de la comunitat entren a FixrOS ja casats amb el rebut, el propietari o la factura de proveïdor que els correspon. I les ordres que fins ara s’havien de llançar des de la banca electrònica es llancen des de la mateixa pantalla en què ja estàs treballant. No és un enllaç ni una exportació: és el compte funcionant dins del sistema.
Què és Unibo i per què vam triar integrar-nos-hi
Unibo és un compte digital dissenyat específicament per al sector: comunitats de propietaris, administradors de finques, arrendadors i professionals immobiliaris. No és un banc generalista amb un fullet per a finques, és un producte que neix dels problemes concrets d’aquest ofici. El seu propi lema ho resumeix sense embuts: «No som un banc. Som Unibo».
El que va fer que encaixessin amb nosaltres és el seu portal. Des d’ell, un despatx gestiona rebuts domiciliats SEPA, devolucions de rebuts, càrrecs domiciliats, transferències emeses i rebudes, descàrregues de fitxers Norma 19 i Norma 43, canvis de signatures d’autoritzats i l’administració de molts comptes alhora amb permisos per usuari. Qualsevol que hagi portat quaranta comunitats reconeix aquesta llista: és exactament la feina bancària d’un despatx de finques, sense farciment.
Qui custodia els diners del compte de la comunitat
És la primera pregunta que farà qualsevol president, i convé tenir la resposta clara abans de portar l’assumpte a junta. Els serveis de diner electrònic els presta Unnax Regulatory Services, entitat regulada i supervisada pel Banc d’Espanya. Els fons es mantenen segregats i custodiats a Banco Inversis, és a dir, separats del patrimoni de l’entitat. Els diners de la comunitat no es barregen amb els de ningú.
Unibo compta avui amb més de 1.500 administradors que treballen amb la plataforma i sosté que els seus clients estalvien fins a un 70% en despeses financeres respecte a la banca tradicional. Aquesta dada és seva i així la traslladem: qui la vulgui comprovar, que compari l’última liquidació de comissions de les seves comunitats.
El problema que acabem de tancar
Quan desglossem la setmana d’un administrador amb una cartera mitjana de trenta a cinquanta comunitats, el bloc de comptabilitat, conciliació i rebuts s’emporta entre 8 i 10 hores. No són hores de pensar, són hores de traspassar: descarregar l’extracte, quadrar-lo amb els rebuts, localitzar les devolucions, actualitzar la fitxa del morós, preparar la remesa del mes següent, pujar-la, comprovar que ha entrat.
Aquesta feina no era difícil. Era repetitiva, era fràgil i es feia en el pitjor moment possible, a final de mes i amb cinquanta finques alhora. Aquí s’hi colaven els errors que després apareixien en una junta convertits en discussió: un rebut donat per cobrat que estava retornat, un propietari reclamat per error, un saldo que no quadrava amb l’extracte.
Si vols el context complet d’aquest bloc, el desenvolupem a la guia sobre com portar els comptes d’una comunitat de veïns sense ser comptable.
Què pots fer ja amb el compte de la comunitat dins de FixrOS
Aquestes són les peces que la integració posa en marxa:
- Comptes vinculats. El compte de la comunitat queda enllaçat amb la seva fitxa a FixrOS, i el saldo i els moviments apareixen al costat del pressupost i del fons de reserva de la finca.
- Conciliació automàtica. Els moviments entren casats amb el rebut, el propietari o la factura de proveïdor que els correspon. El que abans era quadrar un extracte sencer passa a ser revisar una llista curta d’excepcions.
- Remeses de rebuts des del mateix sistema. La remesa es genera amb les dades que ja té FixrOS, coeficients i quotes inclosos, i s’envia sense exportar un fitxer a mà.
- Devolucions que actualitzen soles el morós. Quan un rebut torna, la fitxa del propietari canvia d’estat, el comptador d’impagaments es mou i l’avís surt sense que ningú se n’hagi de recordar.
- Pagaments a proveïdors amb la factura al davant. La transferència s’ordena des de la mateixa factura aprovada, amb la seva comunitat, la seva partida i el seu justificant ja associats.
- Altes, autoritzats i canvis de signatura en digital. Obrir el compte d’una comunitat nova o canviar els autoritzats després d’una junta deixa de ser una visita a la sucursal amb l’acta sota el braç.
- Transparència per al president. Des del seu accés a l’app, el president veu l’estat del compte de la comunitat sense haver de demanar-t’ho per telèfon un dijous a les nou del vespre.
El que guanya l’administrador de finques
El primer, hores. De les 8 a 10 setmanals que s’emportava el bloc financer, la major part era traspàs manual, i el traspàs manual és justament el que desapareix quan els dos sistemes es parlen. En el conjunt de la jornada, el nostre càlcul per blocs situa l’estalvi de FixrOS entre 15 i 20 hores a la setmana per a una cartera mitjana, i el bloc de comptabilitat i conciliació és un dels que més hi aporta.
El segon, capacitat. Un despatx que deixa de perdre tardes quadrant extractes pot portar més comunitats amb el mateix equip, que és l’única manera real de créixer en aquest sector sense que la nòmina es mengi el marge.
I el tercer, tranquil·litat a la junta. Quan el saldo que ensenyes a la pantalla ve del mateix banc i no d’un full que algú va actualitzar a mà, la conversa sobre els comptes dura cinc minuts en lloc de quaranta.
El que guanya la comunitat
La comunitat guanya tres coses concretes. Un compte pensat per a ella i no un producte d’empresa adaptat a mitges. Menys despeses financeres, segons les dades d’Unibo, que en una comunitat són diners que no es paguen a la quota. I visibilitat: propietaris que veuen l’estat dels seus rebuts des de l’app i presidents que veuen el del compte, sense dependre que algú tregui temps per explicar-los-ho.
Convé recordar una cosa que de vegades s’oblida: el compte és de la comunitat, no del despatx. Un sistema en què cada comunitat té el seu compte identificat, els seus moviments traçats i els seus autoritzats al dia és també la millor defensa del mateix administrador el dia que algú pregunta en una junta d’on ha sortit cada euro.
Com s’activa a les teves comunitats
La integració ja està disponible per als despatxos que treballen amb FixrOS. S’activa comunitat a comunitat, a mesura que ho aprovi cada junta, així que no cal moure tota la cartera de cop: el normal és començar per dues o tres finques, veure el primer tancament de mes amb la conciliació funcionant sola i ampliar a partir d’aquí.
Si vols veure-ho en funcionament, demana’ns una demo de FixrOS i digues-nos quantes comunitats portes. A la mateixa sessió t’ensenyem el bloc financer amb Unibo connectat i què necessita cada comunitat per fer el pas.
Preguntes freqüents
He de canviar de banc totes les meves comunitats? No. El compte de la comunitat es migra finca a finca, al ritme que marquin les juntes. Pots començar per dues o tres i ampliar quan vegis el resultat.
Com es porta a junta el canvi del compte de la comunitat? A la pràctica s’inclou com un punt de l’ordre del dia i es deixa reflectit a l’acta, juntament amb els autoritzats que queden al capdavant del compte. Si tens dubtes sobre l’encaix concret en els vostres estatuts, consulta-ho amb el vostre assessor jurídic.
Qui té els diners? Els fons estan segregats i custodiats a Banco Inversis, i els serveis de diner electrònic els presta Unnax Regulatory Services, entitat regulada pel Banc d’Espanya.
Puc continuar fent servir FixrOS si les meves comunitats són en un altre banc? Sí. FixrOS funciona igual que fins ara amb qualsevol entitat. La integració amb Unibo és una capa més del sistema per a qui la vulgui, no un requisit.
Què passa amb l’històric comptable de la comunitat? Es manté. La comptabilitat viu a FixrOS i no depèn de l’entitat: en connectar el compte de la comunitat s’enllacen els moviments nous, sense tocar els exercicis ja tancats.
Un sistema operatiu de l’edifici que no sabés res dels diners estava incomplet. Ja no ho està. Demana la teva demo i t’ensenyem com queda la gestió quan el banc deixa de ser una pestanya a part.