A assembleia é o ato mais regulado da vida de um condomínio e, ao mesmo tempo, o que mais se continua a preparar à mão. Um administrador com vinte condomínios vive duas temporadas de assembleias por ano em que tudo passa por ele: calcular a antecedência, redigir a ordem de trabalhos, procurar os anexos, verificar quem tem os pagamentos em dia, preparar a folha de presenças, somar coeficientes com a calculadora, aplicar a maioria correta a cada deliberação e, depois, redigir a ata.
Cada um desses passos tem uma regra legal por trás, e cada um é um ponto onde se pode cometer o erro que acaba em impugnação.
A antecedência não é a mesma em toda a Espanha
Comecemos pelo primeiro ponto onde se falha, e que muita gente desconhece. A regra geral da Lei espanhola de Propriedade Horizontal (LPH) é que a convocatória para a assembleia ordinária anual se faz, pelo menos, com seis dias de antecedência, e para as extraordinárias com a que for possível (art. 16.2 LPH).
Mas Espanha tem direitos civis forais. Na Catalunha vigora o Livro V do Código Civil Catalão, que regula a propriedade horizontal com prazos próprios, mais restritivos, e com um regime diferente para o livro de atas. Um administrador que gira condomínios de ambos os lados da fronteira autonómica não pode aplicar o mesmo número a todos.
No FixrOS o condomínio sabe em que território está, e o assistente de convocatória avisa com o mínimo de dias que corresponde a esse condomínio em concreto, não com um número genérico. É uma daquelas verificações de que ninguém sente falta até uma convocatória ser impugnada por vício de forma.
Convocar: ordem de trabalhos, anexos e envio com comprovativo
A convocatória monta-se sobre uma ordem de trabalhos com pontos predefinidos para o habitual (aprovação de contas, orçamento, nomeação de cargos, quotas extraordinárias) e pontos livres para o específico. Cada ponto é marcado como votável ou não votável, porque o art. 19.2 LPH exige que a ata reflita as deliberações adotadas e nem tudo o que se trata numa assembleia é uma deliberação.
À convocatória anexam-se os documentos de que os proprietários precisam para votar com critério: as contas, o orçamento, os orçamentos de obras. E envia-se com comprovativo de entrega, que é o requisito que realmente importa se alguém vier depois discutir que não a recebeu.
Antes de enviar, o sistema valida o que se pode validar: que a antecedência é cumprida, que quem convoca tem legitimidade e que a ordem de trabalhos está completa.
O dia da assembleia: quórum em direto
É aqui que mais se nota a mudança. Tradicionalmente o quórum calcula-se com uma folha impressa, uma caneta e uma calculadora, enquanto as pessoas vão entrando pela porta.
No FixrOS as presenças registam-se num tablet à entrada, um quiosque de assinaturas onde cada proprietário assina a sua presença, e o quórum recalcula-se sozinho à medida que a sala enche. A todo o momento vê-se:
- Quantos proprietários estão presentes em relação ao total.
- Que percentagem de quotas de participação representam.
- Se se atinge o quórum de primeira convocatória ou se é preciso passar à segunda.
O cálculo incorpora duas coisas que em papel são uma fonte constante de erros. A primeira, as delegações: quem representa quem e com que coeficiente. A segunda, os proprietários sem direito de voto. O art. 15.2 LPH estabelece que quem não tiver em dia o pagamento de todas as dívidas vencidas para com o condomínio no momento de se iniciar a assembleia pode participar nas deliberações, mas não tem direito de voto. O sistema conhece a dívida ao dia e separa-os sozinho, sem que ninguém tenha de cruzar à mão a lista de condóminos em incumprimento com a de presentes.
Presencial, telemática ou mista
A assembleia pode realizar-se no átrio de sempre, integralmente online com sala de vídeo integrada, ou em formato misto com pessoas na sala e pessoas ligadas à distância. O quórum calcula-se da mesma forma nos três casos, porque o que conta é o proprietário e o seu coeficiente, não o canal pelo qual participa.
Votar: o motor de maiorias do artigo 17
Nenhum ponto da assembleia gera tanta insegurança como a maioria aplicável. O art. 17 LPH não estabelece uma maioria, mas várias, consoante o tipo de deliberação, e além disso distingue entre primeira e segunda convocatória.
O FixrOS tem um motor de maiorias que aplica a cada tipo de deliberação a sua regra e faz a dupla contagem que a lei exige: proprietários e quotas de participação em simultâneo. Não basta que vote a favor a maioria dos presentes; em muitas deliberações é ainda necessário que representem a maioria das quotas.
Cada categoria de deliberação tem associada a sua citação legal, de modo que na ata não se escreve «aprovado por maioria», mas sim o artigo concreto que sustenta esse quórum. Entre essas regras está a introduzida pela LO 1/2025, em vigor desde 3 de abril de 2025, que acrescentou o n.º 12 ao art. 17: aprovar, limitar, condicionar ou proibir a atividade de alojamento de uso turístico exige o voto favorável de três quintos do total de proprietários que representem, por sua vez, três quintos das quotas.
Fechar: a ata e as assinaturas
Terminada a assembleia, a ata é gerada com o que aconteceu: presentes e coeficientes, delegações, ordem de trabalhos, deliberações com o sentido do voto e a maioria aplicada. O art. 19.3 LPH exige fechá-la com as assinaturas do presidente e do secretário ao terminar a reunião ou dentro dos dez dias de calendário seguintes, e o sistema acompanha o estado dessas assinaturas.
Há um pormenor de conceção importante: no FixrOS o estado «realizada» é atribuído ao constituir a assembleia, não ao terminá-la. O que fecha a porta a novas assinaturas de presença é a ata, não o início da sessão. É a diferença entre o quiosque continuar a admitir quem chega tarde ou dizer-lhe que a assembleia já terminou quando acabou de começar.
Fechada a ata, é remetida aos proprietários pelo procedimento do art. 9 LPH e fica arquivada na documentação do condomínio, disponível para qualquer proprietário que a peça.
Perguntas frequentes sobre o módulo de assembleias
Com quanta antecedência é preciso convocar a assembleia ordinária?
O art. 16.2 LPH fixa um mínimo de seis dias para a assembleia ordinária anual, e para as extraordinárias a antecedência que for possível. Na Catalunha vigora o Livro V do Código Civil Catalão, com prazos próprios mais restritivos. Convém verificar sempre o regime aplicável ao condomínio em concreto.
Um proprietário em incumprimento pode assistir à assembleia?
Sim. O art. 15.2 LPH permite-lhe participar nas deliberações, mas não tem direito de voto se não tiver em dia todas as dívidas vencidas no momento de se iniciar a assembleia. Deve constar da ata como presente sem direito de voto, não ser omitido.
Pode realizar-se uma assembleia integralmente por videoconferência?
Sim, com os requisitos de identificação dos presentes e de registo das votações. A assembleia pode ser presencial, telemática ou mista; o relevante é que se garanta a identidade do proprietário e fique registo do sentido do seu voto.
Que maioria é necessária para proibir os apartamentos turísticos?
O art. 17.12 LPH, introduzido pela LO 1/2025 e em vigor desde 3 de abril de 2025, exige para aprovar, limitar, condicionar ou proibir essa atividade o voto favorável de três quintos do total de proprietários que, por sua vez, representem três quintos das quotas de participação.
Quando é preciso assinar a ata?
O art. 19.3 LPH exige fechá-la com as assinaturas do presidente e do secretário ao terminar a reunião ou dentro dos dez dias de calendário seguintes. Esse prazo é para a fechar; o envio aos proprietários rege-se pelo procedimento do art. 9 LPH.
O que é uma assembleia universal?
Aquela em que estão presentes ou representados todos os proprietários e aceitam por unanimidade realizá-la e a ordem de trabalhos. Ao comparecer a totalidade, não operam os vícios de convocatória que poderiam invalidar uma assembleia ordinária.
Também lhe pode interessar
- FixrOS para administradores de condomínios
- Como convocar uma assembleia de condóminos online
- Atas de assembleia: modelo em Word e PDF
- A Lei espanhola de Propriedade Horizontal, explicada
O módulo de assembleias é provavelmente o que mais diferencia umas plataformas das outras. Se está nesse processo, este guia sobre como escolher software de gestão de condomínios detalha o que verificar antes de assinar.
Conclusão
Uma assembleia não se estraga por uma falha grande, mas por um descuido pequeno: seis dias que eram oito, um condómino em incumprimento que votou, uma maioria simples aplicada onde eram precisos três quintos, uma ata assinada tarde. Automatizar a assembleia não é só poupar tempo, que também é: é fechar, uma a uma, as portas por onde entra uma impugnação.